As estruturas organizacionais na administração de escritórios são uma parte importante do sucesso de qualquer empresa. A estrutura das operações internas de uma empresa pode afectar significativamente a forma como funciona e o sucesso da mesma. Este guia delineará os diferentes tipos de estruturas organizacionais na administração de escritórios e como elas podem ser utilizadas para melhorar a eficiência e produtividade.
A estrutura hierárquica é a estrutura organizacional mais comum utilizada na administração de gabinetes. Este tipo de estrutura tem múltiplos níveis de gestão e funcionários, tendo cada nível autoridade sobre o nível abaixo dele. Esta estrutura é altamente eficiente, mas também pode ser bastante rígida, o que dificulta a adaptação à evolução das circunstâncias.
A estrutura funcional é uma variação da estrutura hierárquica. Neste tipo de estrutura, o mesmo tipo de empregados é agrupado, criando um ambiente de “equipa”. Este tipo de estrutura é frequentemente utilizado em organizações maiores, pois permite uma maior eficiência e uma melhor comunicação entre empregados.
A estrutura matricial é um híbrido das estruturas hierárquica e funcional. Neste tipo de estrutura, os empregados são agrupados em equipas e são-lhes atribuídas tarefas individuais e de equipa. Este tipo de estrutura permite uma maior flexibilidade e pode ser utilizado para gerir eficazmente tarefas que requerem diferentes conjuntos de competências.
A estrutura de rede é outro tipo de estrutura organizacional utilizada na administração de escritórios. Nesta estrutura, os funcionários são agrupados numa “rede” de equipas, cada uma com as suas próprias especializações. Este tipo de estrutura permite uma maior colaboração e uma utilização mais eficiente dos recursos.
A estrutura plana é um tipo de estrutura organizacional que elimina a necessidade de múltiplos níveis de gestão. Este tipo de estrutura permite que os empregados tenham acesso directo à gestão de nível superior e torna mais fácil a sua contribuição para a organização.
A estrutura baseada em projectos é um tipo de estrutura que é frequentemente utilizada para projectos de curto prazo. Neste tipo de estrutura, as equipas são criadas para projectos específicos e são normalmente dissolvidas quando o projecto está completo. Este tipo de estrutura permite que as organizações concluam rapidamente os projectos sem terem de se preocupar com o compromisso a longo prazo.
A estrutura de equipa é um tipo de estrutura que é utilizada quando várias equipas estão a trabalhar num único projecto. Este tipo de estrutura permite às organizações atribuir rapidamente tarefas e gerir recursos de uma forma eficiente.
A estrutura descentralizada é um tipo de estrutura que dá aos funcionários mais autonomia e maior responsabilidade. Neste tipo de estrutura, os funcionários recebem a autoridade para tomar decisões sem terem de obter a aprovação da direcção de nível superior. Este tipo de estrutura é frequentemente utilizado em organizações que procuram tornar-se mais inovadoras e adaptativas.
As estruturas organizacionais na administração de escritórios são uma parte importante do sucesso de qualquer empresa. Compreender os diferentes tipos de estruturas e como podem ser utilizadas pode ajudar as organizações a tornarem-se mais eficientes e produtivas. Este guia delineou os diferentes tipos de estruturas organizacionais utilizadas na administração de escritórios e como podem ajudar a melhorar a eficiência e a produtividade.
Existem 7 tipos de estruturas de organização:
1. estrutura simples – Este é o tipo mais básico de estrutura organizacional, e é caracterizado por um pequeno número de pessoas que trabalham numa hierarquia relativamente plana.
2. Estrutura funcional – Este tipo de estrutura organizacional agrupa pessoas com base nas suas competências e perícia.
3. estrutura divisional – Este tipo de estrutura organizacional é baseada em divisões, tendo cada divisão a sua própria gestão e controlo separados.
4. estrutura matricial – Este tipo de estrutura organizacional combina elementos de estruturas funcionais e divisionais, e é frequentemente utilizado em organizações que são complexas ou que têm muita cooperação interdepartamental.
5. Estrutura de rede – Este tipo de estrutura organizacional é baseada numa rede de relações, tendo cada indivíduo múltiplas relações com outros na organização.
6. Holacracia – Este é um tipo relativamente novo de estrutura organizacional que se baseia em equipas auto-organizadoras.
7. Estrutura plana – Este tipo de estrutura organizacional é caracterizada por uma hierarquia muito plana, com poucos ou nenhuns níveis de gestão.
Existem quatro tipos comuns de organização administrativa: funcional, divisional, matricial e de equipa. Cada tipo tem as suas próprias vantagens e desvantagens, pelo que o melhor tipo para uma determinada organização depende das necessidades e objectivos da organização.
A organização funcional é o tipo de organização mais comum. Neste tipo de organização, a força de trabalho é dividida em departamentos com base nas suas competências e funções. Por exemplo, pode haver um departamento de recursos humanos, um departamento de marketing, e um departamento financeiro. A vantagem da organização funcional é que é simples e fácil de compreender. A desvantagem é que pode levar a silos, onde os departamentos estão mais preocupados com as suas próprias metas e objectivos do que com as metas da organização como um todo.
A organização divisional é semelhante à organização funcional, mas a mão-de-obra está dividida em divisões baseadas em produtos, regiões geográficas, ou grupos de clientes. Por exemplo, uma empresa pode ter uma divisão para produtos de consumo, uma divisão para produtos comerciais, e uma divisão para produtos internacionais. A vantagem da organização da divisão é que permite às empresas adaptar os seus produtos e serviços a grupos específicos de clientes. A desvantagem é que pode ser mais difícil de coordenar e gerir do que uma organização funcional.
A organização matricial é um tipo de organização que combina elementos de organização funcional e divisional. Numa organização matricial, os empregados reportam tanto a um gestor funcional como a um gestor de divisão. Por exemplo, um engenheiro pode reportar ao gerente de engenharia e ao gerente de produto. A vantagem da organização matricial é que ela permite mais flexibilidade e criatividade. A desvantagem é que pode ser mais difícil de gerir e pode levar a conflitos entre gestores funcionais e divisionários.
A organização de equipas é um tipo de organização em que os empregados estão organizados em equipas. Cada equipa é responsável por uma tarefa ou projecto específico. Por exemplo, uma empresa pode ter uma equipa responsável pelo desenvolvimento de um novo produto, uma equipa responsável pela comercialização do produto, e uma equipa responsável pelo fabrico do produto. A vantagem da organização da equipa é que permite aos empregados trabalharem em conjunto para atingir objectivos comuns. A desvantagem é que pode ser mais difícil de gerir do que outros tipos de organização.