O formulário 1099 do Internal Revenue Service (IRS) é um dos formulários mais comuns utilizados pelas empresas para reportar os pagamentos que fazem a contratantes independentes e outros vendedores terceiros. O formulário 1099 é utilizado para declarar certos tipos de rendimentos, tais como pagamentos de rendas e royalties, bem como rendimentos de freelance e outros serviços que não estão sujeitos a impostos retidos na fonte.
Qualquer empresa que pague a um contratante independente ou a outro fornecedor terceiro mais de $600 num ano civil deve apresentar um formulário 1099 junto do IRS. Isto inclui pagamentos por serviços ou bens, tais como aluguer, royalties, comissões, e outros serviços profissionais.
Um formulário 1099 inclui informações sobre os pagamentos efectuados aos vendedores, tais como o montante pago, a data do pagamento, e o nome e morada do vendedor. Inclui também informações sobre quaisquer impostos retidos do pagamento.
O prazo para o preenchimento de um formulário 1099 é 31 de Janeiro do ano seguinte ao ano em que os pagamentos foram efectuados. Por exemplo, um formulário 1099 para pagamentos efectuados em 2020 deve ser apresentado até 31 de Janeiro de 2021.
O IRS pode impor multas e penalidades se um formulário 1099 não for apresentado a tempo ou não for apresentado correctamente. As penalidades podem variar entre $50 a $260 por formulário, dependendo do atraso na apresentação do formulário.
O preenchimento de um formulário 1099 ajuda a assegurar que o negócio está em conformidade com os regulamentos do IRS e que todos os impostos são pagos sobre os pagamentos que foram feitos aos vendedores. Isto pode ajudar a proteger a empresa de sanções e encargos com juros por incumprimento.
Alguns erros comuns a evitar ao preencher um formulário 1099 incluem a utilização de informações incorrectas ou incompletas, o fornecimento de números de identificação fiscal incorrectos, e o não preenchimento do formulário a tempo.
As empresas podem assegurar o cumprimento dos requisitos do formulário 1099 mantendo registos precisos de todos os pagamentos efectuados aos vendedores, preenchendo o formulário a tempo, e verificando duas vezes a exactidão das informações fornecidas no formulário.
O IRS fornece uma série de recursos para ajudar as empresas com o preenchimento do formulário 1099, incluindo uma ferramenta online para ajudar as empresas a determinar quais os formulários que precisam de ser preenchidos e quando. Além disso, há uma série de serviços de terceiros que podem ajudar as empresas com o preenchimento de formulários 1099.
Um vendedor que recebe um 1099 é normalmente um indivíduo independente ou um pequeno empresário que presta serviços a uma empresa em regime de freelance ou de contrato. O formulário 1099 é utilizado para declarar os rendimentos destes tipos de vendedores ao IRS.
Há algumas formas diferentes de determinar se um vendedor recebe um 1099. A primeira maneira é olhar para o número de identificação fiscal do vendedor. Se o vendedor tiver um número de identificação fiscal, então é provável que obtenha um 1099. A segunda maneira é olhar para a estrutura empresarial do vendedor. Se o vendedor for um único proprietário, então é provável que obtenha um 1099. A terceira maneira é olhar para o histórico de pagamentos do vendedor. Se o vendedor tiver sido pago através de um 1099 no passado, então é provável que receba um 1099 no futuro.
Os 1099s devem ser emitidos a todos os fornecedores que recebem $600 ou mais num ano civil.
Se não enviar um 1099 a um vendedor, o vendedor poderá não poder reclamar uma dedução pelas despesas em que incorreu no fornecimento de bens ou serviços a si. Além disso, o vendedor pode estar sujeito a penalizações e encargos com juros por parte do IRS.
As pequenas empresas não são obrigadas a emitir um 1099, mas existem algumas circunstâncias em que isso pode ser benéfico. Por exemplo, se estiver a pagar a um contratante independente por serviços prestados, poderá querer emitir um 1099 para documentar a transacção. Além disso, se estiver a pagar por bens ou serviços de uma pequena empresa não constituída, poderá querer emitir um 1099 para documentar a compra.