Como organizador de uma reunião de negócios de uma organização sem fins lucrativos, um dos passos mais importantes para assegurar o sucesso da reunião é iniciar a reunião com uma agenda clara e atribuir papéis a cada participante. Antes da reunião, pense na finalidade da reunião e nos objectivos que deseja alcançar. Em seguida, crie uma agenda que descreva claramente os seus tópicos de discussão e a ordem em que serão abordados. Atribuir tarefas e papéis a cada participante é também muito importante. Se cada pessoa souber o que se espera dela e qual é o seu papel, isto ajudará a garantir que a reunião seja produtiva e eficiente.
É também importante estabelecer regras básicas para a reunião, a fim de garantir que esta decorra sem problemas e que todos os participantes sejam tratados com respeito. Isto pode incluir regras tais como não interromper ou falar uns sobre os outros, estabelecer um limite de tempo para cada orador, e abster-se de utilizar telefones ou portáteis durante a reunião. Além disso, é importante criar um ambiente sem julgamentos para que todos possam sentir-se à vontade para expressar os seus pontos de vista e opiniões sem medo de críticas ou ridicularização.
Criar um ambiente onde todos se sintam à vontade para participar e contribuir para a discussão é essencial para uma reunião bem sucedida. Antes da reunião, defina expectativas sobre como gostaria que os participantes participassem e como fazer perguntas. Durante a reunião, não deixe de reconhecer e agradecer a todos pela sua participação e contribuições. Encoraje todos a fazer perguntas, pois isto ajudará a garantir que todos compreendam a discussão e que a reunião seja produtiva.
Os conflitos são inevitáveis em qualquer contexto de grupo, e é importante ter um plano de como lidar com os desacordos que possam surgir durante a reunião. Antes da reunião, acordar sobre como lidar com os desacordos e designar alguém para ser o mediador ou facilitador da discussão. Durante a reunião, não se esqueça de ouvir todas as perspectivas e permanecer respeitosos dos pontos de vista uns dos outros. Incentivar os participantes a chegarem a uma resolução que seja benéfica para todas as partes envolvidas.
É importante manter a agenda durante a reunião para assegurar que todos os objectivos e tópicos de discussão sejam abordados. Antes da reunião, estabelecer um cronograma para os tópicos e actividades de modo a que todos estejam cientes do tempo que cada discussão ou tarefa deve levar. Durante a reunião, não se esqueça de respeitar o cronograma e alertar os participantes se estiverem a ficar sem tempo para um determinado tópico.
A tecnologia pode ser uma grande ferramenta para tornar as reuniões mais eficientes e produtivas. Utilizar tecnologia como a videoconferência, partilha de documentos, e sondagens online para facilitar o envolvimento dos participantes uns com os outros e a troca de ideias.
Lavrar actas durante a reunião é importante para garantir que todos estejam na mesma página. Designar alguém para ser o anotador da reunião e fazer com que mantenha um registo das discussões e decisões que são tomadas. Isto ajudará a assegurar que todos estão na mesma página e podem consultar a acta, se necessário.
É importante acompanhar os participantes após a reunião para assegurar que todos estão no bom caminho e que quaisquer tarefas que tenham sido atribuídas estão concluídas. Envie um e-mail de seguimento que inclua um resumo da reunião, uma lista de quaisquer tarefas que tenham sido atribuídas, e qualquer outra informação relevante. Isto ajudará a assegurar que todos estão na mesma página e que os objectivos da reunião foram cumpridos.
As regras e directrizes delineadas acima podem ajudar a garantir o sucesso da sua reunião de negócios da organização sem fins lucrativos. Ao preparar uma agenda, atribuir papéis, estabelecer regras básicas, encorajar a participação, gerir conflitos, manter-se dentro do horário, utilizar tecnologia, redigir actas e fazer o acompanhamento, pode assegurar que a sua reunião seja produtiva e eficiente.
Um quorum sem fins lucrativos é o número mínimo de membros que devem estar presentes para realizar negócios. Este número é tipicamente estabelecido nos estatutos da organização.
Há muitos tópicos que poderiam ser discutidos numa reunião do conselho sem fins lucrativos. Alguns tópicos possíveis incluem:
-Revisar a missão e objectivos da organização
-Discutindo a situação financeira da organização
-Revisar os programas e serviços da organização
-Avaliar o progresso da organização
-Planeamento para o futuro
As Regras de Ordem de Robert não mencionam especificamente as sessões executivas, mas fornecem orientações sobre como lidar com informações confidenciais ou sensíveis. De acordo com o Regulamento de Robert, se houver informação que não deva ser discutida em público, a melhor linha de acção é adiar a sessão executiva. A sessão executiva é uma reunião de um órgão que é fechada ao público e à imprensa. Na sessão executiva, apenas os membros do órgão e o pessoal essencial estão autorizados a estar presentes. Este tipo de reunião é normalmente utilizado para discutir tópicos sensíveis que não devem ser discutidos em público.