O reembolso de milhas é uma parte importante da gestão financeira de uma empresa. As empresas podem beneficiar do conhecimento dos requisitos estabelecidos pelo Internal Revenue Service (IRS) para reembolso de quilometragem. Este artigo fornecerá uma visão geral do que é exigido pelas empresas para o reembolso de milhas do IRS, quem é elegível para o reembolso de milhas, a taxa de quilometragem padrão do IRS, os tipos de despesas elegíveis para reembolso, os benefícios do reembolso de milhas às empresas, as implicações fiscais do reembolso de milhas, e as melhores práticas para as empresas receberem o reembolso de milhas.
O reembolso de milhas do IRS é o processo de apresentação de pedidos de reembolso de quilometragem utilizada para actividades relacionadas com empresas. As empresas podem incluir o reembolso de combustível, manutenção, e outros custos associados à utilização de um veículo para fins comerciais. O montante do reembolso é determinado pela taxa de quilometragem padrão do IRS, que é actualizada anualmente.
O IRS exige que um indivíduo seja funcionário da empresa para ser elegível para o reembolso de quilometragem. Os trabalhadores independentes, sócios e contratantes independentes podem ser elegíveis para reembolso de milhas se puderem comprovar que as suas viagens de negócios foram necessárias e razoáveis.
A taxa de quilometragem padrão do IRS é o montante que as empresas podem utilizar para calcular o montante do reembolso de quilometragem relacionada com viagens de negócios. A taxa de quilometragem muda anualmente, com base no custo das despesas do veículo, tais como combustível, manutenção, e reparações. A taxa actual para 2021 é de 56 cêntimos por milha.
Para que as empresas recebam o reembolso da quilometragem, devem apresentar provas de viagens de negócios, tais como um registo de quilometragem, e o reembolso deve ser pago ao funcionário em tempo útil. Adicionalmente, as empresas devem emitir um Formulário 1099-Misc ao empregado para qualquer reembolso que exceda $600 num ano civil.
O IRS permite às empresas reembolsar os empregados por quilometragem relacionada com actividades comerciais, tais como viagens de e para clientes, reuniões de negócios, e outras actividades relacionadas com negócios. As empresas também podem reembolsar os empregados por taxas de estacionamento e portagens associadas a viagens de negócios.
O reembolso de milhas oferece uma série de benefícios às empresas, incluindo a redução dos custos associados às viagens de negócios, o aumento da eficiência do processo de viagem, e a concessão de um benefício fiscal para a empresa. As empresas também podem utilizar o reembolso de milhas para reter e atrair empregados.
O IRS considera o reembolso de quilometragem como rendimento tributável, pelo que as empresas devem incluir o montante do reembolso nos salários dos empregados. As empresas devem também pagar impostos sobre o montante do reembolso, e devem emitir um Formulário 1099-Misc ao empregado para qualquer reembolso que exceda $600 num ano civil.
As melhores práticas para as empresas receberem reembolso de milhas incluem a documentação de todas as viagens de negócios, a criação de um sistema de reembolso eficiente, e a garantia de que todos os empregados estão cientes das regras e regulamentos de reembolso. Além disso, as empresas devem assegurar que os reembolsos são pagos atempadamente, e devem emitir um Formulário 1099-Misc ao empregado para qualquer reembolso que exceda $600 num ano civil.
Existem alguns tipos diferentes de registos que terá de manter para efeitos de quilometragem:
Registos de viagem: estes detalham a data, hora, destino, finalidade, e quilometragem de cada viagem de negócios. Este é o tipo de registo mais importante a manter, pois será utilizado para calcular a sua quilometragem total de negócios para o ano.
-Registos de veículos: terá de manter registos de todos os veículos utilizados para fins profissionais, incluindo a marca, modelo, e ano.
-Recebimentos de combustível: se utilizar um veículo da empresa, terá de manter os recibos de todas as compras de combustível.
-Registos de manutenção: se utilizar um veículo da empresa, precisará de manter registos de todas as despesas de manutenção e reparação.
O IRS tem uma taxa de quilometragem padrão para viagens de negócios, que está actualmente fixada em 58 cêntimos por milha. Esta taxa inclui o custo de gás, seguro, e desgaste do seu veículo. Para poder beneficiar desta tarifa, deve manter registos detalhados das suas viagens de negócios, incluindo as datas, destinos, e finalidade de cada viagem.