Uma visão geral das melhores práticas para a contabilização exacta do tempo de viagem quando da manutenção do equipamento nas instalações do cliente:
1. Estimar o Tempo de Viagem com Antecedência: Quando se tem de prestar assistência a equipamento na empresa de um cliente, é importante estimar com antecedência o tempo de viagem para garantir que não se depara com atrasos inesperados. Saber quanto tempo levará a viagem pode ajudá-lo a planear a rota mais eficiente e permitir-lhe tomar outras providências conforme necessário.
2. Preparação para Atrasos imprevistos: Mesmo quando tiver estimado o tempo de viagem com antecedência, atrasos imprevistos podem ainda ocorrer. Isto pode ser devido a problemas de tráfego, atrasos na construção, ou outros problemas que estejam fora do seu controlo. É importante ter em conta estes potenciais atrasos quando estiver a agendar as suas visitas de serviço para garantir que não fica para trás e não perde compromissos importantes.
3. compreender as Políticas de Reembolso: Dependendo da empresa para a qual trabalha, poderá ser elegível para reembolso do tempo de viagem. É importante compreender as políticas de reembolso do seu empregador para garantir que está a ser compensado de forma justa pelo seu tempo de viagem.
4. registo e documentação do tempo de viagem: Se for elegível para o reembolso do tempo de viagem, é importante documentar o seu tempo de viagem para garantir que pode obter a compensação que merece. O registo e a documentação do seu tempo de viagem podem ajudá-lo a manter-se a par do tempo que passou na estrada, que pode ser utilizado para calcular o montante da compensação a que tem direito.
5. Manter registos de tempo de viagem exactos: A fim de assegurar a precisão no cálculo da sua compensação de tempo de viagem, é importante manter registos precisos do seu tempo de viagem. Isto inclui a documentação das horas de início e fim de cada viagem, bem como as horas e datas de quaisquer atrasos que possam ter ocorrido.
6. Cálculo dos custos do tempo de viagem: Uma vez que tenha registos precisos do seu tempo de viagem, é possível calcular os custos associados ao tempo passado na estrada. Isto pode ajudá-lo a determinar quanto lhe é devido em compensação e certificar-se de que não está a ser mal pago.
7. Comunicação das Expectativas de Tempo de Viagem aos Clientes: Ao visitar clientes, é importante comunicar o seu tempo de viagem esperado para garantir que eles compreendam a quantidade de tempo de que necessitará para chegar ao seu negócio. Isto pode ajudar a evitar qualquer confusão ou mal-entendidos que possam surgir devido a atrasos inesperados.
8. Desenvolver uma Política de Tempo de Viagem Eficaz: Para assegurar que o seu tempo de viagem é contabilizado com precisão, é útil desenvolver uma política eficaz de tempo de viagem. Esta deve incluir directrizes para a estimativa do tempo de viagem, requisitos de documentação, e procedimentos de reembolso para assegurar exactidão e justiça.