Introdução ao acesso ao calendário da sua empresa no Outlook
A utilização do Outlook para aceder e gerir o calendário da sua empresa pode ser uma óptima forma de se manter a par das reuniões, eventos e prazos. Quer trabalhe numa pequena empresa ou faça parte de uma grande organização, pode usar o Outlook para criar um calendário de empresa que possa ser facilmente partilhado e actualizado. Neste guia, explicaremos como criar e utilizar o calendário da sua empresa no Outlook.
Configurar o calendário da sua empresa no Outlook
O primeiro passo para aceder ao calendário da sua empresa no Outlook é configurá-lo. Pode criar um novo calendário no Outlook, indo ao separador “Ficheiro” e seleccionando “Novo” e depois “Calendário”. Pode então nomear o seu calendário e escolher uma cor para facilitar a sua identificação. Se estiver num espaço de trabalho partilhado, poderá também visualizar e adicionar aos calendários existentes da empresa.
Compreender o sistema de calendários do Outlook
Uma vez configurado o calendário da sua empresa no Outlook, é importante compreender como utilizar o sistema de calendários do Outlook. No Outlook, pode adicionar eventos, reuniões, e prazos ao calendário. Também pode ver as entradas do calendário de outras pessoas e definir lembretes para si próprio, para o ajudar a manter-se organizado.
Criar um calendário de empresa no Outlook
Criar um calendário de empresa no Outlook é simples. Pode adicionar eventos, reuniões e prazos ao calendário e definir lembretes para si próprio. Pode também convidar outros para eventos e reuniões e definir permissões para que possam ver e editar o seu calendário.
Partilhar o calendário da sua empresa com colegas
Depois de ter criado o calendário da sua empresa no Outlook, pode partilhá-lo com colegas. Pode partilhar o calendário com pessoas individuais ou com um grupo de pessoas. Pode também definir diferentes níveis de acesso para diferentes pessoas e decidir quem pode ver e editar o calendário.
Ver os calendários de empresas partilhados no Outlook
Uma vez que os seus colegas tenham partilhado os seus calendários consigo, pode ver esses calendários partilhados no Outlook. Pode visualizar as entradas do calendário de outras pessoas e utilizá-los para planear reuniões e eventos. Pode também utilizar o calendário para verificar a disponibilidade para reuniões e eventos.
Agendamento de Eventos no Calendário da Empresa
Uma vez configurado o calendário da sua empresa no Outlook, pode começar a agendar eventos. Pode adicionar eventos e reuniões ao calendário e definir lembretes para não se esquecer. Pode também convidar outros para eventos e reuniões e definir permissões para que possam ver e editar o seu calendário.
Personalização e actualização do calendário da sua empresa
Uma vez configurado o calendário da sua empresa no Outlook, pode personalizá-lo e actualizá-lo conforme necessário. Pode alterar a cor do calendário, adicionar mais pessoas ao calendário, e definir diferentes níveis de acesso para diferentes pessoas. Pode também adicionar mais eventos, reuniões e prazos ao calendário e actualizar as entradas existentes, conforme necessário.
Conclusão
A utilização do Outlook para aceder e gerir o calendário da sua empresa pode ser uma óptima forma de manter um registo das reuniões, eventos e prazos. Com o Outlook, pode facilmente criar e personalizar um calendário de empresa e partilhá-lo com os colegas. Pode também visualizar os calendários de outras pessoas e definir lembretes para si próprio para o ajudar a manter-se organizado. Com um pouco de configuração, pode estar a caminho de gerir o calendário da sua empresa no Outlook.
Existem algumas formas diferentes de aceder a um calendário partilhado no Outlook:
1. se o proprietário lhe tiver dado permissões para o calendário, pode abri-lo indo a Ficheiro > Abrir > Pasta de Outros Utilizadores. A partir daqui, terá de introduzir o endereço de correio electrónico do proprietário e seleccionar o tipo de pasta que pretende abrir (neste caso, Calendário).
2. se o calendário for publicado num servidor ou website, poderá subscrevê-lo indo a Ficheiro > Novo > Assinatura do Calendário. A partir daqui, terá de introduzir o URL do calendário.
3. se o calendário estiver guardado num ficheiro no seu computador ou numa unidade de rede, pode abri-lo indo a Ficheiro > Abrir > Abrir Calendário. A partir daqui, terá de navegar para o local do ficheiro.
Existem algumas razões pelas quais poderá não conseguir ver o calendário dos seus funcionários no Outlook. Primeiro, certifique-se de que lhe foi dada autorização para ver o calendário dos seus funcionários. Se não lhe tiver sido dada autorização, terá de pedir autorização ao funcionário. Em segundo lugar, certifique-se de que está a ver o calendário de Outlook correcto. Se estiver a olhar para o seu próprio calendário, não poderá ver o calendário dos seus funcionários. Finalmente, verifique se o funcionário definiu o seu calendário para privado. Se o seu calendário estiver definido para privado, não será possível vê-lo.
Para aceder a um calendário partilhado no Outlook 365, terá primeiro de abrir o Outlook e depois clicar no ícone do Calendário no painel de navegação. De seguida, clique no botão Partilhar Calendário na fita. Na janela Partilhar Calendário, seleccione o calendário que pretende partilhar e depois clique no botão Para:. Na janela Seleccionar Utilizadores, digite o endereço de e-mail da pessoa com quem deseja partilhar o calendário e depois clique no botão Partilhar.