Criar um livro de contas profissional em Excel pode ser um processo complicado, mas com o conhecimento e orientação correctos, não tem de ser. Neste guia aprofundado, aprenderá os princípios básicos do Excel e como utilizá-lo para criar um livro razão de contas empresarial adequado.
Antes de entrar na mesquinhez de criar um livro de contabilidade empresarial em Excel, é importante compreender a diferença entre uma Pasta de Trabalho e uma Ficha de Trabalho. Uma pasta de trabalho é uma colecção de folhas de trabalho, e cada folha de trabalho é uma única página da pasta de trabalho. O Excel organiza os dados em células, e cada célula pode conter texto, números, ou fórmulas.
Agora que compreende a diferença entre uma pasta de trabalho e uma folha de trabalho, é altura de estabelecer um esquema básico para o seu livro de contabilidade da empresa. O primeiro passo é criar uma nova pasta de trabalho, depois criar uma folha de trabalho para cada uma das suas contas. Terá de incluir colunas para números de conta, datas, transacções, depósitos e levantamentos.
Uma vez que tenha a disposição do livro de contabilidade empresarial configurada, pode começar a adicionar fórmulas ao mesmo. As fórmulas são utilizadas para calcular os totais e outros dados. O Excel tem várias fórmulas integradas que podem ser utilizadas num livro razão de uma conta empresarial, tais como SUM, AVERAGE, e MAX.
As macros Excel podem ser usadas para automatizar entradas de dados num livro razão de contas de empresas. Uma macro é um conjunto de instruções que dizem ao Excel como executar uma tarefa. Podem ser usadas para introduzir rapidamente dados num livro razão, bem como para efectuar cálculos.
As tabelas pivot são uma ferramenta incrivelmente poderosa em Excel, e podem ser utilizadas para analisar dados num livro razão de contas de uma empresa. As tabelas pivot permitem visualizar e analisar dados rapidamente de diferentes maneiras. Por exemplo, pode utilizar uma tabela pivot para visualizar rapidamente o número total de depósitos ou levantamentos para cada conta.
Outra ferramenta útil no Excel é a capacidade de criar gráficos e gráficos. Estas visualizações podem ajudar a transmitir rapidamente informações sobre os dados no livro razão da sua conta comercial. Por exemplo, é possível criar um gráfico para mostrar o número total de depósitos por mês.
Após criar o livro razão da sua conta empresarial, é importante protegê-lo contra o acesso não autorizado. O Excel oferece uma série de características de segurança que podem ser utilizadas para proteger os seus dados. Estas características incluem protecção por senha, encriptação de dados, e pistas de auditoria.
Criar um livro razão profissional de contas de empresas em Excel é um processo simples quando se tem o conhecimento e a orientação certos. Com este guia aprofundado, tem agora as ferramentas para criar um livro razão seguro e organizado que pode ser utilizado para rastrear e analisar os dados financeiros da sua empresa.
Há algumas formas diferentes de as pequenas empresas poderem manter os seus registos contabilísticos em Excel. Uma forma é criar uma folha de cálculo separada para cada mês, com colunas para cada tipo de receitas e despesas. Outra forma é criar uma folha de cálculo separada para cada tipo de receitas e despesas, com colunas para cada mês. Outra forma é criar uma única folha de cálculo com todas as informações de rendimentos e despesas para o ano, com separadores separados para cada mês.
O método que funcionará melhor para uma pequena empresa dependerá do negócio específico e das suas necessidades. Por exemplo, uma empresa com muitos tipos de rendimentos e despesas pode achar mais fácil manter um registo de tudo numa única folha de cálculo. Uma empresa com finanças mais simples pode achar mais fácil acompanhar cada mês separadamente. Em última análise, cabe ao negócio decidir que sistema funciona melhor para eles.
Uma folha de cálculo pode ser utilizada como um livro razão se cumprir os requisitos de um livro razão, que são que seja um registo completo das transacções financeiras e que esteja organizada de forma a facilitar a procura e utilização da informação. Uma folha de cálculo pode ser uma ferramenta útil para manter um registo da informação financeira, mas não é necessário ser um livro razão.
Sim, o Excel tem um modelo de livro-razão. Para o encontrar, vá ao separador Ficheiro, clique em Novo, e depois escreva “ledger” na caixa de pesquisa. O modelo aparecerá nos resultados.
Sim, pode criar o seu próprio livro razão, registando as suas transacções num diário e depois transferindo-as para um livro razão.
Não há uma resposta simples a esta pergunta. Depende da natureza e tamanho do seu negócio, bem como do seu nível de conforto na utilização de software de contabilidade. Se tiver uma empresa muito pequena com necessidades contabilísticas simples, o Excel pode ser suficiente. No entanto, à medida que o seu negócio cresce e as suas necessidades contabilísticas se tornam mais complexas, provavelmente precisará de fazer a transição para QuickBooks ou outro software de contabilidade. QuickBooks foi concebido especificamente para pequenas empresas e fornece muitas características e ferramentas que não estão disponíveis em Excel, tais como a capacidade de acompanhar o inventário, criar facturas e executar relatórios.