Os W-2s são uma forma importante de documentação fiscal tanto para empregadores como para empregados. São utilizados para declarar os salários de um empregado e os impostos retidos dos seus cheques de pagamento. Como empregador, é da sua responsabilidade garantir que está a distribuir W-2s correctamente e em conformidade com as regras necessárias. Este artigo fornecerá um guia completo para compreender os princípios básicos de W-2s e assegurar que está a seguir as regras necessárias para a distribuição.
Quando se trata de distribuir W-2s aos empregados, existem certos prazos que devem ser cumpridos. É importante compreender os prazos estabelecidos pelo Internal Revenue Service (IRS) e certificar-se de que são cumpridos, a fim de evitar potenciais penalizações. Esta secção fornecerá uma visão geral dos prazos para a distribuição de W-2 e as potenciais consequências da sua falta.
A informação incluída nos W-2s é essencial para comunicar com precisão os salários e impostos retidos a um empregado. Como empregador, é da sua responsabilidade certificar-se de que toda a informação necessária está incluída nos W-2s que distribui. Esta secção fornecerá uma visão geral da informação que deve ser incluída nos W-2s e como certificar-se de que é exacta.
Para além de compreender a informação que deve ser incluída nos W-2s, é também importante compreender os requisitos de informação para W-2s. Isto inclui a compreensão dos detalhes de quando, onde, e como os W-2s devem ser reportados ao IRS. Esta secção fornecerá uma visão geral dos requisitos de informação para W-2s e como assegurar o seu cumprimento.
Apesar dos melhores esforços de um empregador, por vezes podem ocorrer erros em W-2s que tenham sido distribuídos aos empregados. É importante saber como responder a estes erros, a fim de garantir que sejam corrigidos atempadamente. Esta secção fornecerá uma visão geral de como responder a erros em W-2s e como garantir que sejam corrigidos.
Em alguns casos, um empregado pode não receber um W-2 que lhe tenha sido enviado pelo seu empregador. É importante compreender o que fazer nesta situação a fim de assegurar que o empregado recebe o formulário em tempo útil. Esta secção fornecerá uma visão geral do que fazer se um empregado não tiver recebido um W-2 e como assegurar que este seja recebido rapidamente.
Para além de compreender as regras de distribuição de W-2, é também importante compreender as regras de retenção de registos de W-2. Isto inclui a compreensão das melhores práticas para arquivar e armazenar W-2s e o período de tempo necessário para o qual devem ser mantidos. Esta secção fornecerá uma visão geral das regras para a retenção de registos de W-2 e como assegurar que são seguidas.
Se um empregador não cumprir as regras necessárias para a distribuição de W-2s, estes poderão ser sujeitos a potenciais penalizações. É importante compreender as potenciais penalizações por incumprimento, a fim de garantir que sejam evitadas. Esta secção fornecerá uma visão geral das potenciais penalizações por incumprimento das regras W-2 e como garantir que são evitadas.
Finalmente, é importante que os empregadores compreendam os recursos à sua disposição quando se trata de compreender e cumprir as regras de distribuição de W-2. Isto inclui compreender onde encontrar informação e orientação adicional sobre as regras e como obter ajuda, se necessário. Esta secção fornecerá uma visão geral dos recursos adicionais disponíveis para os empregadores que estão a distribuir W-2 e como assegurar que estão a tirar partido dos mesmos.
O prazo limite para os empregadores distribuírem W2s aos empregados é 31 de Janeiro.
Um antigo empregador pode ter problemas por não enviar um W-2 se o IRS descobre. O IRS pode impor uma penalização ao empregador por cada W-2 que não tenha sido enviado.
A melhor maneira de distribuir o seu W-2 aos seus empregados é utilizar um serviço de pagamentos online. Com um serviço de pagamentos em linha, pode enviar com segurança aos seus empregados os seus formulários W-2 com apenas alguns cliques. Além disso, os serviços de folha de pagamento online oferecem tipicamente outras características úteis, como as bancas de pagamento online e depósito directo, que podem fazer da gestão da sua folha de pagamento uma brisa.
Se não receber um W-2 da sua entidade patronal até 31 de Janeiro, deverá contactar a sua entidade patronal. Se mesmo assim não receber um W-2, pode contactar o IRS para obter assistência.
Não há nenhuma lei que exija que os empregadores forneçam formulários W-2 electronicamente, mas o IRS encoraja os empregadores a fazê-lo. Se um empregador optar por fornecer formulários W-2 por via electrónica, deve ter o consentimento do empregado e deve fornecer uma forma de o empregado imprimir ou descarregar o formulário.