O reembolso de empregados e empreiteiros por despesas em que incorrem durante a realização de negócios é uma parte essencial do funcionamento de qualquer organização. É também uma função crucial de software de gestão financeira como o QuickBooks. O QuickBooks facilita o reembolso de despesas, o acompanhamento de despesas e a gestão de reembolsos de forma atempada e organizada. Neste guia, discutiremos como criar contas de reembolso no QuickBooks, criar pedidos de reembolso, processar reembolsos, e registar as despesas reembolsadas. Discutiremos também questões de resolução de problemas de reembolso, melhores práticas de reembolso de despesas, e recursos adicionais.
Antes de poder começar a reembolsar despesas em QuickBooks, terá de criar uma conta de reembolso. Para tal, abra primeiro o Plano de Contas no QuickBooks e clique no botão “Novo”. Na lista de tipos de conta, seleccione Reembolso e clique em “Seguinte”. Introduza o nome e a descrição da conta, e depois clique em “Guardar e Fechar”. Verá agora a nova conta de reembolso aparecer no seu Plano de Contas.
Depois de criar uma conta de reembolso, terá de criar pedidos de reembolso. Para o fazer, abra a janela Pedido de Reembolso no QuickBooks e introduza o nome do funcionário ou empreiteiro e a data do pedido. De seguida, introduza o montante a ser reembolsado e seleccione a conta de reembolso. Finalmente, introduza quaisquer notas ou comentários e clique em “Guardar e Fechar”. O pedido de reembolso irá agora aparecer na janela Pedido de Reembolso.
Quando estiver a processar reembolsos em QuickBooks, é importante compreender os vários tipos de transacção. Os tipos de transacções mais comuns são cheques, cartões de crédito e pagamentos de facturas. Cada um destes tipos de transacção tem as suas características e requisitos únicos, pelo que é importante compreender como cada tipo funciona antes de iniciar o processamento de reembolsos.
Depois de ter criado um pedido de reembolso, pode então começar a processar o reembolso. Para o fazer, abra a janela Pedido de Reembolso no QuickBooks e seleccione o pedido que deseja processar. Em seguida, seleccione o tipo de transacção que vai utilizar para processar o reembolso (por exemplo, cheque, cartão de crédito, ou pagamento de factura). Introduza as informações necessárias para a transacção (por exemplo, número da conta, montante do pagamento, etc.), e depois clique em “Guardar e Fechar”.
Uma vez processado um reembolso, terá de gravar as despesas reembolsadas em QuickBooks. Para o fazer, abra a janela Pedido de Reembolso e seleccione o pedido que processou. A seguir, clique no botão “Record” e introduza as informações necessárias (por exemplo, número de conta, montante do reembolso, etc.). Finalmente, clique em “Guardar e Fechar”. A despesa reembolsada aparecerá agora na janela “Pedido de Reembolso”.
Ocasionalmente, poderá encontrar problemas ao processar reembolsos em QuickBooks. Se tiver problemas com um reembolso, é importante resolver o problema e identificar a causa. As causas comuns de problemas de reembolso incluem números de conta incorrectos, montantes incorrectos, e tipos de transacção incorrectos. Se não conseguir resolver o problema, contacte o apoio do QuickBooks para obter assistência.
Ao reembolsar despesas no QuickBooks, é importante seguir as melhores práticas. Isto inclui assegurar que o pedido de reembolso é exacto, que a conta de reembolso é estabelecida correctamente, e que o reembolso é registado correctamente. Além disso, é importante assegurar que todos os reembolsos sejam efectuados atempadamente e que toda a informação seja actualizada regularmente.
Se procura informações adicionais sobre o reembolso QuickBooks, há uma série de recursos disponíveis. O QuickBooks oferece uma variedade de tutoriais e vídeos que fornecem instruções passo a passo para a criação e gestão de reembolsos. Além disso, há uma série de recursos de terceiros disponíveis, tais como livros e websites, que fornecem informações adicionais sobre o reembolso do QuickBooks.
Para registar uma despesa que será reembolsada, terá de criar uma nova conta no seu software de contabilidade para despesas que são elegíveis para reembolso. Depois, quando incorrer na despesa, irá registá-la nesta conta. Quando for reembolsado pela despesa, registará então um registo diário para mover o montante da conta de despesas para outra conta, tal como dinheiro ou contas a receber.