As agências de viagens prestam um serviço valioso aos seus clientes, organizando voos, hotéis, aluguer de automóveis, e muito mais. No entanto, devem também assegurar-se de que estão a seguir os procedimentos contabilísticos correctos para se manterem em conformidade com a lei. Este artigo fornecerá um guia completo dos procedimentos contabilísticos para as agências de viagens.
As agências de viagens devem assegurar que mantêm registos precisos de todas as transacções, incluindo pagamentos e recibos de clientes. Isto irá ajudá-las a acompanhar mais facilmente as suas finanças e a permanecer em conformidade com os regulamentos financeiros.
As agências de viagens devem também praticar boas práticas contabilísticas gerais. Isto inclui a monitorização do seu fluxo de caixa, a produção de demonstrações financeiras precisas, e a manutenção de registos actualizados de todas as suas transacções financeiras.
As agências de viagens devem também estar cientes dos vários impostos que são obrigadas a pagar. Isto inclui impostos estatais, locais e federais, bem como quaisquer impostos que possam ser impostos sobre serviços ou itens específicos.
As agências de viagens devem acompanhar as suas despesas a fim de relatar com precisão os seus lucros e perdas. Isto inclui o rastreio de todas as despesas relacionadas com negócios, tais como custos de viagem, despesas gerais, e custos de publicidade.
As agências de viagens devem também assegurar-se de que estão a reconciliar as suas contas bancárias numa base regular. Isto irá ajudá-las a assegurar que os seus registos financeiros sejam exactos e actualizados.
As agências de viagens podem também ser obrigadas a submeter-se a uma auditoria por um terceiro independente. Isto ajudará a verificar se os seus registos financeiros são exactos e em conformidade com a lei.
A contabilidade das agências de viagens pode ser um processo complicado, mas é essencial assegurar que elas estão em conformidade com a lei. Ao seguir as directrizes delineadas neste artigo, as agências de viagens podem garantir que estão a seguir procedimentos contabilísticos adequados e que se mantêm financeiramente sólidas.
O melhor software de contabilidade para uma agência de viagens dependerá das necessidades específicas do negócio. Alguns factores a considerar incluem a dimensão do negócio, o número de transacções, a complexidade da contabilidade, e o orçamento.
Algumas opções populares de software de contabilidade para pequenas empresas incluem QuickBooks, FreshBooks, e Wave. QuickBooks é uma solução de contabilidade abrangente que pode lidar com um grande volume de transacções. FreshBooks é uma solução de contabilidade baseada na nuvem que é fácil de utilizar e oferece uma variedade de funcionalidades. Wave é um software de contabilidade gratuito que é ideal para pequenas empresas com necessidades contabilísticas simples.
Uma agência de viagens tem normalmente uma estrutura hierárquica, com um proprietário ou CEO no topo, seguido por um presidente, vice-presidente, director, e depois vários gestores que supervisionam diferentes departamentos. Os departamentos específicos dentro de uma agência de viagens podem variar, mas podem incluir um departamento de vendas, um departamento de marketing, um departamento de serviço ao cliente e um departamento de operações.
Existem algumas razões chave para a importância de ter uma documentação precisa de contabilidade de viagens e excursões:
1. assegura que é capaz de acompanhar todas as suas despesas e receitas num único local. Isto é importante tanto para efeitos de relatórios financeiros como fiscais.
2. ajuda a identificar quaisquer áreas em que possa estar a gastar demasiado dinheiro ou a não gerar receitas suficientes. Esta informação pode ser utilizada para fazer ajustamentos ao seu modelo de negócio, a fim de melhorar os seus resultados.
3. bons registos contabilísticos podem também ser utilizados como ferramenta de marketing. Se for capaz de mostrar aos potenciais clientes ou investidores que tem uma operação bem gerida, com controlos financeiros apertados, incutir-lhes-á confiança e torná-los-á mais propensos a fazer negócios consigo.
Não existe um “lançamento no diário para despesas de viagem”. A natureza e o montante das despesas de viagem ditarão o lançamento no diário específico (ou lançamentos) que forem efectuados. Por exemplo, se um funcionário incorre em $100 em despesas de viagem durante uma viagem de negócios, o lançamento no diário pode parecer algo parecido com isto:
Crédito de débito
Despesas de viagem 100
Dinheiro 100
Alternativamente, se o empregado for reembolsado pelo empregador pelas suas despesas de viagem, o lançamento no diário poderá parecer algo parecido com isto:
Crédito Débito
Despesas de viagem 100
Contas a receber 100
Mais uma vez, não há um lançamento no diário para despesas de viagem – tudo depende da situação específica.
O papel de um contabilista numa agência de viagens é manter registos financeiros, preparar relatórios financeiros, e aconselhar sobre questões financeiras. Podem também ser responsáveis pela contabilidade, salários e cumprimento fiscal.