A preparação e envio de W-2s é uma parte crítica do processo de pagamento. Estes documentos fornecem aos funcionários informações importantes de que necessitam para registar os seus impostos, pelo que é importante assegurar que chegam ao seu destino com segurança e a tempo. Este guia abrangente cobre tudo o que os empregadores precisam de saber sobre a preparação e envio de W-2s aos seus empregados.
Ao preparar W-2s para os empregados, os empregadores precisam de se certificar de que toda a informação necessária está incluída. A informação necessária inclui o nome do empregado, Número de Segurança Social, morada, salários ganhos, e quaisquer impostos retidos. Os empregadores também precisam de se certificar que os totais nos W-2s são exactos e que as cópias do empregado são enviadas para o endereço correcto.
Os empregadores precisam de estar cientes dos vários requisitos de correio para W-2s. Geralmente, os empregadores devem enviar W-2s aos empregados até 31 de Janeiro de cada ano. Os empregadores podem optar por utilizar correio de primeira classe ou correio certificado. Devem também guardar cópias dos W-2s que enviaram para os seus próprios registos.
Ao enviar W-2s aos empregados, os empregadores devem certificar-se de que estão a utilizar o tipo certo de envelope. Geralmente, os empregadores devem utilizar os envelopes brancos padrão. É também importante certificar-se de que os envelopes são suficientemente grandes para caberem nos W-2s.
Os empregadores precisam de tomar medidas para garantir que os seus W-2s estão seguros quando são enviados. Os empregadores devem optar por correio certificado ou por um serviço de entrega seguro, se possível. Devem também certificar-se de que os envelopes estão selados de forma segura e que os endereços estão claramente escritos.
Ao enviar W-2s, os empregadores devem estimar o custo de envio. Geralmente, o correio normal de primeira classe será a opção menos dispendiosa. Os empregadores devem também ter em conta quaisquer custos adicionais associados ao correio certificado ou a um serviço de entrega seguro.
Os empregadores precisam de determinar a melhor opção de correio para W-2s. Devem considerar o custo, rapidez, e segurança das várias opções antes de tomar uma decisão. Geralmente, o correio de primeira classe é a opção menos cara e o correio certificado é a opção mais segura.
Ao endereçar envelopes W-2 para correspondência, os empregadores devem certificar-se de que os endereços estão claramente escritos. Devem também certificar-se de que os envelopes estão claramente rotulados como “W-2” para evitar qualquer confusão.
Existem várias melhores práticas que os empregadores devem seguir quando enviam W-2s. Os empregadores devem optar por correio certificado ou por um serviço de entrega seguro, se possível. Devem também certificar-se de manter cópias dos W-2s que enviaram para os seus próprios registos.
Após o envio de W-2s, os empregadores precisam de rastrear a sua entrega. Geralmente, os empregadores podem optar por utilizar um serviço de rastreio para monitorizar o progresso dos seus W-2s. Isto pode ajudar a assegurar que os documentos chegam ao seu destino com segurança e a tempo.
Seguindo os passos delineados neste guia abrangente, os empregadores podem assegurar que os seus empregados recebem os seus W-2s de forma segura e atempada. Podem também certificar-se de que toda a informação necessária está incluída e de que os envelopes são endereçados de forma correcta e segura.
Para distribuir o seu W-2 aos seus funcionários, terá de se certificar de que preencheu correctamente o formulário W-2 e de que dispõe de toda a informação necessária. Assim que o tiver feito, terá de imprimir cópias do formulário W-2 e distribuí-las aos seus funcionários. Poderá entregá-los pessoalmente ou enviá-los pelo correio.
Sim, é seguro enviar um W-2 pelo correio. O IRS emitiu orientações sobre como proteger a informação W-2 quando a envia aos funcionários. A orientação inclui selar o envelope contendo o W-2 num envelope de segurança e enviá-lo por correio certificado, recibo de devolução solicitado.
O prazo limite para os empregadores enviarem W-2s aos seus empregados é 31 de Janeiro.
Um envelope W-2 precisa de dois carimbos.
Sim, pode entregar em mão os formulários W-2 aos empregados. No entanto, deve também enviá-los por via electrónica ou por correio.