A contabilidade é o processo de registo e acompanhamento das transacções financeiras de uma empresa. É a espinha dorsal de qualquer negócio de sucesso, e para as empresas de construção, é ainda mais importante. Este guia fornecerá uma introdução à escrituração contabilística para as empresas de construção, e cobrirá algumas das melhores práticas para se manterem organizadas e bem sucedidas.
O primeiro passo para uma escrituração contabilística bem sucedida para empresas de construção é a criação de um sistema. Isto deve incluir software para acompanhar dados financeiros, como QuickBooks, bem como um sistema de arquivo que lhe permitirá aceder facilmente a documentos como facturas, contratos, e recibos.
Um plano de contas é uma lista de todas as diferentes contas financeiras que uma empresa tem. Deve incluir contas tais como caixa, contas a receber, contas a pagar, e inventário. É importante ter um plano de contas para que possa rastrear o dinheiro que entra e sai da empresa e certificar-se de que todos os seus dados financeiros estão actualizados.
Um dos aspectos mais importantes da contabilidade das empresas de construção é o rastreio das despesas. Isto inclui coisas tais como materiais, mão-de-obra, despesas gerais e outros custos associados a um projecto. É importante dispor de um sistema para rastrear com precisão estas despesas, para que se possa manter no orçamento.
Outra parte importante da contabilidade das empresas de construção é a gestão de contas a pagar e a receber. Isto inclui o rastreio das facturas, assegurar que as facturas são pagas a tempo, e assegurar que os clientes são pagos pelos serviços prestados. É importante ter um sistema a funcionar para garantir que todos estes pagamentos sejam devidamente seguidos.
É importante manter registos precisos de todas as transacções financeiras para uma empresa de construção. Isto inclui tudo, desde facturas a registos de salários. Manter registos precisos irá ajudá-lo a manter-se organizado e a certificar-se de que todos os seus dados financeiros estão actualizados.
A preparação e planeamento fiscal é uma parte importante da contabilidade das empresas de construção. Isto inclui a preparação e arquivo de impostos, bem como o planeamento de impostos futuros. É importante ter um sistema a funcionar para se certificar de que está devidamente preparado para a época fiscal.
Finalmente, é importante auditar e acompanhar o seu sistema de escrituração contabilística numa base regular. Isto inclui certificar-se de que todas as transacções financeiras são registadas correctamente e de que todas as contas estão actualizadas. A auditoria e o acompanhamento ajudá-lo-ão a certificar-se de que os seus livros estão em ordem e de que os seus dados financeiros são exactos.
As despesas de construção são tipicamente contabilizadas utilizando o regime de contabilidade de exercício. Isto significa que as despesas são reconhecidas como incorridas, independentemente de quando são efectivamente pagas. Por exemplo, se uma empresa de construção incorrer $5.000 em despesas em Fevereiro, mas não pagar a conta até Março, os $5.000 continuarão a ser reconhecidos como despesa em Fevereiro.
Existem alguns métodos contabilísticos diferentes que podem ser utilizados para a contabilidade da construção. O método mais comum é o método da percentagem de conclusão, que estima a quantidade de trabalho que foi concluído num projecto e atribui uma percentagem do preço total do contrato a esse trabalho. Esta percentagem é então utilizada para calcular o montante da receita a ser reconhecida para o projecto.
Outro método comum é o método do contrato concluído, que só reconhece receitas e despesas depois de o projecto estar concluído. Isto pode ser difícil de seguir e gerir, pelo que não é tão comummente utilizado.
O último método é o método da base de caixa, que só reconhece receitas e despesas quando o dinheiro é efectivamente recebido ou pago. Isto também pode ser difícil de rastrear, pelo que também não é tão comummente utilizado.
Os procedimentos contabilísticos básicos envolvem o registo de todas as transacções financeiras nos livros de uma empresa, incluindo compras, vendas, recibos, e pagamentos. As transacções são tipicamente registadas num diário, e depois afixadas num livro razão. O livro razão fornece um registo de todas as transacções que tiveram lugar numa empresa, e pode ser utilizado para gerar demonstrações financeiras.
1. Os contabilistas mantêm registos financeiros. Isto inclui manter um registo das receitas, despesas e activos.
2. os contabilistas preparam os balanços financeiros. Isto ajuda as empresas a acompanharem o seu desempenho financeiro ao longo do tempo.
3. os contabilistas reconciliam os extractos bancários. Isto assegura que todas as transacções são contabilizadas e correctas.
4. os contabilistas gerem as contas a receber. Isto significa manter o registo do dinheiro devido à empresa e cobrar os pagamentos.
5. os contabilistas gerem as contas a pagar. Isto inclui o pagamento de contas a tempo e o acompanhamento do dinheiro devido aos fornecedores.
6. os contabilistas tratam da folha de pagamentos. Isto inclui o cálculo dos salários dos empregados, a retenção de impostos na fonte e a emissão de pagamentos.
7. os contabilistas controlam o inventário. Isto ajuda as empresas a saber que produtos têm em mãos e precisam de encomendar.
8. os contabilistas preparam declarações de impostos. Isto assegura que as empresas paguem o montante correcto dos impostos devidos.
9. Os contabilistas desempenham funções gerais de escritório. Isto pode incluir atender telefones, arquivar documentos, e gerir material de escritório.
10. Os contabilistas podem também fornecer outros serviços especializados. Isto pode incluir a preparação de relatórios financeiros, elaboração de orçamentos, ou prestação de serviços de consultoria.