A organização de documentos num gabinete de arquivo é uma forma simples, mas eficiente de manter a sua papelada em ordem. Compreender as noções básicas de armários de arquivo e métodos de arquivo irá ajudá-lo a criar um sistema de arquivo eficaz que pode ser utilizado durante anos.
Ao seleccionar um gabinete de arquivo, considere a quantidade de papelada que precisa de ser armazenada, o tipo de papelada, e o tamanho e design do gabinete. É também importante escolher um gabinete de arquivo que seja seguro e que possa proteger os seus documentos de serem danificados ou mal colocados.
Antes de começar a arquivar documentos num armário de arquivo, precisa de instalar um sistema que seja fácil de compreender e utilizar. Decida sobre um sistema de arquivo que funcione melhor para si, tal como alfabético, numérico, ou cronológico.
Para se certificar de que os seus documentos são fáceis de encontrar, precisa de os etiquetar correctamente. Utilize etiquetas que indiquem claramente as categorias de documentos e utilize palavras fáceis de ler e compreender.
O arquivamento de documentos por ordem alfabética é um dos métodos de arquivamento mais comuns. Este método é fácil de usar e é especialmente útil para arquivar grandes quantidades de papelada.
O arquivamento numérico de documentos é normalmente utilizado ao arquivar documentos tais como encomendas de clientes, facturas, ou recibos. O arquivamento numérico ajuda a assegurar que os documentos são arquivados na ordem correcta.
O arquivamento cronológico de documentos é utilizado quando se arquivam documentos por data. Este método é especialmente útil ao arquivar documentos tais como notas de clientes, registos médicos, ou documentos legais.
A utilização de pastas para arquivar é uma óptima forma de manter os documentos organizados e de fácil acesso. Ao criar pastas para arquivar, certifique-se de as rotular claramente e use divisórias para separar documentos.
A manutenção do seu sistema de arquivo é essencial para manter os documentos organizados. Reveja e actualize regularmente o seu sistema de arquivo para assegurar que os documentos são devidamente arquivados e fáceis de encontrar.
Organizar a sua papelada pode ser uma tarefa assustadora, mas com um sistema de arquivo bem planeado, pode manter os seus documentos organizados e facilmente acessíveis. Ao seguir estes nove passos, pode criar um sistema de arquivo que seja eficiente e eficaz.
1. O primeiro tipo de método de arquivamento é chamado de método de linha recta. Com este método, os ficheiros são dispostos numa única fila com o ficheiro mais alto no verso e o ficheiro mais curto na frente. Este método é o mais adequado para ficheiros de altura semelhante.
2. O segundo tipo de método de arquivo é chamado método de ziguezague. Com este método, os ficheiros são dispostos num padrão de ziguezague com o ficheiro mais alto no verso e o ficheiro mais curto na frente. Este método é o mais adequado para ficheiros de diferentes alturas.
3. o terceiro tipo de método de arquivo chama-se método espiral. Com este método, os ficheiros são dispostos num padrão espiral com o ficheiro mais alto no centro e o ficheiro mais curto na posição mais exterior. Este método é o mais adequado para ficheiros de diferentes alturas.
Para organizar os seus ficheiros num armário de ficheiros, terá primeiro de determinar que tipo de sistema de arquivo irá utilizar. Existem dois tipos primários de sistemas de arquivo: alfabético e numérico. Uma vez decidido o tipo de sistema de arquivo que irá utilizar, pode começar a organizar os seus ficheiros.
Se estiver a utilizar um sistema de arquivo por ordem alfabética, terá de rotular cada pasta de arquivo com a primeira letra do nome do arquivo. Por exemplo, se tiver um ficheiro para “Smith, John”, deverá rotular o ficheiro “S.”. Se tiver vários ficheiros para a mesma pessoa ou empresa, rotularia cada ficheiro com a letra seguinte do alfabeto. Assim, o segundo ficheiro para “Smith, John” seria rotulado “T,” o terceiro ficheiro seria rotulado “U,” e assim por diante.
Se estiver a utilizar um sistema de arquivo numérico, terá de etiquetar cada pasta de arquivo com um número. O primeiro ficheiro seria rotulado “1,” o segundo ficheiro seria rotulado “2,” e assim sucessivamente. Também pode utilizar uma combinação de letras e números para rotular os seus ficheiros. Por exemplo, poderia rotular o primeiro ficheiro “A1,” o segundo ficheiro “A2,” e assim por diante.
Depois de rotular cada pasta de ficheiro, pode começar a organizar os seus ficheiros. Comece por colocar as pastas de ficheiros no armário de ficheiros em ordem alfabética ou numérica. Depois, comece a preencher cada pasta de ficheiros com os documentos apropriados. Certifique-se de etiquetar cada documento para que o possa encontrar facilmente quando precisar dele.
Os 5 sistemas de arquivamento básicos são:
1. Cronológicos
2. Geográfico
3. alfabético
4. assunto
5. Numéricos
Os quatro métodos de arquivamento são:
1. Depósito por Assunto ou Categoria
2. Arquivamento por Ordem Alfabética
3. Arquivamento por Ordem Numérica
4. Arquivamento por Localização Geográfica
Existem cinco técnicas principais de processamento de ficheiros:
1. processamento sequencial – é aqui que os dados são acedidos numa ordem linear e sequencial. Esta é a forma mais básica de processamento de ficheiros e é tipicamente utilizada para ficheiros pequenos ou quando as necessidades de acesso aos dados são simples.
2. Acesso directo ou aleatório – é aqui que os dados são acedidos de forma não linear, permitindo um acesso mais rápido a registos específicos. Isto é frequentemente utilizado para ficheiros maiores ou quando as necessidades de acesso aos dados são mais complexas.
3. indexação – é aqui que um índice é utilizado para rastrear a localização dos dados dentro de um ficheiro. Isto pode melhorar o desempenho ao aceder aos dados, uma vez que o índice pode ser utilizado para localizar directamente os registos desejados.
4. Hashing – é aqui que uma função hash é utilizada para mapear dados para registos de um ficheiro. Isto pode melhorar o desempenho ao aceder aos dados, uma vez que a função hash pode ser utilizada para localizar directamente os registos desejados.
5. B-trees – este é um tipo de indexação que utiliza uma estrutura em árvore para armazenar dados. Isto pode melhorar o desempenho ao aceder aos dados, uma vez que a estrutura em árvore pode ser utilizada para localizar directamente os registos desejados.