Desobstruir a Organização da Documentação Empresarial para Atingir a Organização Ideal
A documentação empresarial pode ser uma das tarefas mais difíceis e enfadonhas para qualquer negócio. Estar organizado com documentos, contratos e facturas pode ser uma tarefa assustadora, especialmente quando a papelada começa a acumular-se. Para o ajudar a desorganizar a papelada e alcançar uma organização óptima, delineámos nove dicas abaixo.
1. avaliar a sua actual organização da papelada de negócios: Antes de começar a investigar a papelada em si, é importante avaliar primeiro o estado actual da sua organização da papelada. Faça a si próprio perguntas como, “Há quanto tempo é que esta papelada está por aí?”, “O que posso fazer para facilitar a procura de coisas?”, e “Existem soluções digitais que me possam ajudar a gerir isto eficientemente?”. Fazer um balanço da sua situação actual ajudá-lo-á a determinar a melhor forma de organizar a sua papelada para o futuro.
2. Criação de Sistemas para Seguir Eficazmente a Papelada: Depois de ter avaliado o estado actual da sua papelada, é altura de criar sistemas para a seguir eficazmente. Criar um sistema de arquivo para documentos físicos, criar um sistema de arquivo claro para documentos antigos, e utilizar codificação por cores e etiquetagem para um acesso rápido são óptimas formas de armazenar e seguir eficazmente a papelada.
3. manter os documentos importantes em segurança: Como empresa, é importante manter os documentos importantes em segurança. Assegurar que quaisquer documentos que contenham informação sensível sejam armazenados num local seguro e considerar a encriptação de documentos digitais para segurança extra.
4. organização de documentos fiscais de fácil acesso: Os impostos podem ser uma tarefa esmagadora, e é importante manter os documentos fiscais organizados e facilmente acessíveis. A criação de um sistema de arquivo ou solução digital especificamente para documentos fiscais pode poupar tempo e aborrecimentos quando se trata de arquivar os seus impostos.
5. Automatizar a papelada com Soluções Digitais: Se pretende simplificar a sua organização da papelada, considere a possibilidade de automatizar a sua papelada com soluções digitais. Investir em software ou soluções baseadas em nuvem pode poupar tempo e assegurar que os seus documentos são facilmente armazenados e seguidos.
6. Criar um sistema de arquivo de documentos físicos: Para documentos físicos ou contratos, a criação de um sistema de arquivamento pode ser uma óptima forma de se manter organizado. Criar um sistema de etiquetagem e arquivar documentos em pastas claramente etiquetadas.
7. Estabelecer um sistema de arquivo claro para documentos antigos: Uma vez os documentos arquivados, é essencial criar um sistema de arquivo para fácil referência no futuro. É importante estabelecer um sistema de arquivo de documentos para que se possa aceder facilmente aos mesmos no futuro.
8. Utilização de codificação por cores e etiquetagem para um acesso mais rápido: A codificação por cores e a etiquetagem podem ser uma óptima forma de aceder rapidamente aos documentos. Crie um sistema de codificação por cores e rotulagem de documentos e certifique-se de utilizar etiquetas consistentes para que possa encontrar rapidamente o documento que procura.
9. Tornar a organização da papelada parte do seu processo empresarial: A chave para se manter organizado é certificar-se de que a organização da papelada faz parte do seu processo normal de negócio. Crie um sistema para arquivar documentos regularmente e assegure-se de que reserva tempo todas as semanas para rever e organizar a papelada.
Ao seguir estas nove dicas, será capaz de desorganizar a papelada e conseguir uma organização óptima. Com alguns passos simples, poderá criar sistemas para acompanhar eficazmente a papelada e assegurar que os documentos importantes sejam seguros e facilmente acessíveis.