A fim de arquivar e-mails no Outlook 2007, o primeiro passo é criar uma pasta de arquivo. Isto pode ser feito clicando com o botão direito do rato na pasta “Mailbox” no painel de navegação do Outlook e seleccionando “New Folder”. Uma vez criada a pasta, esta pode ser usada para armazenar e-mails que já não são necessários mas que ainda precisam de ser guardados para referência futura.
O Outlook 2007 permite aos utilizadores configurar o arquivamento automático de emails, o que é especialmente útil para o utilizador frequente de emails. Para o fazer, vá a “Ferramentas” e seleccione “Opções”. Na janela “Opções”, seleccione o separador “Avançado” e depois clique em “Definições de Arquivamento Automático”. Aqui, os utilizadores podem configurar a frequência com que gostariam que os e-mails fossem arquivados e onde gostariam que fossem guardados.
Para aqueles que não querem configurar o arquivamento automático, os e-mails também podem ser arquivados manualmente. Para o fazer, basta seleccionar o e-mail na caixa de entrada do Outlook e arrastá-lo para a pasta de arquivo. Alternativamente, os utilizadores podem seleccionar o e-mail e depois clicar em “Arquivo” e seleccionar “Mover para pasta” para mover o e-mail para a pasta de arquivo.
Arquivar e-mails proporciona inúmeros benefícios, tais como libertar espaço de armazenamento no Outlook. O arquivamento de emails também ajuda a manter a caixa de entrada organizada, pois os emails que já não são relevantes podem ser movidos para a pasta de arquivo. Além disso, arquivar e-mails permite aos utilizadores aceder rápida e facilmente a e-mails antigos, se alguma vez precisarem deles.
A recuperação de e-mails arquivados é bastante simples. Para o fazer, clique na pasta “Arquivar” no painel de navegação do Outlook. Aqui, os e-mails que foram armazenados na pasta de arquivo podem ser visualizados, pesquisados e recuperados.
Se desejar, os e-mails também podem ser exportados para um ficheiro externo, tal como um ficheiro PST ou um ficheiro EML. Para o fazer, seleccione os emails que precisam de ser exportados e depois clique em “Ficheiro” e seleccione “Exportar”. Aqui, os utilizadores podem seleccionar o formato de ficheiro desejado para as mensagens de correio electrónico exportadas.
Os e-mails arquivados podem ser eliminados se já não forem necessários. Para o fazer, vá à pasta de arquivo e seleccione os emails que precisam de ser apagados. Depois, clique em “Editar” e seleccione “Eliminar”.
O Outlook 2007 tem uma função de pesquisa avançada que pode ser usada para encontrar rapidamente mensagens de correio electrónico arquivadas. Para utilizar a função de pesquisa, clique no botão “Pesquisa Avançada” no painel de navegação do Outlook. Aqui, os utilizadores podem introduzir os termos de pesquisa e seleccionar a pasta de arquivo como o local de pesquisa.
É também importante fazer o backup de e-mails arquivados no caso de alguma vez se perderem ou serem corrompidos. Para tal, utilize a funcionalidade “Exportar” para exportar os e-mails arquivados para um ficheiro externo. Este ficheiro pode então ser copiado para um dispositivo de armazenamento separado ou para um serviço de armazenamento online.