Os departamentos de compras são responsáveis por avaliar a qualidade, fiabilidade e adequação dos vendedores ao seleccioná-los para fornecer bens ou serviços. Antes de qualquer acordo a longo prazo ser feito, é tarefa do departamento de compras verificar se o fornecedor fornece um produto ou serviço de qualidade que satisfaça as necessidades da organização. Isto inclui pesquisar os antecedentes do vendedor e certificar-se de que este é um parceiro de confiança.
Uma vez que o departamento de compras tenha identificado potenciais vendedores, o passo seguinte é negociar preços e condições de pagamento. Esta é uma parte importante do processo e pode ser uma parte longa e complexa. O departamento de compras deve assegurar que a organização está a obter o melhor negócio possível para os bens ou serviços que estão a ser adquiridos.
O departamento de compras também é responsável pela monitorização e previsão das despesas para assegurar que a organização está a cumprir o seu orçamento. Isto inclui manter um registo das compras e assegurar que as despesas se mantêm dentro do orçamento e que a organização não está a gastar em excesso.
O departamento de compras é também responsável por estabelecer e manter relações com os vendedores. Isto inclui a comunicação regular com os vendedores e o acompanhamento de quaisquer alterações nos seus serviços ou preços.
O departamento de compras é responsável pela manutenção dos registos e documentação de todas as compras. Isto inclui facturas, recibos, e outra documentação necessária para fins de contabilidade e auditoria.
O departamento de compras também é responsável por analisar as tendências do mercado e fazer recomendações sobre como a organização deve proceder ao efectuar compras. Isto inclui pesquisar os mais recentes produtos e serviços no mercado e fazer recomendações para os melhores produtos para as necessidades da organização.
O departamento de compras deve também assegurar que a organização está em conformidade com todas as leis, regulamentos, e políticas aplicáveis. Isto inclui pesquisar quaisquer leis e regulamentos aplicáveis na indústria da organização e certificar-se de que a organização está em conformidade com eles.
Finalmente, o departamento de compras é responsável pela monitorização do desempenho dos fornecedores. Isto inclui a avaliação regular do desempenho dos fornecedores para assegurar que estes estão a fornecer os melhores produtos e serviços possíveis. O departamento de compras também é responsável por abordar quaisquer questões ou reclamações relacionadas com os serviços dos fornecedores.
Existem quatro funções principais de aprovisionamento:
1. assegurar que a organização obtém a melhor relação qualidade/preço na aquisição de bens e serviços;
2. Gerir e controlar as despesas da organização;
3. Minimizar a exposição da organização ao risco;
4. Contribuir para a realização dos objectivos estratégicos da organização.
Os 5 P’s de compra são preço, qualidade, entrega, serviço, e selecção.
Os 7 P’s de compra são:
1. Pesquisa – Este é o primeiro e mais importante passo no processo de compra. É preciso saber o que se procura e quais são as suas opções.
2. Pedido de proposta (RFP) – Este é um documento que envia a potenciais fornecedores que descreve as suas necessidades e solicita a sua proposta.
3. Revisar propostas – Uma vez recebidas as propostas dos fornecedores, terá de as rever para ver qual delas é a mais adequada às suas necessidades.
4. Pedido de cotação (RFQ) – Este é um documento que envia a uma lista restrita de fornecedores que esboça os seus requisitos e pede a cotação deles.
5. Revisar cotações – Uma vez recebidas as cotações dos fornecedores, terá de as rever para ver qual delas oferece o melhor valor para as suas necessidades.
6. Negociar – Este é o processo de negociação com o fornecedor para tentar obter o melhor preço e as melhores condições possíveis para a sua compra.
7. Fazer a compra – Esta é a etapa final do processo, onde efectua a compra e recebe os bens ou serviços.
Existem três funções-chave no aprovisionamento: aprovisionamento, contratação, e pagamentos.
Sourcing é o processo de procura e selecção de fornecedores. Isto inclui identificar potenciais fornecedores, avaliar as suas capacidades, e seleccionar o melhor fornecedor.
A contratação é o processo de negociação e celebração de contratos com os fornecedores. Isto inclui a definição dos termos do contrato, tais como preço, calendário de entrega, e normas de qualidade.
Pagamentos é o processo de fazer pagamentos aos fornecedores. Isto inclui assegurar que as facturas sejam exactas e atempadas, e fazer pagamentos de acordo com os termos do contrato.
Aquisições e compras são duas actividades distintas mas relacionadas. A aquisição é o processo de identificação, avaliação e contratação de bens e serviços. A aquisição, por outro lado, é o processo de aquisição efectiva dos bens e serviços. Em muitas organizações, a aquisição e as compras são realizadas por departamentos separados.