Os cartões de crédito são uma óptima forma para as organizações 501c3 gerirem as suas finanças e efectuarem pagamentos de forma mais eficiente. No entanto, devido à natureza sensível das finanças para organizações sem fins lucrativos, muitas organizações estão à procura de orientação sobre como criar e gerir adequadamente as suas políticas de cartões de crédito. Este guia abrangente irá ajudá-lo a compreender os fundamentos das políticas de cartões de crédito para organizações 501c3, desde a criação da política e gestão dos pagamentos dos empregados até ao tratamento de fraudes com cartões de crédito e à comunicação de quaisquer discrepâncias.
Criar uma política de cartão de crédito é o primeiro passo para gerir as finanças da sua organização. A sua política de cartão de crédito deve delinear as regras e regulamentos de como a sua organização irá utilizar cartões de crédito, incluindo quem está autorizado a fazer compras e que tipos de compras são permitidas. É também importante incluir informações sobre quem é responsável pela gestão das contas e como serão tratadas quaisquer discrepâncias.
Uma vez estabelecida uma política, é importante atribuir e rastrear a utilização do cartão de crédito. Isto assegurará que a sua organização está a utilizar os seus fundos de forma apropriada e que todas as transacções são devidamente documentadas. Dependendo da dimensão da sua organização, poderá ter de criar contas separadas e atribuir cada cartão a um indivíduo ou departamento. Deverá também criar um sistema para rastrear os pagamentos com cartão de crédito e verificar se todas as transacções são exactas.
Estabelecer um Plano de Prevenção da Fraude com Cartão de Crédito
Infelizmente, a fraude com cartão de crédito é um problema que muitas organizações enfrentam. É importante ter um plano em vigor para prevenir a actividade fraudulenta e proteger as finanças da sua organização. Este plano deve incluir medidas como o estabelecimento de limites de despesas e a exigência de níveis adicionais de autorização para grandes compras. Deve também criar procedimentos para comunicar qualquer actividade suspeita ou acusações não autorizadas.
Outro aspecto importante das políticas de cartões de crédito é a forma como os funcionários são autorizados a utilizar os cartões. Antes de emitir cartões aos funcionários, é importante estabelecer directrizes claras sobre que tipos de compras são permitidas e quanto pode ser gasto. Deve também especificar como serão tratados os reembolsos das compras dos funcionários e documentar quaisquer transacções.
Para além de prevenir actividades fraudulentas, é importante assegurar que todos os dados dos cartões de crédito são seguros. Isto inclui encriptar qualquer informação de cartão de crédito que seja armazenada em computadores e assegurar que todos os empregados compreendam a importância de manter a informação do cartão de crédito confidencial. Deve também fornecer formação contínua para assegurar que os empregados estejam cientes dos protocolos de segurança em vigor.
Ocasionalmente, podem surgir litígios entre a organização e a entidade emissora do cartão de crédito. É importante ter em vigor um plano para lidar com tais litígios, incluindo quem é responsável pela apresentação de litígios e como estes devem ser tratados. A sua política deve também especificar quando a organização deve prosseguir com a acção legal se o litígio não for resolvido atempadamente.
Finalmente, é importante relatar qualquer actividade de cartões de crédito às agências governamentais apropriadas. Dependendo do tipo de organização, isto pode incluir a apresentação de relatórios junto do IRS ou outros organismos reguladores. A sua política deve incluir informações sobre como reportar adequadamente qualquer actividade com cartão de crédito, incluindo a frequência com que os relatórios devem ser apresentados e que informações devem ser incluídas.
Como em qualquer política, é importante rever e actualizar periodicamente a política do seu cartão de crédito. Isto assegurará que a apólice está actualizada e que está em conformidade com quaisquer novos regulamentos ou leis. É também importante reavaliar a apólice quando a organização sofrer alterações, tais como a adição de novos funcionários ou departamentos.
Ao seguir as orientações delineadas neste guia abrangente, a sua organização estará melhor equipada para gerir a sua política de cartões de crédito e assegurar o uso adequado das suas finanças. Com as políticas e protocolos correctos em vigor, a sua organização pode assegurar que as suas finanças estão seguras e que está a aderir a todas as leis e regulamentos aplicáveis.
Existem algumas maneiras diferentes de as organizações sem fins lucrativos obterem uma pausa nas taxas do cartão de crédito. Uma maneira é inscrever-se numa conta de comerciante com um processador de cartão de crédito que oferece taxas especiais para as organizações sem fins lucrativos. Outra forma é utilizar um serviço de processamento de cartão de crédito que oferece descontos para entidades sem fins lucrativos, tal como o programa Nonprofit Credit Card Processing Services oferecido pelo Serviço Postal dos Estados Unidos. Finalmente, alguns emissores de cartões de crédito oferecem tarifas e condições especiais para organizações sem fins lucrativos, pelo que pode valer a pena verificar com o emissor do seu cartão de crédito se este oferece descontos.
Há algumas coisas que podem pôr em risco o estatuto 501c3. Em primeiro lugar, se a organização não for gerida de uma forma transparente, ou se houver provas de auto-proclamação ou fraude, o IRS pode revogar o estatuto 501c3 da organização. Além disso, se a organização se envolver em actividades políticas ou de lobby, isto também pode colocar em risco o estatuto 501c3 da organização.