A compensação de quilometragem é um pagamento que os empregadores devem fazer aos empregados pelas milhas que viajam em viagens de negócios ou para fins relacionados com o trabalho. Esta compensação pode cobrir os custos de gasolina, manutenção do automóvel e outras despesas relacionadas. Os empregadores devem cumprir a Lei de Normas Laborais Justas (FLSA) e outras leis estatais para garantir que os empregados são devidamente compensados pelas milhas percorridas.
A FLSA exige aos empregadores que indemnizem os trabalhadores pelas milhas percorridas para fins relacionados com o trabalho. Isto inclui viagens para prestar serviços, para participar em conferências, ou para se encontrar com clientes. Os empregados também devem ser compensados por viagens entre a sua casa e um único local de trabalho. Os empregados que são obrigados a utilizar o seu próprio veículo para viagens de negócios devem ser reembolsados por custos, tais como gasolina e manutenção de automóveis.
O Internal Revenue Service (IRS) estabelece a taxa de quilometragem padrão a ser utilizada para efeitos de reembolso. A taxa é actualizada todos os anos e é determinada pelo custo de gás e outros custos relacionados. Os empregadores devem utilizar a taxa padrão ao calcular a remuneração dos empregados.
Os empregadores podem optar por reembolsar os empregados por outros custos que não a quilometragem. Isto pode incluir uma taxa per-diem para refeições e outras despesas, ou um montante fixo para despesas de viagem. Os empregadores devem providenciar o mesmo reembolso para todos os empregados e devem documentar todos os reembolsos para fins fiscais.
Cada Estado tem as suas próprias leis relativas ao reembolso de quilometragem. Os empregadores devem estar familiarizados com as leis do estado em que se encontram, bem como com as leis de outros estados em que os empregados estão a viajar. Os empregadores devem ter a certeza de cumprir todas as leis para evitar qualquer potencial acção legal.
A melhor forma de os empregadores assegurarem o cumprimento é manter registos precisos de todos os pagamentos de reembolso de milhas. Os empregadores devem também ter em vigor políticas que detalhem o processo de reembolso. Os empregadores devem receber formação sobre estas apólices e devem ser informados dos seus direitos e responsabilidades em matéria de reembolso.
Os empregadores devem estar cientes das implicações fiscais do reembolso da quilometragem. As despesas reembolsadas são consideradas rendimentos tributáveis e devem ser declaradas no formulário W-2 do empregado. Os empregadores devem também reportar as despesas nos seus próprios formulários de impostos.
A compensação de quilometragem é benéfica tanto para empregadores como para empregados. Os empregadores podem beneficiar de uma maior lealdade e moral dos empregados, enquanto que os empregados beneficiam de uma compensação precisa pelas suas despesas de viagem relacionadas com o trabalho.
As melhores práticas para reembolso de quilometragem incluem o estabelecimento de uma taxa de quilometragem padrão para reembolso, o fornecimento de registos precisos de todos os pagamentos, e a formação dos empregados sobre políticas de reembolso. Os empregadores devem também assegurar que todos os reembolsos são comunicados com exactidão para fins fiscais.
Não, uma empresa não tem de pagar a quilometragem no Texas.
Um plano responsável é um acordo escrito entre um empregador e um empregado que estabelece as condições nas quais o empregado será reembolsado pelas despesas comerciais. O acordo deve incluir uma descrição detalhada dos tipos de despesas que serão reembolsadas, como as despesas serão documentadas, e como será feito o reembolso. O acordo deve também exigir que o empregado devolva qualquer reembolso em excesso dentro de um período de tempo razoável.
Um empregador não é obrigado a reembolsar a quilometragem em Illinois. Contudo, uma entidade patronal pode optar por fazê-lo como um benefício para os empregados.
Se uma empresa não pagar quilometragem, os empregados podem ser menos propensos a utilizar os seus próprios veículos para o negócio da empresa. Isto pode levar a um aumento das despesas para a empresa se os empregados precisarem de alugar ou alugar veículos. Além disso, os empregados podem ser menos propensos a trabalhar horas adicionais ou viajar para vários locais se não estiverem a ser reembolsados pela sua quilometragem.
Depende da política do seu empregador. Alguns empregadores reembolsam os empregados pelas despesas de viagem, mas outros não. Terá de verificar com o seu empregador para ver qual é a sua apólice.