O reembolso de milhas é uma parte importante de muitas empresas, uma vez que lhes permite cobrir os custos de viagem dos seus empregados. É importante compreender o básico do reembolso de quilometragem antes de calcular as suas próprias despesas. Para começar, deve saber que a maioria das empresas utiliza a taxa de quilometragem padrão do IRS para reembolsar os funcionários pelas suas despesas de viagem relacionadas com a empresa. Esta taxa é actualizada periodicamente e deve consultar o seu empregador ou o website do IRS para obter a taxa mais recente. Deve também compreender os vários tipos de despesas que podem ser reembolsadas, tais como taxas de estacionamento, portagens, e gás.
Antes de poder calcular o reembolso das suas milhas, terá de recolher as informações necessárias. Isto inclui o número de milhas percorridas, a data da sua viagem, e o objectivo da sua viagem. Deverá também guardar quaisquer recibos associados à viagem, uma vez que estes podem ser úteis ao efectuar o pedido de reembolso. Além disso, se conduziu mais do que um veículo, terá de incluir a marca, modelo, e ano de cada veículo.
Assim que tiver todas as informações necessárias, poderá começar a calcular o seu reembolso de quilometragem. Comece por multiplicar o número de milhas percorridas pela taxa de quilometragem do IRS aplicável. Isto dar-lhe-á o montante total de reembolso. Se conduziu mais do que um veículo, terá de somar o total de todas as milhas percorridas e multiplicar esse número pela taxa de IRS aplicável. Deverá também adicionar quaisquer despesas adicionais, tais como taxas de estacionamento ou portagens, que podem aumentar o montante total do reembolso.
Uma vez calculado o seu montante de reembolso, terá de submeter um pedido de reembolso ao seu empregador. Geralmente, o seu empregador irá fornecer-lhe um formulário a preencher, que incluirá as informações necessárias, tais como a data da sua viagem e o objectivo da sua viagem. Não se esqueça de incluir também quaisquer recibos relevantes. Uma vez apresentado o seu pedido, deverá aguardar que o seu empregador o processe, uma vez que isto pode demorar alguns dias ou semanas.
É importante manter registos precisos de todos os seus reembolsos de quilometragem. Isto inclui a data da viagem, o objectivo da viagem, e quaisquer documentos comprovativos. Manter bons registos ajudará a garantir que receberá qualquer reembolso que lhe seja devido e também será útil se alguma vez precisar de provar as suas despesas para fins fiscais.
O reembolso de milhas pode ser uma óptima forma de poupar dinheiro para as empresas. Quando um funcionário é reembolsado pelas suas despesas de viagem de negócios, a empresa não tem de pagar impostos sobre o montante e pode reclamar a despesa como dedução comercial. Além disso, o reembolso das despesas de viagem dos funcionários pode ajudar as empresas a poupar nas despesas dos funcionários e pode mesmo ajudar a aumentar o moral dos funcionários.
Embora o reembolso de milhas possa ser benéfico, existem alguns potenciais desafios que as empresas devem estar cientes. Por exemplo, pode ser difícil acompanhar com precisão as despesas de viagem dos funcionários relacionadas com as empresas e verificar se as despesas são legítimas. Além disso, as empresas devem estar cientes das directrizes do IRS para o reembolso de milhas, uma vez que estas podem variar de ano para ano.
Se a sua empresa não tiver uma política de reembolso de milhas em vigor, existem outras formas de cobrir as despesas de viagem dos funcionários. Por exemplo, algumas empresas reembolsam os empregados por despesas reais, tais como gás e portagens, em vez de utilizar a taxa de quilometragem do IRS. Além disso, algumas empresas oferecem subsídios de transporte, que são uma quantia fixa que os funcionários podem utilizar para cobrir as suas despesas de viagem.
O reembolso da quilometragem pode ser uma óptima forma de as empresas pouparem dinheiro e proporcionar aos empregados benefícios adicionais. Contudo, é importante compreender os princípios básicos do reembolso de quilometragem e as directrizes do IRS, bem como quaisquer potenciais desafios que possam surgir. Além disso, as empresas devem estar cientes dos métodos alternativos de cobertura das despesas de viagem dos funcionários, caso não disponham de uma política de reembolso de quilometragem. Seguindo estas etapas, as empresas podem maximizar os seus reembolsos de quilometragem e assegurar que os seus funcionários sejam adequadamente compensados pelas suas despesas de viagem relacionadas com a empresa.
A melhor forma de acompanhar a quilometragem para reembolso é utilizar uma aplicação de rastreio de quilometragem. Há muitas opções diferentes disponíveis, mas a nossa preferida é o MileIQ. O MileIQ é uma aplicação gratuita que rastreia automaticamente a sua quilometragem e guarda as suas viagens para facilitar os relatórios. Basta descarregar a aplicação e inscrever-se para obter uma conta. Depois, comece a conduzir! O MileIQ seguirá automaticamente as suas viagens e calculará a sua quilometragem. Quando estiver pronto para submeter um pedido de reembolso, basta iniciar sessão na sua conta e exportar os dados da sua viagem.
Para calcular os cêntimos por milha, divida o número total de cêntimos que ganhou pelo número de milhas que conduziu. Por exemplo, se ganhou $100 no total e conduziu 1.000 milhas, os seus cêntimos por milha seriam $0,10.
Existem algumas formas diferentes de calcular milhas por galão, mas a mais comum é simplesmente dividir o número de milhas percorridas pelo número de galões de gás utilizados. Por exemplo, se conduzisse 100 milhas e utilizasse 10 galões de gás, as suas milhas por galão seriam 10.