As pequenas empresas dependem frequentemente do processo de compra para adquirir os produtos e serviços de que necessitam para operar. Um processo de compra eficaz é essencial para assegurar que a empresa está a obter a melhor relação custo-benefício e está a evitar quaisquer riscos potenciais. Este artigo fornecerá um guia completo para estabelecer um processo de compra seguro para as pequenas empresas.
1. Pesquisa de Fornecedores: Identificação das Melhores Opções – Um forte processo de compra começa com a pesquisa de potenciais vendedores. As pequenas empresas devem pesquisar os vendedores no seu mercado e procurar as melhores opções em termos de preço, qualidade, e serviço ao cliente. Também pode ser benéfico desenvolver relações com os vendedores, negociando contratos e estabelecendo confiança.
2. Desenvolver uma Política de Compras – Uma vez identificados os vendedores, as pequenas empresas devem desenvolver uma política de compras. Esta política deve delinear os procedimentos de compra de artigos, os protocolos de aprovação de compras, e o processo de recepção e devolução de produtos. A política deve também incluir termos e condições de pagamento e quaisquer outras considerações que precisem de ser tidas em conta.
3. estabelecer o processo de aprovação – O processo de aprovação é uma componente crítica do processo de compra. As pequenas empresas devem criar um sistema que permita aos indivíduos autorizados rever e aprovar as compras. Este sistema deve incluir directrizes claras sobre quem pode aprovar compras e que tipo de compras requerem aprovação.
4. estabelecer o sistema de pagamento – As pequenas empresas devem também estabelecer um sistema de pagamento para vendedores. Este sistema deve incluir informação sobre métodos de pagamento, condições de pagamento, e quaisquer descontos ou incentivos que sejam oferecidos. O sistema de pagamento deve também incluir um processo de rastreio de pagamentos e gestão de litígios.
5. implementação de um Protocolo de Garantia de Qualidade – A garantia de qualidade é importante para assegurar que os produtos e serviços que estão a ser adquiridos satisfazem as normas da pequena empresa. As pequenas empresas devem estabelecer um protocolo de garantia de qualidade que assegure que todos os produtos e serviços cumprem os seus requisitos. Este protocolo deve incluir verificações de qualidade, exactidão e segurança.
6. Criação de uma estratégia de comunicação – O estabelecimento de uma estratégia de comunicação é essencial para acompanhar as encomendas, gerir o inventário, e resolver quaisquer questões que possam surgir. As pequenas empresas devem desenvolver uma estratégia de comunicação que inclua informações de contacto para vendedores, um cronograma para responder a pedidos de informação, e um plano de como lidar com quaisquer problemas que possam surgir.
7. Criação de um Sistema de Inventário – Um sistema de inventário é essencial para gerir compras e manter um registo dos níveis de stock. As pequenas empresas devem criar um sistema de inventário que acompanhe os níveis de inventário dos seus produtos, mantenha o controlo das encomendas, e monitorize as vendas.
8. Utilização de Tecnologia para Monitorizar Transacções – As pequenas empresas devem considerar a utilização de tecnologia para monitorizar o processo de compras. Esta tecnologia pode ser utilizada para automatizar tarefas como o seguimento de encomendas, monitorização de pagamentos, e geração de relatórios.
9. Estar actualizado com as últimas tendências da indústria – Finalmente, as pequenas empresas devem manter-se actualizadas com as últimas tendências da sua indústria. Isto irá ajudá-las a identificar quaisquer riscos potenciais e a manter-se à frente da sua concorrência.
Seguindo este guia abrangente, as pequenas empresas podem estabelecer um processo de compra seguro que as ajudará a adquirir os produtos e serviços de que necessitam para operar eficazmente. Com um forte processo de compra em vigor, as pequenas empresas podem estar confiantes de que estão a obter o melhor valor pelo seu dinheiro e estão a evitar quaisquer riscos potenciais.
O processo de compra consiste geralmente nas seguintes etapas:
1. identificação deNeeds: A primeira etapa no processo de compra é identificar a necessidade de um produto ou serviço. Esta necessidade pode ser gerada internamente, pelos empregados de uma empresa, ou externamente, pelos clientes ou outras empresas.
2. Investigação e Planeamento: Uma vez identificada uma necessidade, o passo seguinte é pesquisar e planear a compra. Isto pode envolver considerar diferentes fornecedores, produtos, ou serviços, e comparar preços e características.
3. Pedido de Cotação: Uma vez tomada uma decisão sobre o que comprar, o passo seguinte é solicitar cotações aos fornecedores. Isto permite às empresas comparar preços e condições antes de efectuarem uma compra.
4. colocação de pedidos: Depois de um fornecedor ter sido seleccionado e o preço e os termos terem sido acordados, o passo seguinte é fazer uma encomenda com o fornecedor. Isto pode ser feito electronicamente, por telefone, ou pessoalmente.
5. Entrega e Recibo: A etapa final no processo de compra é receber o produto ou serviço e assegurar que este cumpre os requisitos acordados. Se houver algum problema com a compra, este deverá ser resolvido neste momento.