As auditorias de gestão de registos são uma parte importante para assegurar que os registos de uma organização são bem geridos e estão em conformidade com os requisitos legais. Ao realizar auditorias regulares, as organizações podem assegurar que os seus registos são geridos de uma forma segura, eficiente e rentável. Este artigo fornece um guia completo para a navegação nos procedimentos de auditoria de gestão de registos, desde a definição do âmbito da auditoria até ao estabelecimento de um plano de acção.
O primeiro passo para realizar uma auditoria de gestão de registos é definir o âmbito. Isto inclui a identificação dos tipos de registos a serem auditados, bem como os processos e procedimentos específicos que serão avaliados. Além disso, o âmbito deve também incluir o prazo para a realização da auditoria e qualquer outra informação relevante.
Uma vez estabelecido o âmbito da auditoria, deve ser desenvolvido um plano de auditoria. Este plano deve incluir os objectivos da auditoria, os passos que serão dados para alcançar os objectivos, e o cronograma para a sua conclusão. Além disso, o plano de auditoria deve identificar o pessoal responsável pela realização da auditoria.
Uma vez desenvolvido o plano de auditoria, o passo seguinte é identificar os registos que serão auditados. Isto inclui a determinação dos registos que serão examinados, bem como qualquer informação adicional que possa necessitar de ser recolhida. É importante assegurar que todos os registos que possam ser relevantes para a auditoria sejam identificados e examinados.
O passo seguinte no procedimento de auditoria é avaliar os sistemas de gestão de registos que estão em vigor. Isto inclui a avaliação dos sistemas quanto à exactidão, segurança e conformidade com os regulamentos relevantes. Além disso, a auditoria deve também avaliar a eficácia dos sistemas em vigor e fazer recomendações de melhoramento sempre que necessário.
Uma vez avaliados os sistemas de gestão de registos, a auditoria deverá então avaliar o cumprimento dos regulamentos relevantes. Isto inclui assegurar que a organização está em conformidade com as leis e regulamentos locais, estaduais, e federais. Além disso, a auditoria deve também avaliar as políticas e procedimentos da organização para assegurar que estão em conformidade com os requisitos regulamentares.
O próximo passo no processo de auditoria é documentar os resultados. Isto inclui o fornecimento de um relatório detalhado da auditoria, incluindo quaisquer questões de não conformidade que tenham sido identificadas e recomendações de melhoria. Além disso, o relatório de auditoria deve também fornecer um plano de acção para abordar quaisquer questões identificadas.
Finalmente, a auditoria deve estabelecer um plano de acção para tratar de quaisquer questões identificadas. Este deve incluir medidas específicas que a organização deve tomar para assegurar o cumprimento dos regulamentos relevantes e melhorar os sistemas de gestão de registos. Além disso, o plano de acção deve incluir prazos para a conclusão e qualquer outra informação relevante.
Ao seguir estes passos, as organizações podem assegurar que os seus procedimentos de auditoria de gestão de registos são abrangentes e eficazes. Ao realizar auditorias regulares, as organizações podem assegurar que os seus registos são geridos de forma segura e em conformidade com os regulamentos aplicáveis.
Existem cinco componentes para uma auditoria de gestão de registos:
1. Rever as políticas e procedimentos de gestão de registos.
2. Revisar o programa de gestão de registos.
3. Analisar o sistema de gestão de registos.
4. rever o processo de gestão de registos.
5. Analisar o programa de formação e educação em gestão de registos.
Quais são os 7 procedimentos de auditoria? Existem 7 procedimentos de auditoria primária:
1. inspecção – Este é o processo de olhar para algo, geralmente documentos ou registos, para recolher informação.
2. Observação – Este é o processo de observar algo, normalmente actividades, para recolher informação.
3. Entrevista – Este é o processo de fazer perguntas a alguém, normalmente um empregado ou cliente, para recolher informação.
4. teste – Este é o processo de verificação de informação através de algum tipo de análise, geralmente de natureza matemática ou financeira.
5. Re-performance – Este é o processo de repetição de uma actividade, normalmente uma que foi previamente testada, para verificar os resultados.
6. Inquérito – Este é o processo de fazer perguntas a alguém, normalmente um perito ou profissional, para recolher informações.
7. Análise – Este é o processo de olhar a informação, geralmente dados financeiros, para identificar tendências ou relações.
Os procedimentos de manutenção de registos são os métodos utilizados para rastrear e armazenar registos financeiros. Isto pode incluir tudo, desde o arquivamento de facturas e recibos até à manutenção de registos de extractos bancários e documentos fiscais. A manutenção adequada de registos é essencial para qualquer empresa ou indivíduo para manter registos financeiros exactos e para cumprir as leis fiscais.