A escassez de caixas registadoras é um problema comum a muitas empresas. A fim de resolver estas faltas, é importante compreender as causas subjacentes. As causas comuns da escassez de caixas registadoras incluem erros de cálculo por parte dos caixas, montantes flutuantes inadequados, e erros nos sistemas de caixas registadoras. Ao compreenderem as causas profundas das faltas, as empresas podem tomar medidas para as evitar no futuro.
As estratégias de gestão de tesouraria podem ajudar as empresas a reduzir a ocorrência de faltas nas caixas registadoras. Isto pode incluir o estabelecimento de procedimentos para a contagem de dinheiro, a implementação de sistemas contabilísticos rigorosos, e a instituição de controlos para assegurar a exactidão. Além disso, a introdução de um sistema de listas de verificação pode ajudar a reduzir as hipóteses de erros.
Os erros na utilização de caixas registadoras podem levar a faltas de caixa. Para reduzir a ocorrência de erros, é importante assegurar que os caixas registadoras sejam devidamente treinados e compreendam a importância de técnicas precisas de caixa registadora. Isto pode incluir a formação do pessoal na utilização de sistemas de caixas registadoras, ensinando-o a contar dinheiro, e fornecer-lhes instruções claras sobre como lidar com faltas.
As quantias flutuantes são as quantias a que os caixas têm acesso a fim de fazer trocos para os clientes. Se as quantias flutuantes forem inadequadas, isto pode levar a faltas. Para evitar isto, as empresas devem assegurar que os montantes flutuantes são adequados para o montante das transacções em numerário que ocorrem todos os dias.
As listas de verificação podem ser uma ferramenta útil para os caixas para garantir a exactidão no tratamento de transacções em numerário. As listas de verificação devem incluir passos para a contagem de dinheiro, realização de trocos, e tratamento de faltas. Além disso, as listas de verificação devem incluir passos para verificar as compras dos clientes e assegurar a exactidão.
Os sistemas de caixa registadora automatizada podem ajudar a reduzir a ocorrência de faltas de caixa registadora. Estes sistemas podem incluir características tais como caixas automáticas e processamento automático de pagamentos. Além disso, os sistemas automatizados podem fornecer registos mais precisos de transacções em numerário, o que pode ajudar a reduzir erros.
Os relatórios de auditoria de caixas registadoras podem ajudar as empresas a identificar potenciais problemas com a utilização de caixas registadoras. Estes relatórios podem incluir informações sobre discrepâncias nas transacções da caixa registadora e discrepâncias nos montantes em caixa registadora. A identificação destes problemas pode ajudar as empresas a tomar medidas para os resolver e a reduzir a ocorrência de faltas.
Finalmente, as empresas devem estabelecer políticas para fazer face à escassez de caixas registadoras. Estas políticas devem incluir procedimentos para lidar com discrepâncias, para a comunicação de faltas, e para a resolução de disputas. Além disso, devem ser implementadas políticas para assegurar a exactidão e a responsabilização no tratamento de transacções em numerário.
Ao compreender as causas da escassez de caixas registadoras e ao implementar estratégias para as prevenir e resolver, as empresas podem reduzir a sua ocorrência e garantir a sua exactidão.
Há várias causas possíveis para que uma caixa registadora seja curta. Uma possibilidade é que a caixa registadora não tenha sido devidamente calibrada quando foi criada, e como resultado, não regista com precisão a quantidade de dinheiro que lhe está a ser colocada. Outra possibilidade é que alguém tenha estado a roubar dinheiro da caixa registadora, quer tirando dinheiro directamente da mesma, quer fazendo reembolsos falsos. Finalmente, é também possível que o registo tenha sido simplesmente mal utilizado ou abusado ao longo do tempo, fazendo com que se torne menos preciso.
Há algumas coisas que a gestão pode fazer para planear a escassez de dinheiro. Primeiro, podem olhar para os seus padrões de fluxo de caixa passados e tentar prever quando é provável que ocorram faltas de dinheiro. Podem então criar um plano de contingência para fazer face às faltas. Isto pode envolver o empréstimo de dinheiro, linha de crédito, ou a utilização de cartões de crédito. Podem também tentar negociar os termos com os fornecedores para que possam pagar mais tarde. Finalmente, podem tentar aumentar as receitas trazendo novos clientes ou vendendo mais aos clientes existentes.
Há algumas coisas diferentes que podem causar a escassez. O mais comum é quando o inventário é danificado ou perdido. Isto pode acontecer devido a coisas como roubo, desastres naturais, ou acidentes. Outra causa comum de carências é quando o inventário é contabilizado incorrectamente. Isto pode acontecer se os artigos forem mal contados quando são recebidos, ou se forem contados incorrectamente quando são expedidos. A escassez pode também ocorrer quando os artigos não estão disponíveis no fornecedor. Isto pode acontecer se o fornecedor estiver fora de stock, ou se houver um atraso na expedição. Por último, a escassez pode ocorrer quando os artigos são devolvidos. Isto pode acontecer se os clientes devolverem artigos que tenham adquirido, ou se os artigos forem danificados em trânsito. Para corrigir faltas, será necessário descobrir o que as causou em primeiro lugar. Uma vez conhecida a causa, é possível tomar medidas para evitar que tal volte a acontecer. Por exemplo, se a escassez for causada por danos ou perdas, pode melhorar o seu sistema de gestão de inventário para melhor acompanhar os artigos. Se as faltas forem causadas por contagens incorrectas, pode rever os seus procedimentos de contagem e certificar-se de que todos estão treinados sobre a forma correcta de contar os artigos. Se as faltas forem causadas por problemas de fornecedores, pode encontrar um novo fornecedor, ou pode construir um buffer de inventário para se certificar de que tem sempre os artigos à mão. Finalmente, se a escassez for causada por devoluções, pode rever a sua política de devoluções para se certificar de que é justa e razoável.