O formulário W-2 é utilizado para comunicar salários e outras compensações pagas a um empregado. Os empregadores são obrigados a apresentar este formulário ao IRS até ao final de Janeiro de cada ano. Se um empregador não apresentar o W-2 correcto a tempo, poderá ser responsabilizado por pesadas penalizações por parte do IRS. Este artigo fornece uma visão geral das regras e penalidades do IRS para os empregadores que não arquivam os formulários W-2 a tempo, bem como algumas dicas para evitar estas penalidades.
O formulário W-2 é o formulário do Internal Revenue Service (IRS) utilizado para declarar salários e outras compensações pagas a um empregado. Os empregadores são obrigados a apresentar este formulário ao IRS até ao final de Janeiro de cada ano. O formulário contém informações sobre salários ganhos, impostos retidos, e outras compensações recebidas. É importante que os empregadores arquive W-2s com precisão e atempadamente, a fim de evitar penalizações por parte do IRS.
Se um empregador não apresentar os W-2s correctos a tempo, poderá ser responsabilizado por pesadas penalidades do IRS. Dependendo do tamanho da empresa, o montante da penalidade pode variar entre $50 a $270 por formulário não arquivado, com uma penalidade máxima de $3.282.500 por ano. Os empregadores podem ser responsáveis por penalidades adicionais se não apresentarem o formulário corrigido no prazo de 30 dias após a data de vencimento, ou se não fornecerem aos empregados o formulário correcto na data de vencimento.
3. penalizações de apresentação tardia para os empregadores
Os empregadores podem ser responsáveis por penalizações de apresentação tardia se não apresentarem os W-2 a tempo. O montante da penalidade é de 5% do montante total dos salários pagos por cada mês ou parte de mês em que o formulário esteja atrasado, até um máximo de 25%. A penalidade não pode exceder o montante dos salários indicados no formulário.
Para além da penalidade de apresentação tardia, os empregadores podem também estar sujeitos a encargos com juros para quaisquer impostos não pagos. A taxa de juros é a taxa federal de curto prazo mais 3%, e é calculada a partir da data de vencimento do formulário até à data em que o formulário é arquivado.
Em alguns casos, os empregadores podem ser responsáveis por penalidades por não preenchimento se não apresentarem os W-2s. O IRS pode avaliar uma penalidade de $50 por formulário não arquivado, até um máximo de $536.000 por ano.
Em certos casos, os empregadores podem ser capazes de evitar certas penalidades, revelando voluntariamente W-2s incorrectos ao IRS. Ao abrigo do Programa de Divulgação Voluntária, as entidades patronais que não apresentarem atempadamente os W-2 correctos podem ser capazes de evitar certas penalizações se revelarem voluntariamente os erros ao IRS e apresentarem os formulários corrigidos até à data devida.
Em alguns casos, os empregadores podem ser capazes de evitar penalidades se puderem demonstrar ao IRS que a não apresentação dos W-2 correctos se deveu a uma causa razoável e não a uma negligência deliberada. Isto é conhecido como a Excepção de Boa Fé e pode proporcionar algum alívio para os empregadores que não arquivarem os W-2s correctos.
A fim de evitar penalizações por arquivamento tardio, os empregadores devem certificar-se de arquivar os W-2s correctos a tempo e fornecer aos empregados os formulários correctos na data devida. Os empregadores devem também manter registos precisos dos salários pagos e dos impostos retidos, e garantir que todos os empregados são pagos com exactidão. Além disso, os empregadores devem considerar o arquivamento electrónico dos W-2s para assegurar o arquivamento atempado.
O prazo para a emissão de W-2s é geralmente o final de Janeiro. No entanto, se um empregado solicitar o seu W-2 mais cedo, o empregador é obrigado a fornecê-lo no prazo de 30 dias.
Não, não é ilegal enviar o W-2 depois de 31 de Janeiro. No entanto, se um empregador não enviar W-2 até 31 de Janeiro, poderá estar sujeito a sanções.
Se a sua entidade patronal não lhe der um W-2 a tempo, pode apresentar uma queixa junto do IRS. Também pode apresentar uma queixa junto do departamento de trabalho do seu estado.
Se um empregador não enviar um W-2, então o empregado não poderá apresentar os seus impostos. O W-2 é um documento importante que mostra quanto dinheiro é que um empregado ganhou ao longo de um ano. Sem ele, o empregado não será capaz de apresentar os seus impostos com precisão.
Se não receber um W-2 do seu empregador até 31 de Janeiro, deverá contactar imediatamente o seu empregador. Se ainda não receber o seu W-2 até 14 de Fevereiro, pode contactar o IRS pelo número 1-800-829-1040.