Os cheques de pagamento perdidos podem ser uma importante fonte de stress para os empregados, mas é importante saber o que um empregador é legalmente obrigado a fazer em tal situação. Nos Estados Unidos, os empregadores são legalmente obrigados a fornecer cheques de pagamento de substituição se o cheque original de um empregado for perdido, roubado, ou destruído. A Lei sobre Normas de Trabalho Justas (FLSA) exige que os empregadores forneçam um cheque de substituição dentro de um período de tempo razoável, normalmente 2-3 semanas.
Se o cheque de pagamento de um empregado for perdido, os empregadores devem primeiro contactar o banco emissor para ver se o cheque pode ser reemitido ou cancelado. Se o banco não puder ajudar, os empregadores devem contactar o departamento de salários do empregado para ver se o cheque de pagamento pode ser reemitido. Se tal não for possível, o empregador deve emitir um novo cheque o mais cedo possível. A melhor prática é utilizar o depósito directo para futuros cheques de pagamento, pois isso elimina o risco de perda ou roubo do cheque.
Ao emitir um cheque de substituição, os empregadores necessitarão de certas informações do empregado. Isto inclui o nome completo do empregado, endereço, número da Segurança Social e informação da conta bancária, se o empregado optar pelo depósito directo. O empregador deve também obter uma autorização assinada pelo empregado confirmando que este é o destinatário legítimo do cheque de substituição.
Se um empregado se recusar a fornecer as informações necessárias, o empregador deve informar o empregado de que não poderá emitir um cheque de substituição até que as informações sejam fornecidas. Se o empregado continuar a recusar-se a fornecer as informações, o empregador deve documentar a recusa e contactar o seu consultor jurídico para aconselhamento sobre como proceder.
Se o empregado já não estiver empregado, o empregador deve contactar o último endereço conhecido do empregado. Se o paradeiro do empregado for desconhecido, o empregador deve entregar o cheque ao seu departamento de salários e documentar o incidente.
As penalidades por não emissão de cheque de substituição podem variar dependendo do estado. Geralmente, os empregadores são obrigados a emitir um cheque de substituição no prazo de 2-3 semanas após o cheque original ter sido perdido, roubado ou destruído. Se o empregador não o fizer, pode estar sujeito a multas, pagamento retroactivo, e mesmo a acções judiciais.
Como evitar a perda de cheques de pagamento no futuro
A melhor maneira de evitar a perda de cheques de pagamento no futuro é mudar para um sistema automatizado de folhas de pagamento. Os sistemas automatizados de folhas de pagamento utilizam depósito directo para assegurar que os empregados recebem os seus cheques de pagamento a tempo e sem quaisquer problemas. Os empregadores devem também certificar-se de manter registos precisos de todos os cheques de pagamento e documentar quaisquer problemas que surjam.
Se um empregado não tiver recebido o seu cheque de pagamento, o empregador deve primeiro contactar o banco emissor para determinar o estado do cheque. Se o banco não puder ajudar, o empregador deve contactar o departamento de pagamentos do empregado para ver se o cheque de pagamento pode ser reemitido. Se nenhuma destas opções for possível, o empregador deve emitir um cheque de substituição o mais rapidamente possível.
A melhor forma de lidar com disputas sobre cheques de pagamento perdidos é ser proactivo. Os empregadores devem certificar-se de manter registos precisos de todos os cheques de pagamento emitidos e documentar quaisquer problemas que surjam. Se um empregado tiver um problema com o seu cheque de pagamento, o empregador deve contactar o empregado e tomar as medidas apropriadas o mais rapidamente possível. Se o problema não for resolvido, o empregador deve contactar o seu consultor jurídico para aconselhamento sobre como proceder.
Se um cheque de ordenado for perdido, o empregador terá de emitir um cheque de substituição. O empregado terá de assinar uma declaração juramentada declarando que não recebeu o cheque original, e o empregador terá de cancelar o cheque original.
Se um empregado perder um cheque de pagamento, o melhor a fazer é contactar o departamento de pagamentos e solicitar um cheque de substituição. O departamento de pagamentos provavelmente necessitará de algumas informações do empregado, tais como o seu nome completo, morada, e número de Segurança Social, a fim de processar o pedido. Uma vez emitido o cheque de substituição, o empregado deverá poder depositá-lo na sua conta bancária ou descontá-lo no seu banco.
Não há uma resposta definitiva a esta pergunta, uma vez que dependerá dos procedimentos internos da empresa e do motivo da reemissão do cheque. Contudo, de um modo geral, não deve demorar mais do que alguns dias para uma empresa processar um cheque reemitido. Se demorar mais do que isso, é provável que seja devido a um erro da empresa, e o funcionário deve acompanhar o seu departamento de RH para resolver a questão.
Há algumas coisas a considerar antes de cobrar a um empregado para reemitir um cheque.
Primeiro, verifique as leis do seu estado sobre deduções salariais. Alguns estados têm leis que proíbem os empregadores de deduzir dinheiro dos salários de um empregado, excepto em circunstâncias muito limitadas. Se o seu estado tem tal lei, então não pode cobrar a um empregado para reemitir um cheque.
Segundo, mesmo que o seu estado não tenha uma lei que proíba deduções salariais, deve considerar se a dedução do custo da reemissão de um cheque do salário de um empregado seria justa. Se o funcionário cometeu um erro que resultou na devolução do cheque, pode não ser justo cobrar-lhe o custo da reemissão do cheque. Por outro lado, se o empregado perdeu o cheque ou o danificou deliberadamente, pode ser justo cobrar-lhe o custo da reemissão do cheque.
Terceiro, deve também considerar se seria prático deduzir o custo da reemissão de um cheque do salário de um empregado. Se tiver um grande número de empregados, pode não ser prático deduzir o custo da reemissão de um cheque do salário de cada empregado. Neste caso, pode ser melhor absorver simplesmente o custo da reemissão do cheque.
Em última análise, a possibilidade ou não de cobrar a um empregado a reemissão de um cheque depende de uma série de factores. Deve considerar as leis do seu estado, a equidade da dedução, e a praticabilidade de deduzir o custo do salário de um empregado antes de tomar uma decisão.