O Outlook torna mais fácil manter-se organizado e no topo das tarefas. Para começar, abra a aplicação Outlook e seleccione “Tarefas” a partir do menu de navegação. A partir daqui, pode criar e gerir tarefas, configurar lembretes, e manter-se a par de quaisquer eventos futuros.
Uma vez aberta a janela Tarefas no Outlook, poderá definir lembretes para quaisquer tarefas que criar. Para definir um lembrete para uma tarefa, basta clicar sobre a tarefa e seleccionar “Lembre-me”. A partir daqui, pode escolher quando gostaria de receber um lembrete, e definir quaisquer notas ou detalhes adicionais.
Também pode agendar tarefas no Outlook para garantir que as completa de forma atempada. Para o fazer, seleccione a tarefa que gostaria de agendar e clique em “Agendar”. A partir daqui, pode definir as datas de início e fim da tarefa, assim como quaisquer detalhes adicionais.
Para além de definir lembretes e tarefas para si próprio, pode também enviá-los para outros. Para o fazer, seleccione a tarefa que gostaria de enviar e seleccione “Enviar” no menu. A partir daqui, pode optar por enviar a tarefa a pessoas específicas ou a um grupo de pessoas.
Depois de enviar tarefas e lembretes, pode acompanhar o seu progresso no Outlook. Para o fazer, seleccione “Tarefas” no menu de navegação e seleccione “As minhas tarefas”. A partir daqui, poderá ver que tarefas foram concluídas e quais estão ainda em curso.
Também pode atribuir tarefas a outros no Outlook. Para o fazer, seleccione a tarefa que gostaria de atribuir e clique em “Atribuir”. A partir daqui, pode escolher a pessoa ou grupo a quem gostaria de atribuir a tarefa e adicionar quaisquer notas ou instruções adicionais.
Também pode adicionar notas e anexos a tarefas e lembretes no Outlook. Para o fazer, seleccione a tarefa ou lembrete e clique em “Adicionar Notas”. A partir daqui, pode adicionar quaisquer notas ou anexos adicionais que sejam relevantes para a tarefa ou lembrete.
Se tiver tarefas ou lembretes que precisem de ser completados regularmente, pode criar tarefas e lembretes recorrentes no Outlook. Para o fazer, seleccione a tarefa ou lembrete e clique em “Recurrence” (Repetição). A partir daqui, pode escolher com que frequência a tarefa ou lembrete deve ser repetida.
Uma vez criadas as tarefas e lembretes no Outlook, pode facilmente geri-los seleccionando “Tarefas” no menu de navegação e seleccionando “As Minhas Tarefas”. A partir daqui, pode visualizar, editar e apagar quaisquer tarefas ou lembretes que tenha criado.
Outlook é uma ferramenta poderosa que o pode ajudar a manter-se organizado e no topo das tarefas. Com a capacidade de criar tarefas, definir lembretes, e atribuir tarefas a outros, pode facilmente gerir as suas tarefas e lembretes no Outlook.
Há duas formas de enviar tarefas no Outlook:
1. A partir da visão Tarefas, seleccione a tarefa que pretende enviar, depois clique no botão Partilhar. Isto abrirá uma nova mensagem com a tarefa anexada.
2. A partir da vista Tarefas, seleccione a tarefa que pretende enviar, depois clique no botão Encaminhar. Isto abrirá uma nova mensagem com a tarefa anexada.
No Outlook, pode definir lembretes para si ou para os outros sem criar compromissos. Para definir um lembrete para si próprio, abra o item sobre o qual deseja ser lembrado, clique no botão Follow Up na fita, e depois clique no botão Add Reminder. Na caixa de diálogo Lembrete, seleccione a data e hora a que deseja que o lembrete apareça, e depois clique em OK.
Para definir um lembrete para outra pessoa, abra o item sobre o qual deseja ser lembrado, clique no botão Seguimento na fita, e depois clique em Adicionar Lembrete. Na caixa de diálogo Lembrete, seleccione a data e hora a que deseja que o lembrete apareça, e depois clique na caixa de verificação ao lado de Enviar Lembrete. Na caixa Para, digite o nome ou endereço de e-mail da pessoa que deseja lembrar, e depois clique em OK.
Há algumas formas de enviar um lembrete de calendário. Uma maneira é criar um evento no seu calendário e definir um lembrete para o evento. Outra forma é criar uma tarefa no seu calendário e definir um lembrete para a tarefa. Também pode definir um lembrete para uma mensagem de correio electrónico, criando uma regra no seu programa de correio electrónico.
As tarefas do Outlook são mais como uma lista de tarefas tradicional na medida em que são concebidas para acompanhar acções específicas que precisam de ser completadas. Podem ser atribuídas a indivíduos específicos e têm prazos associados a elas. Todas as listas são de natureza mais geral e podem ser utilizadas para seguir qualquer coisa, desde mercearias a tarefas que precisam de ser completadas.
Para enviar uma tarefa por correio electrónico, clique no botão “Email” na página da tarefa. Isto abrirá um novo email no seu programa de email padrão. Introduza os endereços de e-mail dos destinatários no campo “Para”, adicione um assunto e uma mensagem se desejar, e clique em “Enviar”.