Definição - o que significa Paperless Office?
Um escritório sem papel é um conceito no qual o uso de papel é bastante reduzido ou totalmente eliminado em um ambiente de escritório.
Isso é obtido convertendo o documento em formato digital. De acordo com os proponentes, um escritório sem papel não é apenas ecológico, mas também ajuda a aumentar a produtividade e a eficiência de um escritório, ao mesmo tempo em que economiza dinheiro e torna os processos de trabalho mais fáceis e convenientes, pois os documentos digitais podem ser facilmente compartilhados entre os usuários.
Definirtec explica o Paperless Office
Vantagens do escritório sem papel:
- Os documentos podem ser encontrados e recuperados com facilidade usando o escritório sem papel. Isso pode economizar uma quantidade significativa de tempo durante o dia de trabalho.
- O mesmo documento pode ser duplicado, enviado por fax, manipulado ou combinado ao mesmo tempo.
- O escritório sem papel ajuda vários usuários a acessar o mesmo documento ao mesmo tempo com mais facilidade e conveniência.
- Com relação ao armazenamento e ao espaço envolvido, o escritório sem papel oferece um armazenamento maior e mais eficiente. Grandes quantidades de documentos podem ser armazenados em um único computador. Armários de arquivo volumosos podem ser eliminados.
- Um documento pode ser recuperado sem ter que se mover fisicamente de um local para outro no escritório.
- Há maior capacidade de comunicação envolvida, especialmente com funcionários que trabalham em locais diferentes.
Desvantagens do escritório sem papel:
- Ler um documento longo é difícil na tela do computador. É mais fácil ler um documento longo em um papel e muitas pessoas preferem ler em papel em geral.
- As medidas de segurança precisam ser reforçadas em um escritório sem papel. O controle de acesso do usuário deve ser monitorado.
- Implicações legais de processamento de trabalho digital estão envolvidas.
- O processo de conversão de documentos existentes em formato digital leva tempo e, às vezes, tem altos custos.
- A atualização contínua de hardware e software pode ser essencial.
- Vírus de computador, quedas de energia, travamentos de rede e similares podem fechar efetivamente uma empresa inteira se ela depender exclusivamente de informações digitais.