Introdução às cartas e memorandos de negócios
As cartas e memorandos de negócios são duas das formas mais comuns de comunicação utilizadas no local de trabalho. Embora ambas sejam tipicamente utilizadas para fins semelhantes, existem algumas diferenças vitais entre elas. As cartas de negócios são tipicamente utilizadas para comunicar com clientes, vendedores, e outras organizações externas, enquanto os memorandos são normalmente utilizados para comunicar com colegas dentro da mesma empresa. As cartas de negócios são mais formais, enquanto que os memorandos são tipicamente menos formais.
Vantagens das cartas comerciais
Quando se trata de comunicar com organizações externas, uma carta comercial é a melhor opção. As cartas de negócios são mais formais do que os memorandos e ajudam a assegurar o profissionalismo na comunicação. Requerem também geralmente maior atenção, uma vez que são tipicamente mais longas e mais detalhadas. Isto torna-as ideais para fornecer informação clara e concisa.
Maior profissionalismo
As cartas comerciais são a forma mais profissional de comunicar com organizações externas. Ao utilizar uma carta formal, profissional, pode deixar claro que está a levar a comunicação a sério e que espera o mesmo nível de respeito em troca. Este nível de profissionalismo é muitas vezes essencial para construir relações e atingir objectivos específicos.
Maior atenção
As cartas comerciais são geralmente mais longas e mais detalhadas do que os memorandos. Isto significa que é mais provável que o destinatário a leia atentamente e preste mais atenção ao seu conteúdo. Isto é especialmente verdade se a carta for escrita de uma forma clara e concisa. Além disso, a utilização de um formato de carta formal assegura que o destinatário leva a comunicação a sério.
Atingir objectivos específicos
As cartas comerciais podem ser utilizadas para atingir objectivos específicos. Por exemplo, uma carta pode ser utilizada para fazer um pedido, fornecer informações, ou mesmo estabelecer uma relação comercial. Ao escrever uma carta de negócios formal, pode deixar claro que está a levar a comunicação a sério e que espera o mesmo nível de respeito em troca.
Acessibilidade
As cartas comerciais são tipicamente distribuídas através do serviço postal ou correio electrónico, o que as torna altamente acessíveis. Isto torna-as ideais para chegar a destinatários que podem não ter acesso a um computador ou outra tecnologia. Além disso, a utilização de um formato de carta tradicional assegura que o destinatário leva a comunicação a sério.
Custo-eficácia
As cartas comerciais são geralmente mais rentáveis do que os memorandos. Isto porque normalmente requerem menos custos de impressão e de envio. Adicionalmente, a utilização de um formato de carta tradicional assegura que o destinatário está a levar a comunicação a sério.
Segurança e Confidencialidade
As cartas comerciais são tipicamente mais seguras e confidenciais que os memorandos. Isto porque tipicamente requerem menos custos de impressão e portes de envio. Além disso, a utilização de um formato de carta tradicional assegura que o destinatário leva a comunicação a sério.
Conclusão
As cartas de negócios são a forma mais profissional de comunicar com organizações externas. São mais formais do que memorandos e requerem maior atenção, tornando-as ideais para fornecer informação clara e concisa. Além disso, são rentáveis, seguras, e confidenciais. Quando se trata de comunicar com organizações externas, uma carta de negócios é a melhor opção.
Uma carta de negócios é geralmente utilizada quando precisa de comunicar com alguém fora da sua empresa, tal como um cliente ou fornecedor. Um memorando é geralmente utilizado quando necessita de comunicar com alguém dentro da sua empresa.
Ao decidir se vai escrever uma carta ou um memorando, terá de considerar o objectivo da sua comunicação, a audiência para a qual está a escrever e o formato preferido do destinatário. Se estiver a comunicar internamente na sua empresa, um memorando poderá ser a escolha mais apropriada. Os memorandos são tipicamente mais curtos e menos formais do que as cartas, e são frequentemente utilizados para comunicar mensagens simples ou actualizações dentro de uma organização. Se estiver a comunicar com alguém fora da sua empresa, ou se estiver a transmitir uma mensagem mais formal, uma carta pode ser a melhor opção. As cartas são tipicamente mais formais do que memorandos, e podem ser utilizadas para transmitir mensagens importantes ou pedir informações a outro indivíduo ou organização.
Os memorandos são geralmente mais formais do que as cartas comerciais, embora o nível de formalidade dependa da cultura da empresa e da relação entre o remetente e o destinatário. Em geral, os memorandos são menos formais do que os emails, mas mais formais do que as mensagens informais.
Existem algumas razões para utilizar uma carta em vez de um memorando. Primeiro, uma carta é mais formal do que um memorando e pode ser utilizada para mensagens importantes que precisam de ser transmitidas de uma forma profissional. Além disso, uma carta pode ser utilizada para alcançar um público mais vasto do que um memorando. As cartas podem ser enviadas a pessoas fora de uma organização, o que não é possível com um memorando. Finalmente, uma carta fornece um registo físico da mensagem que pode ser guardado e referenciado numa data posterior, enquanto que um memorando é tipicamente armazenado apenas electronicamente.