Um olhar profundo sobre exemplos de Controlos Internos
1. Estabelecimento de Políticas e Procedimentos: Um elemento crítico do controlo interno é o estabelecimento de políticas e procedimentos claros que ajudem a definir os papéis e responsabilidades dos funcionários e os processos de controlo que devem estar em vigor. Por exemplo, a política de uma empresa deve definir claramente a cadeia de comando para a tomada de decisões e os níveis de aprovação que são necessários para certas actividades. As políticas e procedimentos também ajudam a garantir que os funcionários compreendem os comportamentos e acções que se esperam deles.
2. Utilização de avaliações de risco: Para assegurar que os controlos internos abordam eficazmente os riscos enfrentados pela organização, é importante avaliar regularmente os riscos e actualizar as políticas e procedimentos, conforme necessário. As avaliações de risco podem ajudar a identificar potenciais áreas de vulnerabilidade e a assegurar que as medidas apropriadas estão em vigor.
3. segregação de deveres: A segregação de funções é um importante controlo interno que ajuda a assegurar que nenhum funcionário individual tenha controlo sobre todo o processo. Isto ajuda a reduzir o risco de ocorrência de erros ou fraudes, uma vez que cada funcionário é responsável pela sua própria parte do processo.
4. controlos físicos: Os controlos físicos ajudam a assegurar que apenas indivíduos autorizados tenham acesso a áreas sensíveis, equipamento e informação. Isto pode ser conseguido através da utilização de fechaduras, cartões-chave, câmaras fotográficas, e outras medidas de segurança.
5. Controlos de Acesso: Os controlos de acesso ajudam a assegurar que apenas indivíduos autorizados têm acesso a dados e sistemas sensíveis. Isto pode ser conseguido através da utilização de palavras-passe, biometria e outras técnicas de autenticação.
6. Controlos do Sistema de Informação: Os controlos do sistema de informação ajudam a assegurar que os dados estão seguros e disponíveis apenas para indivíduos autorizados. Estes controlos podem ser implementados através da utilização de firewalls, encriptação, e outras medidas de segurança.
7. Monitorização dos Controlos Internos: É importante monitorizar regularmente a eficácia dos controlos internos para garantir que estes continuam a funcionar como previsto e que quaisquer potenciais problemas são identificados e abordados.
8. Documentação e conservação de registos: A documentação e a manutenção de registos adequados são essenciais para o controlo interno. Devem ser mantidos registos de todas as alterações às políticas e procedimentos e de quaisquer testes ou monitorização dos controlos internos.
9. Comunicação dos Controlos Internos: É importante comunicar o objectivo e a importância dos controlos internos a todos os funcionários. Isto ajuda a garantir que todos compreendem os seus papéis e responsabilidades e estão conscientes dos riscos potenciais que devem ser geridos.
Existem 9 controlos internos comuns:
1. separação de funções
# 2. Segurança física
3. controlo de acesso
4. backup e recuperação de dados
5. Gestão de alterações
6. Sensibilização e formação em matéria de segurança
7. Monitorização e auditoria
8. Segurança de terceiros
9. Planeamento da continuidade do negócio
Não existe uma resposta definitiva a esta pergunta, uma vez que os controlos internos podem variar consoante a organização. No entanto, alguns controlos internos comuns que são tipicamente implementados nas organizações incluem:
1. segregação de funções – As funções devem ser segregadas de modo a que nenhum indivíduo tenha controlo total sobre um determinado processo.
2. Controlos físicos – Controlos físicos tais como portas e cofres fechados podem ajudar a proteger bens e informações.
3. controlos de acesso – O acesso a bens e informações deve ser restrito apenas a indivíduos autorizados.
4. documentação e registos – Documentação e registos devem ser mantidos para apoiar transacções e ajudar na identificação de erros ou irregularidades.
5. Controlo – Deve existir um sistema de controlo das actividades e transacções para identificar qualquer actividade invulgar ou suspeita.
6. Análise de supervisão – A análise de supervisão das actividades e transacções deve ser realizada regularmente.
7. auditoria interna – Deve ser criada uma função de auditoria interna para fornecer uma garantia independente sobre a eficácia dos controlos internos.
8. Controlos de gestão – A direcção deve estabelecer controlos sobre áreas-chave da empresa, tais como gestão de tesouraria, controlo de inventário, e compras.
9. Gestão de riscos – As organizações devem gerir proactivamente os riscos através da implementação de controlos e estratégias de mitigação.
10. Cumprimento – As organizações devem ter políticas e procedimentos em vigor para assegurar o cumprimento das leis e regulamentos relevantes.
Existem sete controlos internos na contabilidade:
1. segregação de funções: Este controlo assegura que nenhum funcionário tem controlo sobre todos os aspectos de uma transacção. Isto reduz o risco de fraude ou erro.
2. Autorização: Este controlo assegura que apenas funcionários autorizados podem iniciar transacções. Isto reduz o risco de transacções não autorizadas.
3. documentação: Este controlo assegura que todas as transacções são devidamente documentadas. Isto ajuda a assegurar a precisão e fornece um rasto para fins de auditoria.
4. reconciliação: Este controlo assegura que todas as transacções são reconciliadas em tempo útil. Isto ajuda a assegurar a exactidão e a evitar que os erros não sejam detectados.
5. Aprovação: Este controlo assegura que todas as transacções são aprovadas pela autoridade competente. Isto reduz o risco de transacções não autorizadas.
6. Revisão: Este controlo assegura que todas as transacções são revistas periodicamente. Isto ajuda a assegurar a precisão e a evitar que os erros não sejam detectados.
7. Auditoria: Este controlo assegura que todas as transacções são auditadas numa base periódica. Isto ajuda a garantir a exactidão e a prevenir a fraude.