Microsoft Outlook é um componente essencial do conjunto Microsoft Office, fornecendo aos utilizadores um cliente de e-mail intuitivo, calendário, lista de tarefas, e lista de contactos. SharePoint é uma poderosa plataforma de colaboração para empresas, permitindo aos utilizadores armazenar, partilhar, e aceder facilmente a dados e documentos. Ao sincronizar o Outlook com o Sharepoint, os utilizadores podem tirar partido de ambos os programas e maximizar a sua produtividade.
Ao sincronizar Outlook com Sharepoint, os utilizadores podem tirar partido de ambas as aplicações e tirar o máximo partido dos seus fluxos de trabalho. A sincronização do Outlook com Sharepoint permite aos utilizadores partilhar e-mails, contactos e calendários, bem como aceder e partilhar documentos armazenados em Sharepoint. Também facilita a colaboração com colegas e a gestão de projectos.
Antes de poder sincronizar Outlook com Sharepoint, terá de configurar ambas as aplicações. Para o Outlook, terá de instalar o programa, configurar as suas contas e ligá-lo ao seu fornecedor de serviços de correio electrónico. Para o Sharepoint, terá de se inscrever para uma conta e instalar o software.
Uma vez instalado e configurado o Outlook e Sharepoint, necessitará de configurar ambas as aplicações. Para o Outlook, terá de configurar as suas contas, configurar o seu endereço de correio electrónico, e configurar o seu calendário e contactos. Para o Sharepoint, terá de configurar as suas contas, criar um espaço de trabalho, e configurar as permissões.
Depois de ter configurado ambas as aplicações, poderá começar a sincronizar Outlook com Sharepoint. Para o fazer, terá de entrar na sua conta Sharepoint e navegar para a página “Sync”. A partir daí, pode seleccionar quais os itens do Outlook que gostaria de sincronizar, tais como e-mails, contactos, e calendários.
Se tiver problemas de sincronização do Outlook com o Sharepoint, há algumas coisas que pode tentar. Primeiro, deve certificar-se de que ambas as aplicações estão configuradas correctamente. Se o problema persistir, poderá ter de contactar o seu departamento de TI para obter mais assistência.
Ao sincronizar o Outlook com Sharepoint, há algumas melhores práticas que deve ter em mente. Primeiro, deve certificar-se sempre de que está a utilizar as versões mais recentes de ambas as aplicações. Além disso, deve certificar-se sempre de fazer cópias de segurança dos seus dados e manter o seu sistema actualizado com os mais recentes patches de segurança.
A sincronização do Outlook com Sharepoint é uma excelente forma de maximizar a sua produtividade e tirar partido de ambas as aplicações. Seguindo os passos delineados neste guia, deverá ser capaz de configurar e configurar facilmente tanto o Outlook como o Sharepoint e começar a sincronizar os seus dados. Além disso, deve sempre seguir as melhores práticas para garantir que os seus dados estão seguros e actualizados.
Existem algumas formas diferentes de guardar automaticamente os seus e-mails do Outlook para o SharePoint. Uma maneira é estabelecer uma regra no Outlook que salvará automaticamente os e-mails para um local específico do SharePoint. Para o fazer, terá de abrir a caixa de diálogo Regras e Alertas no Outlook. Assim que tiver a caixa de diálogo aberta, clique no botão Nova Regra.
Na janela Nova Regra, seleccione a opção para “Aplicar regra às mensagens que recebo”. Depois, clique no botão Next (Seguinte).
No ecrã seguinte, terá de seleccionar as condições para a regra. Para este exemplo, vamos querer seleccionar a condição que diz “com palavras específicas no cabeçalho da mensagem”. Uma vez seleccionada essa condição, clique na ligação de palavras específicas.
Na janela seguinte, terá de introduzir as palavras específicas que deseja activar a regra. Por exemplo, poderá introduzir a palavra “SharePoint” ou o nome do seu sítio SharePoint. Depois de introduzir as palavras específicas, clique no botão Adicionar e depois no botão OK.
De volta à janela Nova Regra, terá agora de seleccionar a acção que pretende que aconteça quando a regra for accionada. Neste caso, queremos seleccionar a acção que diz “movê-la para a pasta especificada”. Depois de ter seleccionado essa acção, clique no link especificado.
Na janela seguinte, terá de navegar para o local do SharePoint onde pretende que os e-mails sejam guardados. Depois de encontrar o local correcto, clique no botão OK.
De volta à janela Nova Regra, terá agora de especificar o que pretende que aconteça às mensagens de correio electrónico depois de serem movidas para o SharePoint. Pode escolher que as mensagens de correio electrónico sejam apagadas do Outlook, ou pode optar por mantê-las no Outlook. Depois de ter feito a sua selecção, clique no botão Finish.
A sua nova regra será agora listada na caixa de diálogo Regras e Alertas. Pode agora fechar a caixa de diálogo e as suas mensagens de correio electrónico serão automaticamente guardadas no SharePoint.
Existem duas formas de aceder ao SharePoint no Outlook:
1. A partir do website do SharePoint
2. A partir do Outlook
Para aceder ao SharePoint a partir do website, basta ir ao website do SharePoint e entrar com as suas credenciais. Uma vez conectado, poderá aceder a todo o seu conteúdo do SharePoint.
Para aceder ao SharePoint a partir do Outlook, vá para o separador Ficheiro e clique na opção Abrir & Exportar. A partir daí, clique na opção Abrir Pasta do SharePoint. Abre-se uma nova janela pedindo-lhe para introduzir a URL do site do SharePoint que pretende aceder. Uma vez introduzido o URL, clique no botão Abrir e será levado para o seu conteúdo SharePoint.