Um Guia Passo-a-Passo para Registar Dívidas Incobráveis em QuickBooks
1. Introdução às Dívidas Incobráveis em QuickBooks – Dívidas incobráveis é a quantidade de dinheiro que é devida a um negócio por clientes que é improvável que alguma vez venham a ser pagos de volta. O registo das dívidas incobráveis em QuickBooks é essencial para as empresas a fim de acompanhar o dinheiro em dívida e manter registos financeiros precisos.
2. Criação de uma conta de créditos incobráveis – Antes de os créditos incobráveis poderem ser registados, é necessário criar uma conta de créditos incobráveis no QuickBooks. Esta conta será utilizada para acompanhar os pagamentos dos clientes e reconciliar os seus livros. A conta é normalmente criada como uma conta de despesas, pelo que o saldo é diminuído quando as dívidas incobráveis são registadas e aumentado quando os pagamentos são recebidos.
3. anulação de pequenas dívidas incobráveis – Para pequenas quantidades de dívidas incobráveis, o dinheiro pode ser anulado no QuickBooks com alguns passos simples. O montante da dívida é registado como uma despesa na conta de dívidas incobráveis e depois marcado como pago. Isto reduz a quantidade de dinheiro em dívida à empresa, e o cliente deixa de ser responsável pelo seu pagamento.
4. anulação de grandes dívidas de cobrança duvidosa – Para montantes maiores de dívidas de cobrança duvidosa, o processo é ligeiramente diferente. A dívida é registada como uma despesa na conta de créditos incobráveis, mas depois a conta é marcada como “aberta” em vez de “paga”. Isto permite à empresa acompanhar o montante em dívida e certificar-se de que o cliente é responsável pelo seu pagamento de volta.
5. Gestão de Pagamentos de Clientes por Dívidas Incobráveis – Se o cliente fizer um pagamento para a dívida, então o montante é inscrito na conta de dívidas incobráveis como crédito e a conta é marcada como “paga”. Isto assegura que o cliente é considerado responsável pelo pagamento da dívida e que os registos financeiros da empresa são exactos.
6. Criação de uma conta de cobrança – Outra forma de gerir as dívidas incobráveis é a criação de uma conta de cobrança no QuickBooks. Esta conta é utilizada para acompanhar os pagamentos dos clientes e para assegurar que os registos financeiros da empresa são exactos. A conta de cobrança é marcada como “aberta” quando um cliente faz um pagamento e “fechada” quando o cliente tiver pago a dívida.
7. Rastreamento de dívidas incobráveis com relatórios – QuickBooks também oferece uma variedade de relatórios que podem ser utilizados para rastrear as dívidas incobráveis. Estes relatórios fornecem uma visão detalhada dos montantes devidos pelos clientes e dos pagamentos recebidos. Isto ajuda as empresas a acompanhar o seu dinheiro e a assegurar que os seus registos financeiros são exactos.
8. Conclusão – O registo de dívidas incobráveis no QuickBooks é uma parte essencial para gerir um negócio de sucesso. Criando uma conta de cobrança duvidosa, anulando pequenas e grandes dívidas incobráveis, gerindo os pagamentos dos clientes e rastreando as dívidas incobráveis com relatórios, as empresas podem assegurar que os seus registos financeiros são exactos e actualizados.
Existem algumas formas diferentes de anular uma cobrança duvidosa, mas a melhor forma depende da sua situação específica.
Se a dívida for de um cliente incapaz de pagar, pode anulá-la como uma despesa de cobrança duvidosa. Isto irá reduzir o seu lucro global do ano, mas irá ajudá-lo a livrar-se da dívida.
Se a dívida é de um empréstimo que contraiu, pode anulá-la como uma perda não dedutível. Isto reduzirá o montante de impostos que deve para o ano, mas não reduzirá o seu lucro global.
Pode também tentar negociar com o devedor para ver se este está disposto a liquidar por um montante inferior. Se conseguir chegar a um acordo, pode então anular a diferença entre o montante original devido e o montante do acordo como uma despesa de cobrança duvidosa.
No QuickBooks, pode registar uma dívida incerta criando um registo no diário. Para o fazer, vá para o ecrã “Entrada no Diário” e seleccione “Bad Debt” no menu pendente “Type”. Depois, na coluna “Débito”, introduza o montante da dívida incerta, e na coluna “Crédito”, introduza o mesmo montante. Finalmente, clicar em “Guardar e Fechar”.
As despesas de cobrança duvidosa são registadas na secção de despesas operacionais da declaração de rendimentos.
Os dois métodos para a anulação de dívidas incobráveis são o método de anulação directa e o método de subsídio.
Com o método de anulação directa, as empresas registam as despesas de cobrança duvidosa apenas quando têm a certeza de que a conta de um cliente específico é incobrável. Este método não é permitido ao abrigo dos princípios contabilísticos geralmente aceites (GAAP).
Com o método da dedução fiscal, as empresas estimam o montante das contas incobráveis no final de cada período contabilístico e registam as despesas de cobrança duvidosa para esse montante estimado. Este método é permitido de acordo com os GAAP.
Uma dívida incobrável deve ser anulada quando se torna claro que a dívida não será paga. Isto pode acontecer se o devedor estiver em dificuldades financeiras ou não tiver efectuado quaisquer pagamentos sobre a dívida durante um período de tempo prolongado.