A direcção de qualquer organização tem uma grande responsabilidade em assegurar o sucesso da organização. Quando se trata de conduzir uma reunião do conselho, é essencial ter uma compreensão dos papéis e responsabilidades dos membros do conselho. É também importante ter uma agenda e objectivos claros estabelecidos com bastante antecedência em relação à reunião.
A criação de uma agenda é um dos passos mais importantes em reuniões eficazes do conselho de administração. É importante determinar as metas e objectivos da reunião com antecedência, para assegurar que todos os tópicos que precisam de ser discutidos sejam cobertos. Isto também ajudará a manter a reunião no bom caminho e organizada.
A elaboração de actas da reunião é importante para assegurar que todas as decisões tomadas sejam registadas com precisão. As actas devem ser redigidas durante a reunião, e devem incluir pormenores tais como os tópicos discutidos, as decisões tomadas, e quaisquer itens de acção que necessitem de ser seguidos.
Para assegurar que a reunião decorra de forma eficiente e eficaz, é importante delegar responsabilidades aos membros relevantes do conselho de administração. Isto assegurará que todas as tarefas sejam concluídas da forma mais eficiente e eficaz possível.
Durante a reunião, é importante assegurar que todas as questões que precisam de ser abordadas sejam discutidas atempadamente. Os membros do conselho devem ser encorajados a pronunciar-se e a dar a sua opinião sobre o tema a ser discutido.
Quando se trata de conduzir uma reunião do conselho, é importante assegurar que haja transparência no processo. Todos os membros do conselho devem ser encorajados a serem abertos e honestos nas suas discussões. Isto assegurará que todas as questões sejam discutidas de uma forma aberta e honesta.
No final da reunião, é importante rever os resultados da reunião. Isto ajudará a avaliar os progressos alcançados e a identificar áreas que precisam de ser melhoradas.
Uma vez concluída a reunião, é importante actuar sobre as decisões que foram tomadas e dar seguimento a quaisquer itens de acção que foram identificados. Isto assegurará que as metas e objectivos da reunião sejam alcançados.
O presidente do conselho normalmente inicia a reunião, dando as boas-vindas a todos e agradecendo-lhes por terem vindo. Ele ou ela pode dar uma breve visão geral da agenda e de como a reunião irá decorrer. Outros membros da direcção podem também fazer breves comentários antes do início oficial da reunião.
O presidente do conselho normalmente estabelece a ordem do dia das reuniões do conselho. Isto pode ser feito em consulta com o CEO ou outros membros da gestão de topo. A ordem do dia deve ser distribuída aos membros do conselho antes da reunião, para que se possam preparar para a discussão.
A resposta a esta pergunta variará consoante a organização e o que está na ordem de trabalhos da reunião do conselho. Contudo, normalmente, numa reunião do conselho, haverá uma revisão do desempenho do ano passado, uma discussão dos objectivos do ano seguinte, e uma revisão de quaisquer novas iniciativas ou projectos que a organização venha a empreender. Além disso, os membros do conselho de administração discutirão frequentemente quaisquer questões ou preocupações prementes que possam ter.
Há cinco elementos de uma reunião: o objectivo, a agenda, os participantes, o facilitador, e o local.
Existem cinco estruturas principais de reunião:
1. As reuniões individuais são o tipo de reunião mais simples e mais comum. Envolvem duas pessoas que se reúnem para discutir um tema ou questão específica.
2. As reuniões de pequenos grupos envolvem um pequeno número de pessoas, geralmente três a cinco, que se reúnem para discutir um tópico ou questão específica.
3. reuniões de grandes grupos envolvem um grande número de pessoas, geralmente mais de cinco, reunindo-se para discutir um tópico ou questão específica.
4. reuniões virtuais são reuniões que se realizam online, utilizando videoconferência ou outras ferramentas baseadas na web.
5. reuniões híbridas são reuniões que se realizam tanto pessoalmente como em linha, utilizando videoconferência ou outras ferramentas baseadas na web.