1. Estabelecimento de um processo de arquivo sistemático: O primeiro passo para os gestores de RH na criação de um sistema de arquivo eficaz é o estabelecimento de um processo de arquivo sistemático. Este processo deve incluir como os ficheiros serão nomeados, como serão organizados, e quem terá acesso a eles. Além disso, deve incluir quaisquer medidas necessárias que devam ser tomadas em relação ao arquivamento de documentos e ao próprio sistema de arquivamento.
2. benefícios de um Sistema de Arquivo Organizado: Um sistema de arquivo organizado permite aos gestores de RH recuperar fácil e rapidamente os ficheiros, conforme necessário. Isto pode poupar tempo e recursos, bem como proporcionar uma sensação de segurança sabendo que os ficheiros podem ser facilmente encontrados no caso de serem necessários.
3. estabelecer uma Convenção de Nomes de Ficheiros: Para assegurar um sistema de arquivo organizado, é importante estabelecer uma convenção de nomenclatura de ficheiros. Isto inclui decidir sobre um formato lógico e consistente para nomear ficheiros, como o ficheiro de data de criação, o nome do ficheiro, ou mesmo um número de identificação único.
4. diferentes tipos de sistemas de arquivo: Os gestores de RH têm uma variedade de sistemas de arquivo por onde escolher. Isto inclui sistemas de arquivo físico, sistemas de arquivo digital, e sistemas híbridos que combinam os dois. É importante seleccionar o sistema de arquivo que melhor satisfaz as necessidades da organização e do pessoal de RH.
5. arquivamento físico e digital de ficheiros: Dependendo do tipo de sistema de arquivo que os gestores de RH escolherem, podem precisar de armazenar ficheiros tanto física como digitalmente. Os ficheiros físicos devem ser armazenados num gabinete de arquivo seguro ou noutro local seguro. Os ficheiros digitais devem ser guardados num servidor seguro ou num sistema baseado em nuvem.
6. Directrizes para a Recuperação Fácil de Ficheiros: Para assegurar que os ficheiros possam ser recuperados rápida e facilmente, os gestores de RH devem fornecer aos utilizadores directrizes claras sobre como os ficheiros devem ser armazenados e acedidos. Isto inclui instruções de como utilizar o sistema de arquivo, que tipos de arquivos podem ser armazenados, e como aceder aos arquivos.
7. Manutenção de Registos de Acesso, Modificações e Eliminações de Ficheiros: Para garantir a segurança dos ficheiros, os gestores de RH devem manter registos de quem está a aceder aos ficheiros, quando estão a ser modificados ou apagados, e porquê. Esta informação deve ser armazenada em segurança e disponibilizada ao pessoal de RH, conforme necessário.
8. Estratégias para Manter um Sistema de Arquivo Eficiente: Para assegurar que o sistema de arquivo se mantém organizado e eficiente, os gestores de RH devem estabelecer práticas de manutenção regulares. Isto deve incluir a eliminação regular de ficheiros desactualizados e arquivamento de ficheiros que já não sejam necessários. Além disso, os gestores de RH devem considerar a implementação de um sistema de verificações e equilíbrios para assegurar que os ficheiros não estão a ser acedidos ou modificados de forma inadequada.
9. Preparação para Potenciais Catástrofes: Para assegurar que os ficheiros estão seguros e protegidos, os gestores de RH devem ter um plano em vigor em caso de catástrofe. Isto deve incluir ter ficheiros redundantes armazenados em múltiplos locais e ter um sistema de backup para ficheiros digitais. Além disso, os gestores de RH devem ter um plano para restaurar rapidamente os ficheiros e aceder aos dados no caso de o sistema ser comprometido.
A gestão de ficheiros em RH refere-se ao processo de organização e armazenamento de ficheiros de funcionários de uma forma eficiente e de fácil acesso. Isto pode incluir sistemas de arquivo electrónico, sistemas de arquivo físico, ou uma combinação de ambos. Há algumas considerações chave ao estabelecer um sistema de gestão de ficheiros, incluindo segurança, acessibilidade, e escalabilidade.
Existem algumas formas diferentes de armazenar ficheiros HR. Uma opção é mantê-los em gabinetes de arquivo físicos. Esta opção pode funcionar bem se tiver um pequeno número de ficheiros e se tiver espaço para guardar os gabinetes. Contudo, se tiver um grande número de ficheiros ou não tiver espaço para guardar os gabinetes físicos, pode querer considerar armazenar os seus ficheiros HR electronicamente.
Existem algumas formas diferentes de armazenar os ficheiros electronicamente. Uma opção é utilizar um sistema de armazenamento baseado em nuvem. Esta opção pode ser conveniente porque pode aceder aos ficheiros a partir de qualquer lugar e não tem de se preocupar em perdê-los se algo acontecer ao seu computador. Outra opção é utilizar um sistema de software de RH que tem uma funcionalidade integrada de gestão de documentos. Esta opção pode ser útil porque pode ajudá-lo a acompanhar os seus ficheiros HR e também pode ajudá-lo a automatizar alguns dos seus processos HR.
Existem cinco sistemas básicos de arquivo:
1. o sistema de arquivo recto ou linear é o tipo mais simples e mais comum de sistema de arquivo. Neste sistema, os ficheiros são dispostos em linha recta, um após o outro.
2. O sistema de referência cruzada é um sistema mais complexo que permite que os ficheiros sejam ligados uns aos outros. Este sistema é frequentemente utilizado para grandes organizações com muitos ficheiros.
3. O sistema de arquivo hierárquico é um sistema que organiza os ficheiros numa estrutura hierárquica ou em “árvore”. Este sistema é muitas vezes utilizado para organizações com sistemas de arquivo complexos.
4. O sistema de arquivo em rede é um sistema que organiza os ficheiros numa estrutura de rede ou “web”. Este sistema é muitas vezes utilizado para organizações com sistemas de arquivo complexos.
5. O sistema de arquivo virtual é um sistema que armazena ficheiros num sistema informático. Este sistema é muitas vezes utilizado para organizações com grandes quantidades de dados.