As políticas e procedimentos são essenciais para qualquer organização, grande ou pequena. Fornecem uma estrutura para que os funcionários compreendam como desempenhar as suas responsabilidades e como a organização funciona. Também estabelecem o tom para a cultura de uma organização e podem ser uma ferramenta valiosa para comunicar expectativas e valores. As políticas e procedimentos são uma parte importante da infra-estrutura operacional de qualquer organização, e devem ser tratados como tal.
Antes de escrever quaisquer políticas e procedimentos, é essencial compreender primeiro os objectivos da organização. O que é que a organização está a tentar alcançar? Há alguns objectivos específicos que precisam de ser abordados? A compreensão dos objectivos da organização ajudará a assegurar que as políticas e procedimentos que criar são bem adaptados às necessidades da organização.
Ao redigir políticas e procedimentos, é importante manter o âmbito razoável. Isto significa que as políticas e procedimentos devem cobrir apenas as áreas mais essenciais e não devem ser excessivamente abrangentes. Políticas e procedimentos demasiado amplos podem ser difíceis de compreender pelos funcionários e podem levar à confusão e a interpretações erradas.
Ao redigir políticas e procedimentos, é importante definir claramente quem é responsável por quê. Isto ajuda a garantir que todos estão na mesma página e que não há confusão quanto a quem é responsável por que tarefas. Também ajuda a evitar qualquer confusão ou conflito entre empregados ou departamentos.
Para além da definição de responsabilidades, é importante especificar também os processos e procedimentos que devem ser seguidos na execução de determinadas tarefas. Isto ajuda a assegurar que as tarefas sejam concluídas de forma eficiente e eficaz e que as expectativas sejam cumpridas.
A fim de assegurar que as políticas e procedimentos sejam seguidos de forma consistente, é importante estabelecer directrizes claras. Estas directrizes devem ser claramente definidas e devem proporcionar aos funcionários uma compreensão clara do que se espera delas.
Uma vez estabelecidas as políticas e procedimentos, é importante assegurar que sejam seguidos de forma consistente. Isto pode ser conseguido através de um controlo regular e da garantia de que os trabalhadores estejam cientes de quaisquer alterações ou actualizações.
A fim de assegurar que os trabalhadores estejam cientes das políticas e procedimentos, é importante criar uma estratégia de formação eficaz. Isto deve incluir fornecer aos trabalhadores os recursos necessários, tais como manuais ou tutoriais online, e assegurar que eles compreendam as políticas e procedimentos.
Finalmente, é importante avaliar as políticas e procedimentos numa base regular. Isto ajudará a assegurar que estejam actualizadas e que quaisquer alterações ou actualizações sejam comunicadas aos funcionários. Ajudará também a identificar quaisquer áreas onde possam ser feitas melhorias.
Não existe uma resposta definitiva a esta pergunta, uma vez que variará dependendo da organização e da política específica em questão. No entanto, algumas áreas-chave que poderiam ser consideradas incluem:
1. clareza e simplicidade – a política deve ser clara e concisa, e fácil de compreender e seguir pelos empregados;
2. relevância – a política deve ser relevante para a organização e os empregados que afecta;
3. aplicabilidade – a política deve ser aplicável e ter consequências claras para os empregados que a violarem;
4. praticabilidade – a política deve ser prática e exequível, e não excessivamente onerosa para os empregados; e
5. revisão e actualização – a política deve ser revista regularmente e actualizada conforme necessário para garantir a sua relevância e eficácia.
Não existe um formato específico para redigir uma apólice. No entanto, há alguns elementos que devem ser incluídos em todas as apólices. Em primeiro lugar, a política deve declarar o seu objectivo. Segundo, a apólice deve explicar a quem se aplica. Em terceiro lugar, a política deve estabelecer o que se espera dos empregados. Quarto, a apólice deve explicar as consequências de não seguir a apólice. Finalmente, a apólice deve ser revista e actualizada regularmente.
Um documento de apólice contém tipicamente os oito componentes seguintes:
1. declaração de intenções: Esta declara o objectivo geral da apólice.
2. Âmbito de aplicação: Esta descreve a quem se aplica a apólice e quaisquer excepções.
3. definições: Esclarece quaisquer termos utilizados no documento da apólice.
4. apólice: Este é o corpo principal do documento e esboça as acções específicas requeridas ou proibidas.
5. Procedimentos: Este esboça as medidas a tomar para implementar a política.
6. Acompanhamento e revisão: Isto descreve como a política será monitorizada e revista regularmente.
7. Aplicação da lei: Este esboça as consequências para a violação da política.
8. Apêndices: Isto inclui quaisquer materiais de apoio, tais como formulários ou modelos.
Não existe uma resposta única para esta pergunta, uma vez que as etapas envolvidas na elaboração de políticas podem variar dependendo da organização e do assunto em questão. No entanto, em geral, as cinco etapas básicas na elaboração de políticas são:
1. identificação e análise da questão
2. Definição de objectivos
3. Desenvolvimento de políticas
4. Implementação
5. Avaliação