Um Guia em Profundidade sobre a Ligação entre Outlook e Microsoft Project:
Microsoft Outlook e Microsoft Project são duas das ferramentas de produtividade mais utilizadas no mundo empresarial. O Outlook ajuda-o a gerir e-mails, horários e contactos, enquanto o Project o ajuda a acompanhar e gerir as tarefas do projecto. Ligar estas duas aplicações proporciona muitos benefícios para as empresas, tais como maior eficiência, melhor colaboração, e melhor gestão de projectos. Neste artigo, discutiremos como ligar Outlook e Microsoft Project, os seus benefícios, e como configurar, executar, sincronizar, e gerir os dados ligados.
Ligar o Outlook e o Microsoft Project pode ajudar as empresas a racionalizar o seu fluxo de trabalho e aumentar a sua eficiência. Ao ligar os dois programas, os utilizadores podem aceder rápida e facilmente aos dados de ambas as aplicações no mesmo local. Isto pode ajudar a poupar tempo e a reduzir a necessidade de entrada de dados. Além disso, ligar o Outlook e o Microsoft Project permite aos utilizadores comunicar mais facilmente, uma vez que podem partilhar informações de tarefas, tais como datas de vencimento e actualizações de progresso, com membros da equipa em tempo real. Finalmente, ligar os dois programas pode ajudar a melhorar a gestão global do projecto, uma vez que os utilizadores podem aceder a toda a informação do projecto num único local.
Antes de se poder ligar Outlook e Microsoft Project, é necessário configurar ambas as aplicações. Primeiro, configurar o Outlook através da criação de contas de correio electrónico e da adição de contactos. Depois, configurar o Microsoft Project através da criação de tarefas, atribuição de recursos, e definição de prazos de tarefas. Uma vez ambas as aplicações configuradas, está pronto para as ligar.
Ligar o Outlook e o Microsoft Project é um processo simples. Primeiro, abra o Microsoft Project e seleccione a opção “Link to Outlook”. Depois, introduza o seu endereço de correio electrónico e palavra-passe do Outlook. A seguir, seleccione as tarefas que pretende ligar e clique no botão “Ligar”. Finalmente, clique em “Guardar” para guardar os dados ligados.
Uma vez que Outlook e Microsoft Project estejam ligados, pode sincronizar os dois programas. Para o fazer, abra o Microsoft Project e seleccione a opção “Sync Outlook”. Depois, seleccione as tarefas que deseja sincronizar e clique no botão “Sync”. Isto irá sincronizar as tarefas entre os dois programas, assegurando que todos os dados estão actualizados.
Uma vez que tenha associado o Outlook e o Microsoft Project, precisa de gerir os dados associados. Para o fazer, abra o Microsoft Project e seleccione a opção “Manage Linked Data” (Gerir Dados Ligados). Isto abrirá uma janela que exibe todos os dados ligados. A partir daqui, pode adicionar, editar, ou apagar tarefas. Pode também configurar a sincronização automática entre as duas aplicações.
Por vezes, a ligação entre Outlook e Microsoft Project pode ser complicada. Se tiver problemas em ligar os dois programas, tente os seguintes passos:
– Certifique-se de que tem a última versão do Microsoft Project
– Verifique se o seu endereço de e-mail e palavra-passe do Outlook estão correctos
– Certifique-se de que tem as permissões correctas para ligar os dois programas
– Certifique-se de que as tarefas que está a tentar ligar são compatíveis
Se nenhuma destas etapas funcionar, contacte o seu departamento de TI para obter ajuda.
Depois de ter ligado o Outlook e o Microsoft Project, é importante manter o link seguro. Para tal, certifique-se de que está a utilizar uma palavra-passe segura que é única para o Outlook e o Microsoft Project. Além disso, considere permitir a autenticação de dois factores ou a utilização de uma rede privada virtual (VPN) para proteger a hiperligação.
A ligação entre o Outlook e o Microsoft Project pode ajudar as empresas a simplificar o seu fluxo de trabalho, aumentar a eficiência, e melhorar a gestão de projectos. Ao seguir os passos delineados neste artigo, pode facilmente ligar os dois programas e começar a tirar partido dos muitos benefícios que a ligação proporciona.
Existem algumas formas diferentes de se integrar com o Microsoft Project. Uma forma é utilizar o Add-In do Microsoft Project para o Office. Este add-in permite-lhe ligar-se a um servidor Microsoft Project e visualizar, editar e guardar os dados do seu projecto directamente em aplicações Microsoft Office. Outra forma de se integrar com o Microsoft Project é utilizar o Microsoft Project Connector. Este conector permite-lhe ligar-se a um servidor Microsoft Project e sincronizar os dados do seu projecto entre o Microsoft Project e outras aplicações.
Sim, o Microsoft Project pode enviar notificações por correio electrónico. Para configurar isto, vá para o menu Ficheiro e seleccione Opções. Na caixa de diálogo Opções, vá para a secção Notificações e seleccione a caixa de verificação Enviar e-mail. Pode então introduzir o endereço de correio electrónico que deseja utilizar para notificações.