A manutenção de registos pode ser uma tarefa morosa, mas é essencial que qualquer pequena LLC funcione sem problemas e se mantenha em conformidade com os regulamentos legais. A manutenção de registos organizados de todas as transacções financeiras, activos e passivos poupará tempo e dinheiro a longo prazo, bem como fornecerá às pequenas LLCs a informação necessária para tomar decisões comerciais sólidas. A manutenção de registos pode também ajudar as pequenas SRL a identificar potenciais problemas antes de se tornarem sérias e fornecer as provas necessárias para apoiar as suas reivindicações em disputas legais ou auditorias.
Quando se trata de manutenção de registos, existem vários tipos diferentes de registos que devem ser mantidos por pequenas LLCs. Estes incluem registos financeiros, tais como facturas, recibos, extractos bancários, documentos fiscais, e registos da folha de pagamentos. É igualmente importante manter registos de quaisquer activos detidos pela SRL, bem como registos de responsabilidades, tais como contas a pagar e empréstimos. Finalmente, os registos de quaisquer documentos legais, tais como contratos, devem também ser mantidos.
A organização de registos é essencial para qualquer SRL de pequena dimensão. É importante criar um sistema de arquivo que seja fácil de navegar e que permita a fácil recuperação de documentos quando necessário. Um bom sistema de arquivo deve incluir pastas para cada tipo de documento, tais como documentos fiscais, documentos financeiros, e documentos legais. Todos os documentos devem ser claramente etiquetados e organizados por ordem cronológica.
Para pequenos LLCs, há muitos programas de software de manutenção de registos disponíveis que podem ajudar a automatizar a tarefa de manutenção de registos. Estes programas podem ajudar as pequenas empresas a acompanhar as transacções financeiras, activos e passivos, bem como a gerar relatórios e fornecer outras informações úteis.
Uma vez organizados os registos, estes devem ser armazenados num local seguro. Isto pode ser um gabinete de arquivo físico ou um sistema de armazenamento online, tal como um serviço de armazenamento baseado em nuvem. Qualquer que seja o método de armazenamento escolhido, é importante certificar-se de que o acesso é limitado às pessoas que dele necessitam e que as cópias de segurança são regularmente tomadas e armazenadas num local separado.
Os diferentes tipos de registos devem ser mantidos durante diferentes períodos de tempo. Geralmente, a maioria dos registos financeiros deve ser mantida durante pelo menos três anos, enquanto que os documentos legais devem ser mantidos indefinidamente. É importante pesquisar os requisitos específicos para o tipo de empresa e registos a manter para assegurar que todos os registos necessários sejam conservados durante o período de tempo exigido.
Uma vez que um registo tenha atingido o seu período de retenção e já não seja necessário, deve ser destruído em segurança. Isto pode ser feito retalhando os documentos ou utilizando um serviço seguro de destruição de documentos.
A conservação de registos pode ser uma tarefa assustadora, mas não tem de ser. As pequenas LLCs devem começar por se familiarizar com os diferentes tipos de registos que precisam de ser mantidos. Deverão então criar um sistema de arquivo e encontrar um local de armazenamento seguro. Finalmente, devem pesquisar os requisitos específicos de retenção de registos e encontrar um serviço seguro de destruição de documentos para assegurar que todos os registos são mantidos em segurança e destruídos quando já não são necessários.
Não existe uma resposta única para esta pergunta, uma vez que os registos específicos que uma pequena empresa precisa de manter variarão dependendo do tipo, tamanho e localização da empresa. Contudo, existem algumas categorias gerais de registos que a maioria das pequenas empresas precisará de manter, incluindo registos financeiros, registos de empregados, e registos de clientes.
Os registos financeiros incluem tipicamente itens como facturas, recibos, extractos bancários, e registos fiscais. Os registos dos empregados podem incluir coisas como candidaturas a empregos, revisões de desempenho, e folhas de horas de trabalho. Os registos de clientes podem incluir informações de contacto, histórico de compras, e qualquer correspondência entre o cliente e a empresa.
Para além de acompanharem estes tipos específicos de registos, as pequenas empresas também precisam de estar atentas a quaisquer requisitos legais ou regulamentares que se possam aplicar à sua situação particular. Por exemplo, as empresas que vendem álcool ou produtos do tabaco podem ter de manter registos especiais para cumprir as leis estaduais e federais.
As SRL não são obrigadas a manter livros no sentido tradicional, mas devem manter registos precisos das suas finanças. Isto inclui a manutenção de registos de todas as receitas e despesas, bem como de quaisquer activos e passivos. As SRL podem também ser obrigadas a manter registos dos seus interesses de membros e de quaisquer alterações aos mesmos.
Para uma SRL, registaria as despesas da mesma forma que para qualquer outro negócio. Utilizaria um software de contabilidade para acompanhar as suas receitas e despesas, e criaria um orçamento para se certificar de que se mantém no bom caminho.
Existem quatro registos que as empresas devem manter: financeiro, cliente, empregado e inventário. Os registos financeiros incluem registos contabilísticos e extractos bancários. Os registos de clientes incluem informações de contacto e histórico de compras. Os registos de empregados incluem descrições de funções, currículos e análises de desempenho. Os registos de inventário incluem descrições de produtos, informação de fornecedores, e níveis de stock.