1. Vantagens dos sistemas de Petty Cash
A utilização de um sistema de petty cash pode ser benéfica para empresas de todas as dimensões. Em primeiro lugar, permite um tratamento mais eficiente de pequenas transacções em numerário, tais como as relacionadas com reembolsos. Em segundo lugar, pode ser utilizado para fazer pagamentos a vendedores, fornecedores, e clientes. Finalmente, pode ajudar a reduzir a quantidade de papelada associada às transacções em numerário e ajudar a manter um registo de todas as despesas.
2. Estabelecimento de protocolos de caixa pequena
Ao estabelecer um sistema de caixa pequena, é importante estabelecer protocolos claros sobre a forma como o sistema será utilizado. Isto inclui decidir quem será responsável por efectuar depósitos e levantamentos, bem como a forma como os reembolsos serão tratados. É igualmente importante estabelecer directrizes claras para os tipos de transacções que são permitidas pelo sistema e assegurar que são seguidos procedimentos adequados de tratamento de numerário.
Os controlos internos que são utilizados num sistema de numerário de pequeno montante dependerão da dimensão do negócio e dos tipos de transacções que são mais frequentemente efectuadas. Os controlos comuns para o dinheiro líquido incluem uma caixa fechada para armazenamento, acesso à caixa restrito a pessoal autorizado, um registo escrito que rastreia todas as transacções em dinheiro líquido, e um sistema de recibos pré-numerados.
É importante controlar a utilização de qualquer sistema de dinheiro líquido para garantir que está a ser utilizado de forma apropriada. Isto inclui reconciliar o montante total de numerário no sistema numa base regular e compará-lo com o montante de numerário que foi registado nos registos escritos do sistema. Além disso, é importante assegurar que todas as transacções sejam devidamente documentadas e que todos os recibos sejam contabilizados.
5. Separar os fundos de caixa pequenos dos fundos operacionais
Ao estabelecer um sistema de caixa pequeno, é importante assegurar que os fundos utilizados no mesmo sejam claramente separados dos utilizados para despesas operacionais gerais. Isto ajuda a assegurar que os fundos utilizados para transacções de pequenos montantes em numerário não sejam utilizados para outros fins. Além disso, ajuda a assegurar que sejam mantidos registos contabilísticos adequados para todas as transacções de pequenos montantes em numerário.
6. Estabelecimento de requisitos de documentação para o pequeno numerário
Ao estabelecer um sistema de pequeno numerário, é importante estabelecer requisitos claros de documentação para todas as transacções. Isto inclui requisitos sobre quando os recibos devem ser emitidos, que informações devem ser incluídas nos recibos, e como os recibos devem ser armazenados. Além disso, é importante assegurar que todas as transacções sejam devidamente documentadas e que todos os recibos sejam contabilizados.
7. implementação de medidas de segurança para pequenos montantes
A fim de manter a segurança de um sistema de pequenos montantes, é importante implementar medidas de segurança adequadas. Isto inclui manter o cofre de numerário fechado e armazenado num local seguro, assegurar que apenas pessoal autorizado tenha acesso ao cofre, e implementar um sistema de verificações e saldos que permita um controlo adequado de todas as transacções.
8 Auditoria interna dos fundos de caixa pequena
Finalmente, é importante auditar regularmente o sistema de caixa pequena para garantir que está a ser utilizado de forma adequada. Isto inclui a verificação de que os montantes de numerário no sistema correspondem aos montantes que estão documentados nos registos escritos do sistema. Além disso, é importante assegurar que todas as transacções são devidamente documentadas e que todos os recibos são contabilizados.
Os 5 controlos internos são:
1. estabelecimento da responsabilidade
2. Separação de funções
3. registos adequados
4. salvaguardas físicas
5. verificação interna independente
Existem alguns controlos internos fundamentais que devem estar em vigor sobre o processo de recibos de caixa:
1. deve haver uma pessoa ou equipa designada responsável pelo processamento dos recibos de caixa. Isto assegurará que existe uma separação de funções entre as pessoas que manuseiam o dinheiro e as pessoas que processam os recibos.
2. Deve haver um conjunto rigoroso de procedimentos para o processamento de recibos de caixa. Isto ajudará a assegurar que todos os recibos sejam devidamente contabilizados e que quaisquer discrepâncias possam ser rapidamente identificadas e resolvidas.
3. deve existir um sistema de conciliação dos recibos de caixa com os registos de vendas. Isto ajudará a assegurar que todos os recibos sejam contabilizados e que quaisquer discrepâncias possam ser rapidamente identificadas e resolvidas.
4. deverá existir um sistema de seguimento e comunicação de recibos de caixa. Isto ajudará a assegurar que todos os recibos sejam contabilizados e que quaisquer discrepâncias possam ser rapidamente identificadas e resolvidas.
O controlo interno sobre numerário é um processo concebido para assegurar a exactidão e integralidade das transacções em numerário de uma organização. Este processo inclui o desenvolvimento e implementação de políticas e procedimentos relacionados com recibos de caixa, desembolsos de dinheiro, e reconciliações de dinheiro. O controlo interno sobre dinheiro é importante porque ajuda a assegurar que as demonstrações financeiras de uma organização sejam exactas e livres de fraude ou erro.