Uma conta de despesas é uma subcategoria da conta ledger utilizada para acompanhar todos os custos incorridos por uma empresa. É utilizada para rastrear os custos associados à gestão de uma empresa, tais como salários, fornecimentos, materiais, e outros custos. As contas de despesas são importantes para que as empresas possam acompanhar as suas despesas, pois permitem-lhes ver para onde vai o seu dinheiro e qual a melhor forma de afectar os seus recursos.
As contas de despesas podem ser divididas em dois tipos principais: directas e indirectas. As contas de despesas directas incluem custos directamente relacionados com a produção de bens ou serviços, tais como salários, materiais, e serviços públicos. As contas de despesas indirectas, por outro lado, incluem custos que não estão directamente relacionados com a produção de bens ou serviços, tais como custos de marketing e publicidade, despesas de viagem, e material de escritório.
Para que as empresas possam acompanhar devidamente as suas despesas, devem registá-las no seu sistema contabilístico. Isto é normalmente feito através da publicação das transacções num livro razão geral. Ao registar uma conta de despesas, as empresas devem incluir a data da transacção, o tipo de conta de despesas, o montante da despesa, e qualquer informação adicional necessária para o registo adequado da transacção.
Após o registo das despesas, as empresas podem então analisar os dados para obterem uma melhor compreensão da sua situação financeira. As empresas podem utilizar os dados para identificar tendências nas suas despesas, tais como que despesas estão a aumentar ou a diminuir, bem como que despesas são necessárias e quais podem ser eliminadas. Esta análise pode ajudar as empresas a tomar melhores decisões sobre as suas despesas e elaboração de orçamentos.
As contas de despesas podem também ser utilizadas para criar orçamentos. As empresas podem utilizar os dados das contas de despesas para determinar quanto devem gastar em cada categoria das suas despesas. Isto irá ajudá-las a criar um orçamento que seja realista e exequível, garantindo ao mesmo tempo que não estão a gastar em excesso em nenhuma área.
As empresas devem também reconciliar as suas contas de despesas numa base regular. Isto é feito para assegurar que todas as despesas são devidamente registadas no sistema contabilístico e para assegurar que as despesas são exactas. Isto ajudará as empresas a assegurar que as suas demonstrações financeiras são exactas e que as suas despesas não estão a ser sobreavaliadas ou subavaliadas.
As empresas devem também ter controlos internos para as suas contas de despesas. Estes controlos podem ajudar a assegurar que todas as despesas são devidamente registadas e que as despesas são exactas. Os controlos internos podem também ajudar a proteger a empresa contra fraudes ou má gestão de fundos.
As empresas devem também considerar a realização de auditorias regulares às suas contas de despesas. Uma auditoria pode ajudar a identificar quaisquer discrepâncias ou erros no registo das despesas, bem como quaisquer potenciais áreas de fraude ou má gestão. A realização de uma auditoria pode também ajudar a assegurar que as despesas são exactas e que as demonstrações financeiras são fiáveis.
A utilização de contas de despesas pode ser muito benéfica para as empresas. Pode ajudá-las a acompanhar as suas despesas, a criar orçamentos realistas e a assegurar que as suas demonstrações financeiras sejam precisas. Pode também ajudar a proteger a empresa contra fraude ou má gestão de fundos. Além disso, pode ajudar as empresas a identificar áreas onde podem poupar dinheiro e tomar melhores decisões sobre as suas despesas.
As contas de despesas são utilizadas para acompanhar o dinheiro que uma empresa gasta em custos operacionais. Estes custos podem incluir coisas como aluguer, serviços públicos, salários, e inventário. As contas de despesas são importantes para as empresas rastrearem porque podem ajudar a identificar áreas onde a empresa está a gastar demasiado dinheiro. Ao rastrear despesas, as empresas podem fazer alterações aos seus hábitos de despesa e poupar dinheiro.
Não existe uma “regra” única para contas de despesas, uma vez que as contas específicas utilizadas irão variar dependendo do tipo e dimensão do negócio, e do sector específico em que opera. No entanto, em geral, as contas de despesas são utilizadas para acompanhar os custos associados à gestão do negócio, e podem incluir itens como aluguer, serviços públicos, inventário, fornecimentos, salários, e marketing.
Existem quatro tipos de despesas: operacionais, não operacionais, de capital, e extraordinárias.
As despesas de funcionamento são as que são incorridas nas operações diárias de uma empresa. Incluem coisas como aluguer, serviços públicos, salários, e inventário.
Despesas não operacionais são aquelas que não estão directamente relacionadas com o funcionamento da empresa. Incluem coisas como juros sobre empréstimos, impostos, e taxas legais.
As despesas de capital são aquelas que são utilizadas para adquirir ou melhorar activos a longo prazo. Incluem coisas como maquinaria, edifícios, e veículos.
Despesas extraordinárias são aquelas que não são esperadas ou orçamentadas. Incluem coisas como catástrofes naturais, acordos legais, e amortizações.
Existem algumas formas diferentes de calcular as despesas, mas o método mais comum é simplesmente subtrair o custo dos bens vendidos (CPV) das receitas totais. Isto dar-lhe-á o seu lucro bruto, que pode então ser dividido pela receita total para obter o seu rácio de despesas.