Uma organização de aquisições é uma organização dentro de uma empresa que é responsável pela aquisição e gestão de bens e serviços. Estas organizações são tipicamente responsáveis por todo o ciclo de compras que inclui a identificação de uma necessidade, pesquisa de potenciais fornecedores, colocação de encomendas, e gestão da entrega e pagamento de bens e serviços. As organizações de aquisição são importantes para as empresas, pois ajudam a assegurar que os bens e serviços são adquiridos aos fornecedores mais adequados da forma mais rentável.
Existem dois tipos principais de organizações de aquisição: centralizadas e descentralizadas. As organizações de compras centralizadas são tipicamente dirigidas por um único executivo e têm um único ponto de contacto para toda a actividade de compras. As organizações de compras descentralizadas estão tipicamente divididas em departamentos liderados por vários executivos, cada um com o seu próprio ponto de contacto.
As organizações de compras centralizadas oferecem muitos benefícios, tais como o aumento da eficiência e a redução de custos. Com uma abordagem centralizada, as organizações são capazes de identificar e comparar múltiplos fornecedores antes de tomarem uma decisão de compra. Isto reduz o risco de comprar a um fornecedor inadequado e ajuda a assegurar que os bens e serviços são adquiridos à taxa mais rentável.
As organizações de compras descentralizadas oferecem às organizações a capacidade de adaptar as suas estratégias de compra às necessidades específicas dos seus departamentos. Isto significa que diferentes departamentos podem concentrar as suas actividades de compras em certos tipos de bens e serviços, o que pode ajudar a assegurar que a organização está a adquirir os bens e serviços da melhor qualidade para as suas necessidades.
5 Estrutura de uma Organização Centralizada de Compras
Uma organização centralizada de compras consiste tipicamente num Chefe de Compras (CPO) que lidera toda a equipa, e uma equipa de profissionais de compras. O CPO é responsável pela supervisão de todo o ciclo de compras, desde a pesquisa de potenciais fornecedores até à gestão da entrega e pagamento de bens e serviços. Os profissionais de compras são responsáveis pela realização das actividades diárias da organização, tais como a pesquisa de potenciais fornecedores e a realização de encomendas.
Uma organização de compras descentralizada consiste tipicamente em múltiplos departamentos, cada um com o seu próprio executivo e equipa de profissionais de compras. Os executivos de cada departamento são tipicamente responsáveis pela supervisão das actividades de compras dos seus respectivos departamentos. Os profissionais de compras de cada departamento são responsáveis pela pesquisa de potenciais fornecedores, colocação de encomendas, e gestão da entrega e pagamento de bens e serviços.
Os profissionais de compras são responsáveis pelas actividades quotidianas de uma organização de compras. Estas actividades podem incluir a pesquisa de potenciais fornecedores, a colocação de encomendas, e a gestão da entrega e pagamento de bens e serviços. Além disso, os profissionais de aquisições podem ser responsáveis pela monitorização do desempenho dos fornecedores e pela realização de revisões regulares para assegurar que a organização está a adquirir os bens e serviços da melhor qualidade à taxa mais rentável.
As organizações de aprovisionamento podem também ser responsáveis pelo aprovisionamento interno e aprovisionamento externo. A aquisição interna refere-se à aquisição de bens e serviços a partir do interior da empresa. O aprovisionamento externo refere-se ao aprovisionamento de bens e serviços a partir do exterior da empresa.
As organizações de aprovisionamento enfrentam muitos desafios, tais como gerir as relações com fornecedores, manter-se actualizadas sobre as tendências da indústria, e assegurar que os bens e serviços são adquiridos aos fornecedores mais rentáveis. Além disso, as organizações de aquisições devem assegurar que as suas aquisições estão em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis.
Não existe uma resposta única para esta pergunta, uma vez que a estrutura de uma equipa de compras variará dependendo da dimensão e das necessidades da organização. Contudo, existem alguns elementos comuns que devem ser incluídos em qualquer equipa de compras.
A equipa deverá idealmente ser liderada por um Chefe de Compras (CPO), que será responsável pela definição da estratégia e direcção da equipa. O CPO será apoiado por uma equipa de compradores, que será responsável pela realização das actividades quotidianas de aprovisionamento.
A equipa deverá também ter acesso a funções de apoio especializadas, tais como gestão de contratos, jurídica e financeira. Estas funções fornecerão aconselhamento especializado e apoio à equipa em questões específicas.
A equipa de compras deverá estar estreitamente alinhada com a estratégia empresarial da organização. A equipa deve estar consciente dos objectivos da organização e de como a aquisição pode ajudar a alcançá-los.
A equipa deve ter uma compreensão clara dos processos internos da organização e de como estes se encaixam. Isto assegurará que as actividades de aquisição sejam levadas a cabo de uma forma eficiente e eficaz.
A equipa deve ter boas capacidades de comunicação e de relacionamento interpessoal. Devem ser capazes de construir relações com as partes interessadas internas e externas.
A equipa deverá ser capaz de utilizar software e sistemas de aquisição. Deverão ser capazes de utilizar eficazmente a tecnologia para apoiar o processo de aquisição.