Quando se trata de compreender a retenção na fonte sobre a Segurança Social na folha de pagamentos, é essencial compreender primeiro os princípios básicos do sistema fiscal da Segurança Social. O sistema fiscal da Segurança Social é um programa federal que exige aos empregadores, empregados e trabalhadores independentes o pagamento de impostos sobre os seus rendimentos. O imposto da Segurança Social é utilizado para financiar os benefícios disponíveis ao abrigo do programa da Segurança Social, tais como a reforma e os subsídios de invalidez.
Uma vez estabelecidos os fundamentos do sistema fiscal da Segurança Social, os empregadores devem calcular o montante do imposto da Segurança Social a reter dos salários de cada empregado. Antes de os empregadores poderem fazer isto, devem estar cientes da taxa de imposto actual da Segurança Social e do limite da base salarial, que é o montante máximo de rendimentos sujeitos ao imposto da Segurança Social para o ano em curso. Os empregadores devem também considerar quaisquer deduções que um empregado possa ter, tais como contribuições sindicais ou prémios de seguro médico, ao calcular a retenção na fonte do imposto da Segurança Social.
Os empregadores devem também assegurar-se de que contabilizam e declaram correctamente as contribuições do trabalhador para a Segurança Social. Os empregadores são responsáveis por declarar e depositar as contribuições do trabalhador para a Segurança Social na Administração da Segurança Social. Os empregadores devem também fornecer aos empregados um Formulário W-2, que inclui os salários da Segurança Social do empregado e os impostos correspondentes retidos.
Antes de os empregadores poderem iniciar a retenção de impostos da Segurança Social do empregado, devem primeiro determinar se o empregado é elegível para ser tributado. Os empregados são geralmente elegíveis para serem tributados se forem cidadãos dos EUA ou estrangeiros residentes que tenham obtido um número de Segurança Social. Os funcionários que não são elegíveis para a retenção de impostos da Segurança Social incluem aqueles que são estrangeiros não residentes e aqueles que não são empregados por um empregador dos EUA.
Os empregadores devem também estar cientes das regras de retenção na fonte da Segurança Social, incluindo o limite da base salarial, a taxa de imposto, e quando os impostos devem ser retidos. Os empregadores devem estar cientes de quaisquer alterações ao limite da base salarial e à taxa de imposto, uma vez que estas podem variar de ano para ano. Os empregadores devem também compreender que salários estão sujeitos ao imposto da Segurança Social e quando os impostos devem ser retidos.
A taxa de imposto da Segurança Social é determinada pela Administração da Segurança Social e pode variar de ano para ano. Os empregadores devem assegurar-se de que estão a utilizar a taxa de imposto actual da Segurança Social para calcular a retenção na fonte do imposto da Segurança Social do empregado. Os empregadores devem também estar cientes de que a taxa de imposto da Segurança Social é diferente da taxa de imposto do Medicare.
Os empregadores devem também manter o controlo da retenção na fonte da Segurança Social para cada empregado. Os empregadores devem manter registos do montante de impostos da Segurança Social retidos dos salários de cada empregado e quando os impostos foram pagos à Administração da Segurança Social. Os empregadores devem também manter um registo de quaisquer alterações à taxa de imposto da Segurança Social ou ao limite da base salarial para assegurar que são efectuados cálculos precisos para cada empregado.
Os trabalhadores independentes estão também sujeitos à retenção na fonte do imposto da Segurança Social. Os trabalhadores independentes devem calcular o montante dos impostos da Segurança Social a reter dos seus próprios salários e declarar e pagar os impostos à Administração da Segurança Social. Os trabalhadores independentes devem também manter registos dos seus pagamentos de impostos à Segurança Social para garantir que são declarados e pagos com exactidão.
Depois de os empregadores terem calculado o montante do imposto da Segurança Social a reter dos salários dos empregados, devem declarar e pagar os impostos à Administração da Segurança Social. Os empregadores devem declarar e pagar os impostos através do Sistema de Pagamento Electrónico de Impostos Federais (EFTPS) ou enviando um cheque ou ordem de pagamento à Administração da Segurança Social. Os empregadores devem manter registos dos impostos pagos para assegurar que todos os pagamentos de impostos à Segurança Social são exactos e atempados.
A Administração da Segurança Social (SSA) utiliza algo chamado “índice salarial” para calcular os salários da Segurança Social a partir dos cheques de pagamento. O índice salarial é uma percentagem do índice salarial médio nacional. A SSA utiliza o índice salarial para ajustar os salários à inflação.
Para calcular a retenção da folha de pagamento, terá primeiro de determinar o montante de dinheiro que será retido do cheque de pagamento de cada empregado. Para o fazer, terá de conhecer o salário bruto do empregado, a taxa de retenção, e o número de retenções na fonte.
O salário bruto é o montante total de dinheiro ganho pelo empregado num período de pagamento. A taxa de retenção na fonte é a percentagem da remuneração bruta do empregado que será retida para impostos. O número de subsídios de retenção na fonte é o número de dependentes que o empregado tem.
Para calcular o montante a reter do salário de um empregado, será necessário multiplicar o salário bruto do empregado pela taxa de retenção na fonte. Depois, terá de subtrair o número de subsídios de retenção do montante de dinheiro retido.