Um guia completo para a composição de cartas comerciais profissionais com anexos
Escrever uma carta comercial com um anexo requer um certo nível de delicadeza, pois é uma comunicação formal que fala ao profissionalismo e inteligência do destinatário. Quer esteja a escrever a um potencial cliente ou a um superior, é importante dedicar tempo a elaborar uma carta bem escrita que apresente os factos de uma forma clara e concisa. Para o ajudar a escrever a carta perfeita, este guia está aqui para fornecer uma visão abrangente do processo.
Antes de começar a escrever a carta, é importante compreender a finalidade da carta e do anexo. Uma carta de negócios com um anexo é tipicamente utilizada para fornecer provas e informações adicionais ao destinatário. Isto pode variar desde uma brochura de produto, uma factura, até um documento detalhado que esboça uma proposta. A compreensão da finalidade tanto da carta como do anexo ajudará a elaborar uma carta profissional que comunica eficazmente a informação.
Antes de começar a escrever a carta, deverá preparar a informação que necessita de incluir. Isto envolve a recolha das informações de contacto necessárias, a recolha dos factos que precisa de apresentar, e a pesquisa do destinatário. Isto irá ajudá-lo a elaborar uma carta persuasiva que fale dos interesses e necessidades do destinatário.
Uma vez recolhidas as informações necessárias, poderá começar a redigir a carta, elaborando uma saudação apropriada. Esta deve ser profissional e incluir o nome e título do destinatário, se disponível. Dependendo do nível de familiaridade entre si e o destinatário, poderá querer usar uma saudação mais formal, tal como “Caro Sr./Ms.” ou “Caro Dr.”.
O corpo da carta deve fornecer uma visão geral da finalidade da carta e do seu anexo. Esta secção deve ser redigida de forma clara e concisa e deve incluir factos e detalhes que apoiem o seu propósito. Certifique-se de utilizar linguagem e gramática apropriadas, pois esta secção irá reflectir o seu profissionalismo e inteligência.
Uma vez que o corpo da carta esteja completo, deverá finalizar a carta, acrescentando uma saudação de encerramento. Esta deve ser profissional e deve incluir o nome e título do destinatário, se disponível. Dependendo do nível de familiaridade entre si e o destinatário, poderá querer usar uma saudação mais formal, tal como “Atenciosamente” ou “Melhores cumprimentos”.
Ao formatar a carta, existem certas convenções que deve seguir para garantir que a carta tenha um aspecto profissional. Estas incluem a utilização de uma fonte padrão, tal como Arial ou Times New Roman, e o espaçamento correcto do texto. Além disso, certifique-se de incluir a sua informação de contacto no final da carta, uma vez que isto facilitará o contacto do destinatário.
O tipo de anexo que escolher para a carta dependerá da finalidade da mesma. Se estiver a enviar uma brochura de produto, por exemplo, poderá querer incluir uma versão digital da brochura como anexo à carta. Se estiver a enviar uma factura, poderá querer incluir uma versão impressa da factura no envelope.
Uma vez escolhido o tipo de anexo, pode adicioná-lo à carta. Se estiver a enviar uma versão digital do recinto, pode anexá-la ao e-mail. Se estiver a enviar uma versão impressa, pode incluí-la no envelope com a carta. Certifique-se de etiquetar claramente o envelope para que o destinatário saiba o que é.
Escrever uma carta comercial com um anexo pode parecer uma tarefa assustadora, mas com este guia abrangente, poderá compor uma carta profissional que apresente os factos de uma forma clara e concisa. Ao compreender a finalidade da carta e do anexo, preparar a informação que necessita de incluir, elaborar a saudação de abertura, escrever o corpo da carta, finalizar a carta, formatar a carta, escolher o tipo de anexo, e adicionar o anexo à carta, poderá escrever a carta perfeita.
Um recinto é uma informação extra que é incluída com uma carta, normalmente no final. Pode ser algo tão simples como uma lista de anexos que declara que materiais adicionais estão incluídos com a carta.
Não há uma resposta definitiva a esta pergunta, pois depende da preferência pessoal e do contexto específico do e-mail. Contudo, alguns peritos recomendam que se coloque “CC” antes de “ENC” na maioria dos casos, pois isto indica que o correio electrónico está a ser enviado para múltiplos destinatários e que todos os destinatários devem ter acesso à mesma informação.
Existem algumas formas diferentes de denotar que anexos estão incluídos com uma carta comercial, mas a mais comum é listá-los após o bloco de assinatura. Por exemplo:
Envolventes:
– Currículo
– Transcrição
– Carta de recomendação