O pessoal do balcão de atendimento serve como porteiro de um consultório médico. São as primeiras pessoas que o paciente encontra quando entra no consultório e as últimas pessoas que vê quando sai do consultório. A sua função é registar pacientes, responder a perguntas, e assegurar que o paciente está confortável e informado. É importante compreender o papel da recepção no consultório de um médico, a fim de prestar o melhor serviço possível.
O pessoal da recepção deve saudar os pacientes quando estes chegam e fazê-los sentir-se bem-vindos. Devem pedir ao paciente as suas informações demográficas, tais como nome, morada, número de telefone, e informações sobre seguros. O balcão de atendimento deve também recolher quaisquer co-pagamentos que possam ser devidos.
O pessoal da recepção deve poder marcar marcações para os pacientes e avisá-los de qualquer papelada necessária que tenha de ser preenchida antes da marcação. Devem também ser capazes de responder a quaisquer perguntas que o paciente possa ter sobre a marcação de consultas.
O pessoal de balcão é responsável pela manutenção da base de dados dos pacientes. Isto inclui a actualização de qualquer informação demográfica ou de seguros, a introdução de novas informações sobre os pacientes, e a garantia de que todos os registos são exactos.
O pessoal de balcão de atendimento deve ser capaz de responder às chamadas e emails recebidos de forma rápida e eficiente. Devem também ser capazes de encaminhar chamadas para o pessoal apropriado.
O pessoal do balcão de atendimento deverá ser capaz de tratar de transacções financeiras tais como a recolha de co-pagamentos, apresentação de reclamações de seguros, e processamento de pagamentos.
O pessoal de balcão de atendimento deve estar familiarizado com os regulamentos HIPAA e compreender a importância de manter a informação dos pacientes confidencial.
O pessoal de balcão deve manter uma atmosfera profissional no consultório. Isto inclui ser educado e cortês para com os pacientes e o pessoal, seguir as políticas do consultório, e aderir às instruções do médico.
O pessoal da recepção deve ser capaz de realizar outras tarefas administrativas, tais como arquivar, fotocopiar, e enviar por fax documentos. Devem também ser capazes de responder a perguntas sobre o consultório e os seus serviços.
Ao compreender e aderir a estas funções, o pessoal de balcão de atendimento pode gerir com sucesso e eficiência as funções de balcão de atendimento de um consultório médico. Isto garantirá que os pacientes recebam o melhor serviço possível e que o consultório funcione sem problemas.
O pessoal da recepção médica é responsável por uma variedade de tarefas, incluindo saudar os pacientes, marcar consultas, tratar de consultas de pacientes, e cobrar co-pagamentos e outros pagamentos. Podem também ser responsáveis pela verificação da cobertura do seguro e pela manutenção dos registos médicos. Em instalações maiores, os trabalhadores de balcão médico podem especializar-se em uma ou mais destas áreas.
Um bom recepcionista médico é alguém que é organizado, eficiente e tem excelentes capacidades de serviço ao cliente. Deve ser capaz de acompanhar as consultas, tratar dos pagamentos e responder a quaisquer perguntas que os pacientes possam ter. Devem também ser simpáticos e pessoais, para que os pacientes se sintam à vontade para vir ao consultório do médico.
As cinco funções de uma recepcionista são as seguintes: 1. Responder às chamadas recebidas e receber mensagens. 2. Cumprimentar os visitantes e encaminhá-los para o escritório ou indivíduo apropriado. 3. Manter horários e calendários. 4. Tratar do correio de entrada e de saída. 5. Desempenhar funções gerais de escritório tais como arquivar, enviar fax e copiar.
Um dia típico para uma recepcionista médica pode incluir atender chamadas telefónicas, marcar consultas, verificar os pacientes, e preencher a papelada. Podem também ser responsáveis pela recolha dos co-pagamentos dos pacientes e pelo tratamento das consultas de facturação. As recepcionistas médicas podem trabalhar em vários locais, tais como hospitais, clínicas ou consultórios privados.
As três funções importantes do balcão de atendimento são o atendimento ao cliente, o tratamento das consultas dos clientes, e a gestão das reclamações dos clientes. O serviço ao cliente é importante porque é a primeira e última impressão que os clientes vão ter da empresa. O tratamento das questões dos clientes é importante porque permite à empresa abordar as preocupações dos clientes e resolver problemas. A gestão de reclamações de clientes é importante porque permite à empresa melhorar os seus produtos e serviços.