A colaboração multi-utilizador em Excel pode ser uma ferramenta útil para equipas que necessitem de partilhar e editar documentos. Permite a múltiplos utilizadores aceder ao mesmo ficheiro Excel em simultâneo e fazer alterações ao mesmo, tornando mais fácil a colaboração em projectos. Neste artigo, discutiremos os passos a dar para permitir a colaboração multi-utilizador em Excel.
O primeiro passo na criação de um ficheiro Excel para colaboração multi-utilizador é guardá-lo num local partilhado. Isto pode ser uma unidade de rede partilhada, um serviço de armazenamento em nuvem como Dropbox, ou mesmo um anexo de e-mail. Uma vez o ficheiro guardado num local partilhado, o passo seguinte é configurar as permissões para o ficheiro. Isto irá determinar quem pode aceder ao ficheiro e o que podem fazer com ele.
Atribuição de permissões a um ficheiro Excel partilhado
Uma vez que o ficheiro tenha sido guardado num local partilhado, é possível atribuir-lhe permissões. Isto determinará quem pode aceder ao ficheiro e o que podem fazer com ele. Por exemplo, pode dar a certos utilizadores permissões só de leitura, o que lhes permitirá ver o ficheiro mas não fazer quaisquer alterações. Pode também dar aos utilizadores acesso total, o que lhes permitirá ver, fazer alterações, e apagar o ficheiro.
A Microsoft oferece versões online do Excel, tais como Excel Online e Office 365. Estas versões do Excel permitem a colaboração de múltiplos utilizadores num documento em tempo real. Também permite que os utilizadores trabalhem no mesmo documento a partir de locais diferentes. Isto significa que os utilizadores não precisam de estar no mesmo escritório para colaborar num projecto.
Se estiver a utilizar o Excel Online para colaboração de múltiplos utilizadores, pode convidar outros utilizadores a trabalharem no mesmo documento. Basta introduzir o seu endereço de correio electrónico no menu ‘Partilhar’ e ser-lhe-á enviado um convite para ver e editar o documento. Pode também definir permissões para cada utilizador, tais como se podem ver e editar o documento, ou apenas visualizá-lo.
Se estiver a utilizar o Excel numa rede, pode activar a colaboração multi-utilizador através da criação de uma pasta partilhada. Isto permitirá a múltiplos utilizadores aceder ao mesmo ficheiro Excel em simultâneo e fazer alterações ao mesmo. Também pode configurar permissões para determinar quem pode aceder ao ficheiro e o que podem fazer com ele.
Por vezes, quando vários utilizadores estão a colaborar num ficheiro Excel, pode haver problemas tais como corrupção de dados ou conflitos entre utilizadores. Para evitar estes problemas, deve certificar-se de que todos os utilizadores estão a utilizar a mesma versão do Excel, e que têm as últimas actualizações. Deve também certificar-se de que todos os utilizadores têm as permissões correctas e que estão a seguir os protocolos correctos.
A colaboração multi-utilizador em Excel pode ser uma óptima forma de as equipas partilharem e editarem documentos. Ao tomar as medidas descritas neste artigo, pode permitir a colaboração multi-utilizador em Excel e garantir que todos os utilizadores têm as permissões correctas e que estão a seguir os protocolos correctos. Isto ajudará a evitar quaisquer problemas que possam surgir de múltiplos utilizadores a trabalhar no mesmo ficheiro.