Quando se trata de análise de dados e acompanhamento de tendências, o Excel é uma das ferramentas mais poderosas disponíveis. Há muitas características e opções disponíveis, e uma delas é a capacidade de criar uma lista drop-down de datas. Isto pode ser utilizado para seleccionar rapidamente uma data de uma lista, tornando a introdução de dados mais eficiente. Neste artigo, veremos como criar uma lista pendente de datas no Excel.
1. compreender os conceitos básicos das células e fórmulas do Excel – Para criar uma lista pendente de datas, é importante compreender como funcionam as células e fórmulas do Excel. As células podem armazenar texto, números, e fórmulas. Uma fórmula é uma equação que pode efectuar cálculos e devolver um resultado. As fórmulas podem ser usadas para criar intervalos dinâmicos de datas que podem ser usados para preencher a lista pendente.
2. Configuração do intervalo de datas – O primeiro passo é decidir que intervalo de datas pretende incluir na lista suspensa. Isto dependerá dos dados que estiver a seguir na folha de cálculo. Por exemplo, se estiver a seguir as vendas mensais, vai querer incluir o mês corrente e os 11 meses anteriores.
3. criar uma lista simples de datas – Uma vez decidido o intervalo de datas, terá de criar uma lista simples de datas. Isto pode ser feito manualmente, digitando cada data numa coluna da folha de cálculo, ou automaticamente, utilizando uma fórmula. A fórmula utilizada dependerá do intervalo de datas que tiver escolhido.
4. utilização da ferramenta de validação de dados para criar a lista drop-down – Uma vez criada a lista de datas, o passo seguinte é utilizar a ferramenta de validação de dados para criar a lista drop-down. Esta ferramenta permitir-lhe-á seleccionar uma única célula ou intervalo de células, e depois configurar a lista de opções que aparecerão na lista pendente.
5. Adicionando um formato de data personalizado – Para facilitar a utilização da lista pendente, pode adicionar um formato de data personalizado. Isto permitir-lhe-á exibir as datas num formato mais legível, tal como mês/dia/ano. Para o fazer, terá de utilizar a caixa de diálogo Format Cells.
6. Trabalhar com intervalos nomeados no Excel – Os intervalos nomeados são uma ferramenta poderosa no Excel que lhe permite atribuir um nome a um intervalo de células. Isto facilita a referência ao intervalo em fórmulas, e também pode ser utilizado para criar a lista pendente. Para utilizar intervalos nomeados, terá de criar o intervalo e depois atribuir-lhe um nome.
7. Adição de uma regra de formatação condicional à lista pendente de datas – Para facilitar a utilização da lista pendente, pode adicionar uma regra de formatação condicional para destacar a data actualmente seleccionada. Isto facilitará a identificação da data que está actualmente seleccionada.
8. Automatizar a Lista pendente com VBA – Se precisar de criar uma lista pendente mais complexa do que uma simples lista de datas, pode usar Visual Basic for Applications (VBA) para automatizar o processo. VBA é uma linguagem de scripting que pode ser usada para criar macros poderosas e adicionar características personalizadas às suas folhas de cálculo.
Criar uma lista pendente de datas no Excel é uma óptima forma de tornar a introdução de dados mais eficiente. Ao compreender o básico de células e fórmulas, configurar o intervalo de datas, usar a ferramenta de validação de dados, adicionar um formato de data personalizado, trabalhar com intervalos nomeados, adicionar uma regra de formatação condicional, e automatizar o processo com VBA, pode criar uma lista suspensa poderosa e útil.
Para criar uma lista de datas no Excel, terá de usar a função DATE. Esta função requer três argumentos: o ano, o mês, e o dia. Por exemplo, para criar uma lista de datas a partir de 1 de Janeiro de 2016, deverá utilizar a seguinte fórmula: =DATE(2016,1,1).
Para agrupar datas numa lista suspensa em Excel, pode usar a função TEXT. Por exemplo, se tiver uma lista de datas nas células A1:A5, pode usar a seguinte fórmula na célula B1:
=TEXT(A1, “mm/dd/yyyy”)
Isto irá exibir a data na célula A1 como mm/dd/yyyy.
Existem algumas formas diferentes de criar uma lista de datas. Uma forma é utilizar uma lista pendente de validação de dados. Para o fazer, primeiro seleccione as células que pretende conter a lista. Depois, vá para o separador Dados e clique em Validação de Dados. Na caixa de diálogo Validação de Dados, seleccionar o separador Definições. Na caixa de diálogo Permitir, seleccionar Lista. Em seguida, na caixa Fonte, digite o intervalo de datas que pretende utilizar, separado por vírgulas. Por exemplo, se quiser que a lista inclua as datas de 1 de Janeiro de 2016 até 31 de Dezembro de 2016, digite “1/1/2016,12/31/2016”. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo.
Outra forma de criar uma lista suspensa de datas é utilizar um intervalo nomeado. Para o fazer, seleccione primeiro as células que pretende incluir na lista. Depois, vá para o separador Fórmulas e clique em Definir Nome. Na caixa de diálogo Novo Nome, digite um nome para o intervalo na caixa Nome. Depois, na caixa Refers to box, digite o intervalo de datas que pretende utilizar, entre parênteses rectos. Por exemplo, se quiser que a lista inclua as datas de 1 de Janeiro de 2016 até 31 de Dezembro de 2016, digite “[1/1/2016]:[12/31/2016]”. Clique OK para fechar a caixa de diálogo.