O Conselho de Administração é parte integrante de qualquer organização, uma vez que é responsável pela supervisão das actividades da organização. Os directores prestam aconselhamento e orientação à organização, ajudando a assegurar que esta está a operar no melhor interesse dos seus intervenientes. É importante que todos os membros do conselho de administração compreendam o seu papel, assim como os requisitos que devem cumprir.
As reuniões do conselho de administração devem ser conduzidas de forma profissional, com protocolos claros para assegurar que a reunião seja produtiva e eficiente. Os protocolos devem incluir regras para a conduta dos membros do conselho, procedimentos para a tomada de decisões, e directrizes para a comunicação.
Os membros do Conselho de Administração devem comparecer em cada reunião bem preparada. Isto inclui a pesquisa dos tópicos a discutir, a revisão de documentos relevantes, e a recolha de informações para apoiar as decisões que serão tomadas. Todos os membros da direcção devem estar familiarizados com a visão e objectivos da organização, e compreender o que se espera deles.
Deve ser estabelecida uma agenda antes de cada reunião para assegurar que todos os tópicos sejam abordados atempadamente. A agenda deve incluir o calendário para cada ponto, bem como quaisquer instruções ou materiais especiais que precisem de ser fornecidos.
Em cada reunião da direcção deve ser elaborada uma acta, que deve incluir a data, hora e local da reunião, os nomes das pessoas presentes, e um resumo dos tópicos discutidos. A acta deve também incluir quaisquer decisões ou moções que tenham sido tomadas.
As reuniões do conselho de administração devem cumprir todas as leis e regulamentos aplicáveis. Isto inclui certificar-se de que todas as votações são realizadas de acordo com a lei corporativa, e que todas as reuniões são devidamente documentadas.
O conselho de administração deve assegurar que todas as reuniões sejam conduzidas de uma forma transparente e aberta. Isto inclui permitir a participação das partes interessadas nas reuniões e dar ao público a oportunidade de dar o seu contributo.
No final de cada reunião, o conselho de administração deve avaliar o desempenho da reunião e fazer os ajustamentos necessários. Isto inclui a avaliação da eficácia da agenda, da eficácia do processo de tomada de decisões e da produtividade global da reunião.
Um conjunto de regras para a condução de reuniões do conselho é tipicamente chamado “Roberts Rules of Order”. Estas regras abrangem tópicos como a forma de convocar uma reunião, como eleger um presidente, como admitir e excluir membros, como conduzir o debate, e como tomar e registar votos.
Não existem requisitos legais específicos para as actas das reuniões, mas podem ser importantes para ter como registo do que foi discutido e decidido numa reunião. As actas devem geralmente incluir as seguintes informações:
-A data, hora e local da reunião
-A lista de participantes
-A resumo dos tópicos discutidos
-A quaisquer decisões tomadas ou itens de acção atribuídos
-A acta pode ser redigida por qualquer pessoa que esteja presente na reunião, e não precisa de ser formalmente aprovada ou assinada por ninguém. No entanto, é importante assegurar que as actas sejam exactas e completas, pelo que muitas vezes é melhor que alguém tome uma acta que não esteja directamente envolvido na discussão.
A resposta a esta pergunta depende dos estatutos da organização em questão. Em geral, os directores têm o direito de ser notificados de todas as reuniões do conselho, mas pode haver algumas excepções. Por exemplo, se o estatuto permitir que os directores renunciem ao seu direito de notificação, então poderão não receber notificação de todas as reuniões. Além disso, se o conselho decidir realizar uma reunião de emergência, os directores podem não receber notificação prévia. No entanto, na maioria dos casos, os directores devem esperar ser notificados de todas as reuniões do conselho com antecedência.
Não existe um intervalo mínimo estabelecido entre as reuniões do conselho, mas a maioria das empresas pretende realizar pelo menos uma reunião por trimestre. Isto assegura que o conselho seja mantido actualizado sobre o progresso da empresa e permite que sejam tomadas decisões atempadas sobre o negócio.
Não há uma resposta a esta pergunta, pois dependerá do papel específico do director dentro da empresa, bem como da dimensão e estrutura da empresa. No entanto, em geral, um director terá provavelmente de participar em várias reuniões semanais, incluindo reuniões do conselho de administração, reuniões de comités, e outras reuniões com accionistas, empregados, e outras partes interessadas.