Os protocolos de Petty Cash referem-se às regras e procedimentos de gestão de pequenas quantias em numerário para efeitos de pagamento de despesas menores. Estes protocolos ajudam a assegurar que o fundo de caixa de pequeno montante é utilizado de forma eficiente e adequada, e que é regularmente controlado e contabilizado.
O estabelecimento de protocolos claros para a gestão de fundos de pequeno montante significa também atribuir responsabilidade pela gestão do fundo. Geralmente, uma ou duas pessoas devem ser responsáveis pela supervisão do fundo, enquanto outras podem ser responsáveis pela gestão quotidiana.
As organizações devem também estabelecer políticas para reger a utilização do fundo de pequeno montante. Estas políticas devem especificar quem está autorizado a fazer e aprovar os pagamentos do fundo, que tipos de despesas podem ser pagas, e que documentação é necessária para o reembolso.
É importante especificar que tipos de documentação são necessários para os reembolsos de pequenos montantes em numerário. Isto pode incluir recibos, facturas, ou outras formas de prova de compra. Esta documentação deve ser mantida em arquivo para assegurar que as transacções são devidamente contabilizadas.
A criação efectiva do fundo de caixa de pequeno montante deve ser feita de acordo com as políticas e procedimentos da organização. Isto inclui determinar o montante de dinheiro a ser reservado e determinar como os fundos serão mantidos em segurança.
As organizações devem também estabelecer limites ao montante de dinheiro que pode ser reembolsado pelo fundo de caixa de pequena dimensão. Isto ajuda a assegurar que o fundo não seja utilizado para despesas grandes e desnecessárias.
É importante reconciliar as contas de caixa de pequeno montante numa base regular. Isto implica comparar a quantidade de dinheiro no fundo com a quantidade que é documentada como tendo sido gasta e assegurar que os dois números coincidem.
As organizações devem também assegurar que o fundo de pequenos montantes seja mantido em segurança. Isto pode incluir manter o fundo numa caixa ou gaveta fechada, e ter duas pessoas responsáveis pela sua supervisão.
Finalmente, as organizações devem auditar regularmente as suas transacções de pequenos montantes em dinheiro. Isto assegura que o fundo está a ser utilizado de forma apropriada, e que não está a ocorrer qualquer fraude ou utilização indevida.
Existem dois métodos de manuseamento de pequenos montantes: o sistema de impressão e o fundo de pequenos montantes.
O sistema de impressão é onde uma certa quantidade de dinheiro é designada como dinheiro de pequeno valor, e quando esse dinheiro é utilizado, é reabastecido até à quantidade original. Este sistema requer a manutenção de registos detalhados a fim de manter um registo de todas as transacções.
O fundo de caixa pequeno é onde uma certa quantia de dinheiro líquido é reservada e utilizada conforme necessário. Este sistema não requer tanta manutenção de registos, mas pode ser mais difícil rastrear onde o dinheiro está a ser gasto.
Não existe uma resposta única para esta pergunta, uma vez que o melhor controlo para o dinheiro de pequeno montante variará dependendo das necessidades e circunstâncias específicas do negócio. No entanto, alguns dos controlos possíveis para o dinheiro líquido incluem a exigência de pré-aprovação para todas as despesas, a manutenção de um registo detalhado do dinheiro líquido, e ter um funcionário designado responsável pela gestão do dinheiro líquido.
Não existe uma resposta definitiva a esta pergunta, uma vez que a quantidade de dinheiro vivo permitido varia de empresa para empresa. Algumas empresas podem ter um montante fixo que permitem para mesquinhos de caixa, enquanto outras podem simplesmente reembolsar os empregados por quaisquer despesas razoáveis incorridas. Em última análise, cabe à empresa decidir quanto dinheiro vivo é permitido.
Um pequeno caixa é responsável pela manutenção e contabilização de uma pequena quantia de numerário que é mantida à disposição para despesas menores. Isto inclui a contagem e documentação do dinheiro, bem como o registo de quaisquer despesas que sejam pagas com o pequeno dinheiro. O pequeno caixa também pode ser responsável pela reposição do pequeno numerário quando este se encontra em baixo.
Existem algumas formas diferentes de reconciliar o pequeno dinheiro, mas a mais comum é comparar os recibos com o registo do pequeno numerário. Isto pode ser feito fazendo corresponder as datas e os montantes dos recibos às entradas no diário de bordo. Se houver discrepâncias, estas terão de ser investigadas e corrigidas.