Uma estrutura organizacional é um sistema de funções, actividades e responsabilidades inter-relacionadas que são utilizadas para definir o funcionamento de uma organização. É uma forma de organização de pessoas e tarefas para alcançar os objectivos da organização. A estrutura de uma organização pode variar significativamente em função do tipo de organização e do seu tamanho.
As estruturas organizacionais fornecem um quadro para a definição de objectivos, tomada de decisões, comunicação, resolução de problemas, e responsabilização. Criam clareza e eficiência na forma de funcionamento de uma empresa ou organização, permitindo-lhe funcionar de forma mais suave e produtiva. Também ajudam a cultivar um sentido de responsabilidade e propriedade entre os empregados, o que pode levar a uma maior moral e satisfação no trabalho.
Ao conceber uma estrutura organizacional, é importante considerar o tipo de estrutura que melhor se adapte às necessidades da organização. As estruturas organizacionais comuns incluem estruturas funcionais, divisionais, matriciais e de rede. Cada uma destas estruturas tem as suas próprias vantagens e desvantagens, e é importante avaliar cuidadosamente a opção que melhor servirá o propósito da organização.
Uma vez determinado o tipo de estrutura, o passo seguinte é a definição de funções e responsabilidades. Isto deve incluir uma definição clara de cada função e uma descrição das tarefas e responsabilidades a ela associadas. É também importante definir os níveis de autoridade e responsabilidade dentro da organização.
As estruturas organizacionais devem também incluir um processo de tomada de decisão. Este processo deve identificar claramente quem é responsável pela tomada de decisões e os critérios que serão utilizados para avaliar essas decisões. Deve também fornecer um quadro para a resolução de problemas e de conflitos.
A comunicação eficaz é essencial para qualquer estrutura organizacional. É importante criar uma cultura de comunicação dentro da organização, incluindo canais claros de partilha de informação e de expressão de ideias. Isto assegurará que todos os funcionários estejam na mesma página e que a voz de todos seja ouvida.
A responsabilização é uma parte importante de qualquer estrutura organizacional. É importante estabelecer uma cultura de responsabilização, em que os funcionários sejam responsabilizados pelas suas acções e desempenho. Isto pode ser alcançado através da definição de objectivos de desempenho, fornecendo feedback, e recompensando os funcionários bem sucedidos.
Finalmente, é importante avaliar e rever periodicamente a estrutura organizacional. Isto assegurará que a estrutura continua a satisfazer as necessidades da organização e que é capaz de se adaptar às condições e circunstâncias em mudança. É também importante assegurar que a estrutura ainda está alinhada com os valores e objectivos da organização.
Existem 6 elementos-chave na concepção de uma estrutura organizacional:
1. hierarquia e autoridade: Estabelecer uma hierarquia clara e uma linha de autoridade dentro da organização.
2. Papéis e responsabilidades: Definir os papéis e responsabilidades de cada indivíduo ou equipa dentro da organização.
3. cultura organizacional: Definir a cultura e os valores organizacionais que irão orientar o comportamento dos indivíduos dentro da organização.
4. comunicação: Estabelecer canais claros de comunicação dentro da organização.
5. Processos e procedimentos: Definir os processos e procedimentos que serão utilizados para desempenhar as funções da organização.
6. Prestação de contas: Estabelecer mecanismos claros de responsabilização para assegurar que indivíduos e equipas cumpram os seus objectivos.
Os 7 elementos-chave da estrutura organizativa são os seguintes:
1. Divisão do trabalho
2. hierarquia da autoridade
3. centralização vs. descentralização
4. formalização
5. amplitude do controlo
6. Departamentalização
7. Matriz de organização
Há quatro factores primários que devem ser considerados na concepção da estrutura de uma organização:
1. o tipo de negócio e a indústria em que opera
2. A dimensão da organização
3. A localização geográfica dos empregados e clientes da organização
4. A complexidade dos produtos e serviços da organização
Existem cinco padrões organizacionais comuns: funcional, divisional, matricial, de equipa e de rede. Cada um tem as suas próprias vantagens e desvantagens, pelo que é importante escolher o mais adequado para a sua empresa.
1. Funcional. Uma organização funcional é estruturada em torno de departamentos, cada um com a sua própria área de especialização. Isto pode facilitar a coordenação de actividades e garantir que todos trabalham para o mesmo objectivo. Contudo, também pode levar a silos e a uma falta de flexibilidade.
2. Divisão. Uma organização divisional é estruturada em torno de divisões, cada uma com o seu próprio produto ou serviço. Isto pode facilitar a adaptação de produtos e serviços a mercados específicos. Contudo, também pode levar à duplicação de esforços e a uma falta de coordenação.
3. Matriz. Uma organização matricial é um híbrido das estruturas funcionais e divisionais. Combina elementos de ambas para criar uma organização mais flexível e coordenada. No entanto, também pode ser mais complexa e difícil de gerir.
4. equipa. Uma organização de equipa é estruturada em torno de equipas de empregados que trabalham em conjunto num projecto ou tarefa específica. Isto pode levar a um ambiente de trabalho mais coeso e colaborativo. No entanto, também pode ser mais difícil de gerir e controlar.
5. Rede. Uma organização em rede é um conjunto solto de indivíduos e organizações que trabalham em conjunto num projecto ou tarefa. Isto pode conduzir a um ambiente de trabalho mais flexível e colaborativo. No entanto, também pode ser mais difícil de coordenar e gerir.