Antes de poder criar uma agenda de reuniões eficaz, é necessário compreender o objectivo da reunião e determinar o resultado desejado. É importante ter em mente um objectivo claro, a fim de assegurar que a reunião seja produtiva e eficiente.
Uma vez identificado o objectivo da reunião, é possível começar a criar um esquema da agenda. Esta deve incluir uma lista de tópicos a discutir e o tempo estimado atribuído a cada um deles. É também importante considerar quem deve ser incluído na discussão e quaisquer necessidades especiais que possam ter.
Um facilitador de reunião é uma componente chave de qualquer agenda de reunião bem sucedida. Esta pessoa é responsável por assegurar que a agenda é seguida e que todos se encontram na mesma página. Devem ter conhecimentos sobre os tópicos a discutir e ter a capacidade de manter a conversa no bom caminho.
Antes de poder começar a criar a agenda de uma reunião, deve primeiro determinar onde esta terá lugar. Deve considerar o tamanho da sala de reunião, a disponibilidade de equipamento, e a conveniência do local para todos os participantes.
É importante incluir uma hora de início e fim da reunião na ordem de trabalhos. Isto ajudará a assegurar que a reunião seja produtiva e eficiente. Também dará aos participantes uma linha temporal clara a seguir e planeará o seu dia em conformidade.
A fim de ter uma reunião bem sucedida, é importante estabelecer algumas regras básicas. Estas devem incluir expectativas de participação, comportamento apropriado, e utilização de tecnologia, tais como computadores portáteis e telemóveis.
É importante incluir tempos de pausa na ordem de trabalhos, de modo a assegurar que todos se mantenham concentrados e energizados durante toda a reunião. A programação de pausas regulares dará também aos participantes a oportunidade de cuidar de quaisquer necessidades pessoais, tais como a utilização da casa de banho ou a obtenção de um lanche.
No final da reunião, é importante atribuir itens de acção para assegurar que as tarefas sejam concluídas atempadamente. Estas tarefas devem ser claramente delineadas na agenda e atribuídas à pessoa apropriada.
Finalmente, é importante documentar as actas de reunião para referência futura. Isto fornecerá um registo do que foi discutido durante a reunião e de quaisquer decisões que tenham sido tomadas. Também ajudará a assegurar que todos estejam na mesma página e que haja um cronograma claro para a conclusão das tarefas.
1. Revisão da acta da reunião anterior
2. Relatórios de vários participantes da reunião
3. Assuntos inacabados de reuniões anteriores
4. Novos assuntos
5. Anúncios
6. Adjudicação
As três partes de uma ordem de trabalhos são: 1. A introdução, que explica o objectivo da reunião e estabelece o tom da discussão; 2. O corpo, que contém os principais pontos a serem discutidos; e 3. A conclusão, que resume os pontos principais da reunião e dá aos participantes a oportunidade de exprimirem as suas opiniões.
1. O objectivo da reunião
2. O resultado desejado da reunião
3. A ordem de trabalhos ou temas a discutir
4. O tempo atribuído a cada ponto da ordem de trabalhos
5. O nome do facilitador ou líder da reunião
Há alguns tópicos-chave que devem constar da ordem de trabalhos de uma reunião de negócios, incluindo:
1. o objectivo da reunião – qual é o objectivo global?
2. Uma ordem de trabalhos para a reunião – que tópicos específicos serão discutidos?
3. o resultado esperado da reunião – que decisões ou acções deverão ser tomadas como resultado da reunião?
4. a logística da reunião – quando e onde será realizada, e quem será responsável por quê?
Se possível, também é útil enviar antecipadamente o material da reunião, para que todos tenham a oportunidade de o rever antes da reunião. Isto pode ajudar a garantir que a reunião seja produtiva e eficiente.
Os 4 P’s de planeamento de uma reunião são: Objectivo, Pessoas, Local, e Preparação.
O objectivo da reunião deve ser claro e conciso, e todos os participantes devem estar cientes do objectivo com antecedência. As pessoas que precisam de estar presentes devem ser convidadas, e a reunião deve ser realizada num local que seja conveniente para todos os participantes. Finalmente, a reunião deve ser bem preparada com antecedência, com uma agenda e qualquer material necessário distribuído aos participantes com antecedência.