O Quickbooks é um software de contabilidade abrangente que permite às empresas introduzir e acompanhar facilmente as vendas e facturas. Este guia fornecerá uma visão geral dos passos para introduzir com precisão as vendas e as facturas nos Quickbooks.
Quickbooks é um poderoso software de contabilidade que é utilizado por milhões de empresas em todo o mundo. É especialmente útil para as empresas que vendem produtos e serviços e precisam de acompanhar as facturas e os pagamentos. A introdução de vendas e facturas em Quickbooks é fácil e directa. Este guia irá guiá-lo através do processo de criação de contas, criação de clientes e vendedores, registo de informações sobre facturas, introdução de recibos de vendas, acompanhamento de pagamentos contra facturas, aplicação de pagamentos de clientes, geração de relatórios, e resolução de problemas comuns.
Antes de introduzir vendas e facturas em livros rápidos, é importante criar um plano de contas. Isto permitir-lhe-á categorizar as despesas e receitas para facilitar o seguimento e a elaboração de relatórios. Para configurar um plano de contas, vá ao separador Definições em Livros Rápidos e seleccione Plano de Contas. Aqui poderá criar e editar contas para rastrear diferentes despesas e receitas.
Uma vez estabelecido o plano de contas, será necessário criar clientes e fornecedores em Quickbooks. Para o fazer, vá para o separador Clientes em Quickbooks e seleccione Novo Cliente. Aqui pode introduzir informações sobre clientes tais como nome, morada, e informações de contacto. Também pode criar vendedores da mesma forma, indo ao separador Fornecedores em Quickbooks e seleccionando Novo Vendedor.
Uma vez criados clientes e vendedores, pode começar a introduzir informação de facturação em livros rápidos. Para o fazer, vá para o separador Facturas em Livros Rápidos e seleccione Nova Factura. Aqui pode introduzir as informações sobre clientes e vendedores, a data da factura, as condições de pagamento, o montante devido, e qualquer outra informação relevante.
Quando os clientes efectuarem pagamentos, terá de introduzir as informações de recibos de venda em livros rápidos. Para o fazer, vá ao separador Vendas em Quickbooks e seleccione Novos Recibos de Venda. Aqui pode introduzir a informação do cliente, o montante pago, e qualquer outra informação relevante.
Uma vez introduzidas as informações de recibos de vendas, será necessário rastrear os pagamentos contra as facturas. Para o fazer, vá ao separador Relatórios em Livros Rápidos e seleccione Relatórios de Pagamento. Isto mostrar-lhe-á os pagamentos que foram aplicados às facturas e quais as facturas que ainda não foram pagas.
Depois de ter rastreado os pagamentos, terá de aplicar os pagamentos às facturas. Para tal, vá ao separador Clientes em Livros Rápidos e seleccione Receber Pagamentos. Aqui pode seleccionar o cliente e a factura à qual o pagamento deve ser aplicado.
Depois de todos os pagamentos terem sido aplicados, pode gerar relatórios em Livros Rápidos para acompanhar as vendas e as facturas. Para o fazer, vá para o separador Relatórios em Livros Rápidos e seleccione Relatórios de Vendas. Isto mostrar-lhe-á um resumo das vendas e facturas para o período actual.
Se tiver quaisquer problemas com a introdução de vendas e facturas em livros rápidos, existem alguns passos comuns de resolução de problemas que pode tomar. Primeiro, verifique se toda a informação é introduzida correctamente. Segundo, certifique-se de que todos os pagamentos são aplicados às facturas correctas. Finalmente, se o problema persistir, contacte o apoio do Quickbooks para mais assistência.
Seguir estes passos deverá ajudá-lo a introduzir com precisão as vendas e as facturas nos Quickbooks. Com a configuração e o acompanhamento adequados, pode assegurar-se de que o seu negócio está sempre em cima dos pagamentos e facturas.
Os dois termos são frequentemente utilizados de forma intercambiável, mas existe uma diferença subtil. Um recibo de venda é um registo da própria venda, enquanto que uma factura é um pedido de pagamento da venda. Uma factura pode ou não incluir o recibo de venda real – depende apenas do negócio e das suas práticas contabilísticas.
Para introduzir uma factura de venda em QuickBooks Online, abra o menu Facturas e seleccione Novo. Introduza o nome do cliente, data da factura, e data de vencimento. Depois, adicione os artigos ou serviços facturados e os montantes correspondentes. Finalmente, reveja a factura e clique em Enviar quando estiver pronto para a enviar ao cliente.
Existem algumas formas diferentes de configurar as vendas no QuickBooks, dependendo de como o seu negócio funciona. Se vender produtos, terá de estabelecer primeiro um inventário no QuickBooks. Uma vez feito isso, pode criar ordens de venda ou facturas e adicionar os produtos que lhes está a vender. Se vende serviços, pode criar facturas e adicionar-lhes itens de serviço. Também pode criar facturas recorrentes para clientes que recebem regularmente os mesmos serviços.