Introdução à Utilização do Outlook para Organização da Pasta de Correio Electrónico
O Outlook é um cliente de correio electrónico popular que fornece uma vasta gama de funcionalidades para o ajudar a organizar e gerir os seus e-mails. Uma das características que pode utilizar é a capacidade de criar e gerir pastas especificamente para determinadas pessoas. Este guia explicará como utilizar o Outlook para criar e gerir pastas para pessoas específicas, e como adicionar regras e filtros para facilitar a gestão dos seus emails.
Configurar uma Nova Pasta no Outlook
Para começar, terá de criar uma nova pasta no Outlook. Para o fazer, clique no separador Ficheiro e seleccione Novo. Seleccione o tipo de pasta que pretende criar, tal como Caixa de Correio ou Contacto. Introduza o nome da pasta na caixa fornecida e clique em OK. A sua nova pasta irá agora aparecer no painel de navegação do lado esquerdo da janela do Outlook.
Como adicionar pessoas à sua pasta de correio electrónico específica
Assim que a sua pasta estiver configurada, pode começar a adicionar pessoas à mesma. Para o fazer, terá de abrir a pasta e seleccionar as pessoas que pretende adicionar. Pode seleccionar pessoas da sua lista de contactos, ou digitar os endereços de correio electrónico das pessoas específicas que pretende incluir. Depois de seleccionar as pessoas que deseja adicionar, clique em OK. Elas aparecerão agora na sua pasta.
Compreender os diferentes tipos de categorias de pastas no Outlook
O Outlook fornece vários tipos diferentes de categorias de pastas que pode utilizar para organizar os seus emails. Estas incluem Pastas Pessoais, Pastas de Grupo, Pastas Partilhadas, e Pastas de Pesquisa. As Pastas Pessoais são criadas apenas para si e podem ser usadas para armazenar e-mails de pessoas específicas. As Pastas de Grupo são usadas para partilhar e-mails com várias pessoas. As Pastas Partilhadas são criadas para partilhar emails com um grupo de pessoas, enquanto as Pastas de Pesquisa são usadas para armazenar emails que correspondam a critérios de pesquisa específicos.
Criação de Regras e Filtros para a sua Pasta de Correio Electrónico
Uma vez configurada a sua pasta, pode criar regras e filtros para o ajudar a gerir as suas mensagens de correio electrónico. As regras são utilizadas para mover automaticamente mensagens de correio electrónico de certas pessoas para a sua pasta. Os filtros são utilizados para eliminar as mensagens de correio electrónico indesejadas, definindo certos critérios para os e-mails que devem ser incluídos na sua pasta. Para criar regras e filtros, clique no separador Regras na janela da pasta.
Encaminhamento automático de emails para a sua pasta
Também pode configurar o Outlook para reencaminhar automaticamente emails de certas pessoas para a sua pasta. Para o fazer, terá de abrir a pasta e seleccionar a tabulação Encaminhar. Introduza o endereço de e-mail da pessoa de quem deseja reencaminhar e-mails e clique em OK. Todas as mensagens de correio electrónico dessa pessoa serão agora automaticamente encaminhadas para a sua pasta.
Gerir a sua pasta e anular a subscrição de pessoas
Uma vez criada a sua pasta, terá de a gerir para a manter organizada. Isto inclui a anulação da subscrição de pessoas que já não são relevantes para a pasta, ou a deslocação de e-mails de uma pasta para outra. Também pode apagar as mensagens de correio electrónico de que já não necessita.
Melhorar a organização da sua pasta de correio electrónico com suplementos do Outlook
Para tornar a gestão da sua pasta ainda mais fácil, pode instalar suplementos ao Outlook que forneçam funcionalidades adicionais. Estes complementos podem ajudá-lo a criar e gerir pastas rápida e facilmente, bem como a encontrar rapidamente e-mails específicos. Podem também ajudá-lo a organizar as suas mensagens de correio electrónico e a mantê-las num único local.
Em geral, o Outlook fornece um conjunto poderoso de funcionalidades que facilitam a criação e gestão de pastas para pessoas específicas. Com as ferramentas e add-ons certos, pode tornar a gestão dos seus e-mails ainda mais fácil.
Sim, pode criar uma pasta no Outlook para receber mensagens de correio electrónico específicas. Para o fazer, clique no separador Ficheiro, depois clique em Nova Pasta. Na caixa de diálogo Criar Nova Pasta, introduza um nome para a pasta e clique em OK. A nova pasta irá aparecer na sua caixa de entrada.
Para criar uma pasta de correio electrónico para uma pessoa, terá primeiro de criar uma nova pasta na sua aplicação de correio electrónico. Uma vez criada a nova pasta, terá então de adicionar o endereço de correio electrónico da pessoa à pasta.
Para criar uma subpasta no Outlook para um correio electrónico específico, siga estes passos:
1. Clique com o botão direito do rato na pasta Caixa de entrada do Outlook.
2. Seleccione New Folder (Nova Pasta) no menu de contexto.
3. introduzir um nome para a nova pasta.
4. seleccione a localização para a nova pasta. Se desejar criar uma subpasta, seleccione a pasta da Caixa de entrada como o local.
5. Clique em OK para criar a pasta.
6. Clique com o botão direito do rato sobre o e-mail que deseja mover para a nova pasta.
7. Seleccione Mover no menu de contexto.
8. Seleccione a nova pasta que criou como destino.
9. Clique em OK para mover o e-mail.
Existem algumas formas diferentes de tornar as pastas apenas visíveis a certos utilizadores. Uma maneira é definir as permissões na pasta para que apenas os utilizadores desejados tenham acesso à mesma. Outra forma é criar um grupo de utilizadores separado para os utilizadores desejados e depois definir as permissões na pasta de modo a que apenas esse grupo tenha acesso a ela.