A orçamentação é uma parte essencial do planeamento e gestão financeira. Requer uma compreensão dos recursos, metas e objectivos da empresa. A fim de construir um orçamento eficaz, as organizações devem desenvolver um processo orçamental claro que seja adaptado às suas necessidades particulares. Neste guia, discutiremos os fundamentos da orçamentação, as componentes do processo orçamental, e os passos-chave para uma orçamentação bem sucedida.
O primeiro passo na orçamentação é compreender os fundamentos da orçamentação. A orçamentação é o processo de planeamento, organização, e controlo dos recursos financeiros de uma empresa. Envolve compreender como o dinheiro é utilizado, estabelecer objectivos financeiros, e estabelecer um plano de como atingir esses objectivos. A orçamentação envolve também a monitorização do progresso do orçamento, e a realização de alterações e ajustamentos, conforme necessário, para assegurar que o orçamento é cumprido.
As componentes da orçamentação podem ser divididas em quatro categorias principais: previsão, planeamento, controlo, e elaboração de relatórios. A previsão envolve a estimativa de actividades e custos futuros, enquanto o planeamento envolve o estabelecimento de objectivos e a criação de um plano orçamental. O controlo envolve monitorizar os custos reais e compará-los com os montantes orçamentados. Finalmente, a elaboração de relatórios envolve fornecer informação aos interessados sobre o orçamento e o seu desempenho.
Após compreender as componentes do orçamento, o passo seguinte é desenvolver um processo orçamental que seja adaptado às necessidades da sua organização. Este processo deve incluir as etapas de previsão, planeamento, controlo, e elaboração de relatórios. Deve também incluir o desenvolvimento de um calendário orçamental, o estabelecimento de objectivos orçamentais claros, a definição da metodologia orçamental, e o estabelecimento de controlos orçamentais.
O calendário orçamental é utilizado para acompanhar o progresso do orçamento e para assegurar o cumprimento dos prazos. Deve incluir datas importantes, tais como quando o orçamento deve ser aprovado, quando as decisões de despesa devem ser tomadas, e quando os relatórios são devidos. O calendário orçamental deve ser actualizado regularmente para garantir que é mantido actualizado.
O processo de orçamentação deve incluir a definição de objectivos claros. Estes objectivos devem ser mensuráveis e realizáveis, e devem incluir datas e metas a atingir. Os objectivos devem ser baseados na missão, visão e plano estratégico da organização. Devem também ser realistas e exequíveis dentro do orçamento e do prazo disponível.
A metodologia orçamental deve ser claramente definida a fim de assegurar que o processo orçamental seja eficiente e eficaz. A metodologia deve incluir o tipo de orçamentação utilizada, as ferramentas e técnicas utilizadas, e os papéis e responsabilidades das pessoas envolvidas. A metodologia deve também incluir um sistema de verificações e equilíbrios para assegurar que o orçamento é seguido.
Os controlos orçamentais são uma parte importante do processo de orçamentação. São utilizados para assegurar que o orçamento é seguido e que as despesas estão dentro dos montantes orçamentados. Os controlos da orçamentação devem incluir procedimentos para autorizar despesas, rever facturas, e reconciliar contas.
A etapa final do processo orçamental é avaliar o sucesso do processo de orçamentação. Isto deve ser feito regularmente a fim de identificar áreas de melhoria e assegurar que o orçamento está a cumprir os seus objectivos. A avaliação deve incluir uma análise do processo de orçamentação e dos resultados alcançados.
Ao seguir um processo de orçamentação abrangente, as organizações podem assegurar que os seus recursos financeiros são utilizados de forma eficiente e eficaz. Um processo de orçamentação bem sucedido permitirá a uma organização alcançar as suas metas e objectivos financeiros.
O processo orçamental consiste tipicamente nas sete etapas seguintes:
1. planeamento e fixação de objectivos
2. identificação de fontes de receitas
3. estimativa de despesas
4. afectação de recursos
5. equilíbrio do orçamento
6. apresentação do orçamento
7. monitorização e ajuste do orçamento
O processo de orçamentação envolve a criação de um plano financeiro para uma empresa ou organização. Este plano inclui a definição de objectivos de receitas e despesas para um período de tempo específico, normalmente um ano. O orçamento é então utilizado para acompanhar as receitas e despesas reais, e para fazer os ajustamentos necessários para se manter no bom caminho.
1. Planeamento e fixação de objectivos: A primeira etapa do processo orçamental é estabelecer objectivos financeiros para a organização. Esta etapa exige que a direcção defina o que espera alcançar financeiramente a curto e longo prazo.
2. identificação das fontes de receitas: O passo seguinte é identificar todas as potenciais fontes de receitas para a organização. Esta etapa exige que a gerência pense criativamente sobre todas as formas de entrada de dinheiro na organização.
3. Estimar as despesas: Uma vez identificadas todas as potenciais fontes de receitas, o passo seguinte é estimar todas as despesas que a organização irá incorrer. Este passo exige que a direcção pense em todas as formas como o dinheiro terá de ser gasto a fim de atingir os objectivos financeiros.
4. Criar o orçamento: O passo seguinte é a criação do orçamento. Esta etapa exige que a direcção afecte as receitas e despesas a um orçamento.
5. rever o orçamento: Uma vez criado o orçamento, o passo seguinte é rever o orçamento. Esta etapa exige que a administração se certifique de que o orçamento é realista e exequível.
6. executar o orçamento: O passo seguinte é a implementação do orçamento. Esta etapa exige que a gestão ponha o orçamento em acção e se certifique de que todas as receitas e despesas são seguidas.
7. controlar o orçamento: O passo seguinte é controlar o orçamento. Esta etapa exige que a gerência acompanhe a forma como o orçamento está a funcionar e faça os ajustamentos necessários.
8. modificar o orçamento: O passo seguinte é modificar o orçamento. Esta etapa exige que a administração faça alterações ao orçamento, conforme necessário, a fim de alcançar os resultados desejados.
9. avaliar o orçamento: A etapa final é avaliar o orçamento. Esta etapa exige que a administração avalie se o orçamento foi ou não bem sucedido na consecução dos objectivos financeiros desejados.